科技檔案管理工作在實(shí)踐的問(wèn)題

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摘要:科技檔案管理工作在實(shí)踐中遇到了很多問(wèn)題，如歸檔記錄不詳細(xì)，檔案管理系統(tǒng)不成熟;檔案管理成本較高，工作環(huán)境較差;歸檔方式雜亂，管控處罰機(jī)制不完善;無(wú)法修正檔案中的錯(cuò)誤信息，管理方式較為落后。針對(duì)這些問(wèn)題提出了提高科技檔案管理效率的有效方法，如建立完善的檔案管理體系，接受先進(jìn)的管理理念;完善歸檔信息，做好流程記錄;引進(jìn)人工智能化輔助技術(shù)，減輕人力勞動(dòng)負(fù)擔(dān);加強(qiáng)對(duì)檔案人才的培養(yǎng)力度，重視學(xué)科發(fā)展趨勢(shì)，以期提高科技檔案管理的智能化水平。

關(guān)鍵詞:科技檔案;管理工作;實(shí)踐;問(wèn)題

1科技檔案管理工作在實(shí)踐中遇到的問(wèn)題

1．1歸檔記錄不詳細(xì)，檔案管理系統(tǒng)不成熟

雖然歸檔方和相關(guān)負(fù)責(zé)人有完整的檔案接收信息，但卻沒有對(duì)歸檔后的操作流程進(jìn)行詳細(xì)記錄，相關(guān)問(wèn)題的解決進(jìn)度也無(wú)法詳細(xì)記載。當(dāng)新舊員工交接工作時(shí)，這些歷史遺留問(wèn)題會(huì)因各種特殊原因而得不到及時(shí)處理，拖延時(shí)間較久，會(huì)對(duì)后來(lái)接續(xù)工作的人員在處理相關(guān)問(wèn)題時(shí)產(chǎn)生較大阻力。檔案歸檔會(huì)涉及很多細(xì)致龐雜的工作內(nèi)容，需要檔案管理者花費(fèi)大量精力對(duì)相關(guān)資料的信息進(jìn)行處理。隨著時(shí)間的不斷累計(jì)，檔案數(shù)量會(huì)變得非常龐大，需要記錄的信息會(huì)越來(lái)越多，工作量也隨之增大。當(dāng)前的檔案管理系統(tǒng)在功能設(shè)計(jì)方面還不夠全面，設(shè)計(jì)理念也不夠成熟，會(huì)對(duì)歸檔工作造成很大困擾，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，使管理效率大幅降低。檔案管理在處理特殊情況時(shí)，往往面對(duì)的都是龐大的信息量，在查找與核對(duì)不確定的信息時(shí)無(wú)異于大海撈針。因此，要根據(jù)實(shí)際情況，不斷對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行完善和升級(jí)，使操作能夠更人性化，信息收集和錄入能夠更加準(zhǔn)確，幫助檔案管理員能夠快速完成檔案管理工作。

1．2檔案管理成本較高，工作環(huán)境較差

檔案的歸檔、調(diào)取和管理等工作都需要消耗大量的人力、財(cái)力，還會(huì)占用大量的存儲(chǔ)空間，落后的檔案管理技術(shù)無(wú)法降低管理成本。實(shí)體檔案數(shù)量多、體積大、質(zhì)量重，在整理、搬運(yùn)和入庫(kù)的過(guò)程中會(huì)耗費(fèi)大量人力，而且大量的檔案堆積還會(huì)擠占檔案管理人員原有的工作空間，會(huì)對(duì)管理人員的身心健康造成不利影響。落后的管理手段對(duì)物質(zhì)資源的消耗是非常大的，既增加管理支出，又不綠色環(huán)保。

1．3歸檔方式雜亂，管控處罰機(jī)制不完善

在歸檔工作強(qiáng)制力度不夠的情況下，經(jīng)常出現(xiàn)歸檔不完整和順序雜亂等現(xiàn)象，會(huì)在歸檔時(shí)耗費(fèi)大量時(shí)間對(duì)資料進(jìn)行整理和修改，要反復(fù)核對(duì)檔案信息，致使歸檔效率低下，拖慢歸檔速度。文件與信息歸檔的意義在于提高對(duì)檔案的利用率，減少不規(guī)范檔案占用的空間。但在歸檔工作的高峰時(shí)間，容易積壓過(guò)量檔案，若不能及時(shí)進(jìn)行歸檔，檔案遺失和內(nèi)容混淆等問(wèn)題就會(huì)頻繁出現(xiàn)。對(duì)于違反信息資料歸檔規(guī)定和要求的單位，檔案管理部門沒有對(duì)其進(jìn)行處罰，這對(duì)檔案信息的完整保留和有效利用都埋下了隱患。

