航空科研聲像檔案管理問題與對(duì)策淺議

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摘要：本文從航空科研聲像檔案的特點(diǎn)出發(fā)，對(duì)航空科研聲像檔案管理現(xiàn)存問題進(jìn)行了分析，探索了解決航空科研聲像檔案管理現(xiàn)存問題的措施和方法，并在實(shí)踐應(yīng)用中得到了一定程度的驗(yàn)證。

關(guān)鍵詞：航空科研聲像檔案；檔案管理；

隨著信息化技術(shù)和檔案數(shù)字化的發(fā)展，聲像檔案特有的檔案屬性和價(jià)值，在科研生產(chǎn)、技術(shù)改造和經(jīng)營管理等活動(dòng)中，發(fā)揮著越來越重要的作用。航空科研聲像檔案與其他載體檔案相比有很大的優(yōu)勢，因其形意結(jié)合，具有很強(qiáng)的說服力和重要保存價(jià)值。本文針對(duì)航空科研聲像檔案管理存在的問題，積極探索采取一定的措施和方法，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，以確保航空科研聲像檔案的開放利用和長久保存。

一、航空科研聲像檔案的特點(diǎn)

聲像檔案由于采用了聲音和圖像來記錄和傳遞信息，具有直觀記錄事物原貌、形意結(jié)合、形象逼真等特點(diǎn)，其極大地豐富了檔案信息的載體形式，是文字記錄的重要補(bǔ)充。我們常說的聲像檔案主要有錄音、錄像、照片和影視片等，航空科研聲像檔案具有以下特點(diǎn)。

（一）形意結(jié)合，可對(duì)比性強(qiáng)

有些事件或活動(dòng)，通過文字有時(shí)很難直觀表述事物或活動(dòng)的整個(gè)發(fā)展過程，但通過反映事物變化的照片和錄音錄像等，就能很好解決問題。聲像檔案的形象性與直接感受性遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過其他類型的檔案，一般的文字檔案不如聲像檔案那樣給人以活靈活現(xiàn)的感覺。

（二）具有重要的參考價(jià)值和科學(xué)技術(shù)研究價(jià)值

與一般的會(huì)議、活動(dòng)等聲像檔案相比，航空科研聲像檔案具有更高的科學(xué)技術(shù)研究價(jià)值。通過將型號(hào)產(chǎn)品、科研課題檔案與科研聲像檔案進(jìn)行整理配套后，可以更加全面的反映整個(gè)項(xiàng)目或課題研究過程，便于研究人員更為系統(tǒng)的研究分析和參考借鑒。

（三）開放利用有權(quán)限控制要求

與項(xiàng)目研制、課題研究相關(guān)的聲像檔案，具有相應(yīng)型號(hào)或課題一樣的涉密等級(jí)，在開放利用過程中需進(jìn)行使用范圍限制，實(shí)行嚴(yán)格的訪問權(quán)限控制。