1．4無(wú)法修正檔案中的錯(cuò)誤信息，管理方式較為落后

在檔案管理工作中，沒有將先進(jìn)的科學(xué)工具與理念應(yīng)用到人才培養(yǎng)過(guò)程當(dāng)中，管理方式較為落后。如果電子信息和實(shí)體檔案中出現(xiàn)錯(cuò)誤，無(wú)法及時(shí)對(duì)其進(jìn)行校正。發(fā)生錯(cuò)誤是在所難免的，要用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度和先進(jìn)的技術(shù)手段將歸檔記錄中的錯(cuò)誤率降到最低。記錄是老員工最常采用的管理方法，老員工僅通過(guò)自己多年的工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)進(jìn)行檔案管理工作，不及時(shí)更新管理理念，安于現(xiàn)狀，無(wú)法起到傳幫帶的作用，這會(huì)對(duì)新人造成巨大壓力，對(duì)科技檔案的建立和發(fā)展毫無(wú)幫助。

2提高科技檔案管理效率的有效方法

2．1建立完善的檔案管理體系，接受先進(jìn)的管理理念

檔案管理部門要建立先進(jìn)的檔案管理體系，制定完善的規(guī)章制度和詳細(xì)明確的政策條例，要對(duì)檔案管理中存在的問(wèn)題提出有針對(duì)性的解決方法。領(lǐng)導(dǎo)層要全面了解對(duì)檔案管理工作的實(shí)際情況，要和管理人員工共同努力，迎難而上。檔案管理人員要保持對(duì)新事物的敏感，及時(shí)接受先進(jìn)的管理技術(shù)和理念，時(shí)刻保持與時(shí)代共同前行的意識(shí)，要正確認(rèn)識(shí)科技檔案管理工作的價(jià)值和意義?？萍紮n案管理工作離不開好的政策引導(dǎo)和系統(tǒng)化的動(dòng)態(tài)建設(shè)規(guī)劃，要從強(qiáng)化歸檔制度入手，對(duì)違反規(guī)定的部門和相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行嚴(yán)厲處罰，責(zé)任要落實(shí)到個(gè)人，提高檔案管理人員的重視程度。

2．2完善歸檔信息，做好流程記錄

要保證歸檔信息、數(shù)據(jù)分類和流程記錄的完整性，明確各環(huán)節(jié)和相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人。良好的流程記錄不僅可以為檔案查詢和利用提供便利條件，還能提高歸檔效率和工作質(zhì)量。

2．3引進(jìn)人工智能化輔助技術(shù)，減輕人力勞動(dòng)負(fù)擔(dān)

第一，結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際發(fā)展需求，積極吸納前沿領(lǐng)域的新技術(shù)，構(gòu)建全新的檔案管理理念，開拓創(chuàng)新思維，可以引進(jìn)人工智能化輔助技術(shù)，建立數(shù)據(jù)信息庫(kù)，提高檔案工作的自動(dòng)化程度，在完善工作機(jī)制的同時(shí)，減輕人力勞動(dòng)負(fù)擔(dān)，節(jié)約勞動(dòng)成本。第二，提高歸檔流程的電子化比例，實(shí)名制登錄，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行傳輸歸檔，人工智能的檔案管理流程會(huì)對(duì)各環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并自動(dòng)提示相關(guān)管理人員，使工作內(nèi)容更加清晰明了。第三，人工智能不僅能避免因集中歸檔造成的人力負(fù)擔(dān)和材料積壓等問(wèn)題，還能減輕檔案管理部門的工作壓力，使歸檔工作變得更加科學(xué)化、便利化。第四，歸檔地點(diǎn)將不再受辦公地點(diǎn)的限制，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)登錄平臺(tái)即可上傳資料進(jìn)行歸檔，提高了歸檔速度，使歸檔流程變得井然有序，減少對(duì)人力的依賴程度。

2．4加強(qiáng)對(duì)檔案人才的培養(yǎng)力度，重視學(xué)科發(fā)展趨勢(shì)

在檔案管理工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，將理論與實(shí)踐相結(jié)合，關(guān)注檔案管理專業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，及時(shí)更新學(xué)科內(nèi)容，調(diào)整學(xué)科架構(gòu)，建立更科學(xué)的教育體系，提升檔案管理人才的業(yè)務(wù)能力和創(chuàng)新意識(shí)。

3結(jié)語(yǔ)

目前，科技檔案的應(yīng)用在各企事業(yè)單位的檔案管理部門已經(jīng)十分普便，為檔案信息的系統(tǒng)化、科學(xué)化運(yùn)行提供了巨大幫助，是當(dāng)下主要的檔案管理手段。智能化是未來(lái)檔案管理主要的發(fā)展方向，提高科技檔案管理的智能化水平是保證檔案管理工作質(zhì)量的重要前提，對(duì)今后檔案學(xué)的發(fā)展具有重要意義。

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作者：楊可欣 單位：黑龍江省林業(yè)設(shè)計(jì)研究院