二、航空科研聲像檔案管理現(xiàn)狀及原因分析

（一）航空科研聲像檔案管理現(xiàn)狀

1.科研聲像檔案管理和歸檔要求未納入單位科研計(jì)劃管理因未納入科研計(jì)劃，導(dǎo)致科研聲像檔案“斷層”明顯，相應(yīng)的聲像檔案資源積累也是點(diǎn)狀式的，無法形成系統(tǒng)、成套性的聲像檔案資源，這對(duì)聲像檔案管理來說是極為不利的。2.聲像檔案管理制度可操作性差聲像檔案管理制度的制定并未完全切合單位的實(shí)際，使制度的可操作性不強(qiáng)或執(zhí)行不到位。雖然在制度中劃分了聲像檔案的歸檔范圍表，但其主要是根據(jù)職能部門來劃分的，沒有以管理對(duì)象為依據(jù)劃分歸檔范圍表。同時(shí)，歸檔范圍總體上概括性強(qiáng)、細(xì)分不夠，這些都導(dǎo)致在執(zhí)行過程可操作性較差，執(zhí)行效果不理想。3.聲像檔案歸檔責(zé)任難落實(shí)，無法進(jìn)行量化考核各聲像檔案形成單位對(duì)聲像檔案的形成積累、收集歸檔等工作隨意性強(qiáng)，完全靠個(gè)人的檔案意識(shí)，導(dǎo)致大量珍貴的聲像檔案未歸檔甚至遺失。另外，因未納入科研計(jì)劃或科研聲像檔案歸檔計(jì)劃與科研計(jì)劃關(guān)聯(lián)度不夠，從而檔案部門無法對(duì)聲像檔案的歸檔情況進(jìn)行量化考核。4.航空科研聲像檔案歸檔率低，難以提供利用目前航空科研聲像檔案的收集、整理著錄標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不統(tǒng)一，缺少內(nèi)容說明，或內(nèi)容描述信息不詳細(xì)等，導(dǎo)致了檢索利用不便或歸檔的聲像資料根本不能提供利用；另外，對(duì)歸檔的航空科研聲像檔案的內(nèi)容審查不嚴(yán)，歸檔聲像檔案的質(zhì)量參差不齊，歸檔內(nèi)容不夠準(zhǔn)確、完整；其中歸檔的航空科研聲像檔案中反映會(huì)議、場景等較多，而反應(yīng)科研項(xiàng)目的研究水平、特點(diǎn)、研制關(guān)鍵點(diǎn)或重大事件或故障方面的聲像檔案少，不能與科研課題、型號(hào)產(chǎn)品等項(xiàng)目檔案進(jìn)行配套管理和系統(tǒng)、完整的提供使用。

（二）航空科研聲像檔案管理存在問題原因分析

1.重視程度不夠，歸檔意識(shí)不強(qiáng)一方面科研管理部門和科研人員對(duì)航空科研聲像檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，歸檔意識(shí)不強(qiáng)，往往是在總結(jié)匯報(bào)或技術(shù)報(bào)告中需要引用照片時(shí)才想到要進(jìn)行拍攝，報(bào)告分析使用完后并未將形成的聲像資料進(jìn)行整理后歸檔，以致在下次需要使用時(shí)無法查找。另一方面，航空科研聲像檔案一向只作為科研檔案的附屬物，沒有嚴(yán)格的考核要求，使得許多科研人員和檔案人員認(rèn)為科研工作并沒有要求形成聲像檔案，存在可歸可不歸的現(xiàn)象。2.制度不健全，管理不到位由于在制定聲像檔案管理制度時(shí)未結(jié)合各聲像檔案形成單位的管理實(shí)際，導(dǎo)致制度并未落在實(shí)處，對(duì)聲像檔案的管理也很松散。一方面因?yàn)槁曄駲n案管理制度不健全，使得對(duì)聲像檔案的管理“無法可依”，缺乏約束力；另一方面，雖然建立了相關(guān)制度，但制度的執(zhí)行卻不到位，導(dǎo)致聲像檔案的管理隨意性強(qiáng)，極不規(guī)范。3.航空科研聲像檔案未實(shí)行全過程管理和前端介入檔案部門對(duì)航空科研聲像檔案的管理只是后端管理，并未像科技檔案、文書檔案等電子文件一樣，實(shí)行全過程管理和前端介入。檔案部門只對(duì)歸檔后的航空科研聲像檔案進(jìn)行管理，其收集、整理等工作都是由業(yè)務(wù)部門完成，使得聲像檔案管理工作明顯滯后。如果能參考科技檔案管理方式，檔案管理部門從聲像資料形成之時(shí)就介入，通過指導(dǎo)和明確收集、整理和著錄要求等，將對(duì)航空科研聲像檔案的完整歸檔有著積極的作用。4.航空科研聲像檔案的歸檔和管理并未嚴(yán)格考核一方面，以前的聲像檔案管理制度中對(duì)航空科研聲像檔案的歸檔范圍的描述都比較寬泛，業(yè)務(wù)部門在執(zhí)行的過程中無從參考，也不知道應(yīng)該歸哪些，以及哪部分應(yīng)該由哪個(gè)單位歸；另外，因?yàn)闅w檔計(jì)劃未納入到科研計(jì)劃中，檔案部門無法對(duì)航空科研聲像檔案的歸檔情況進(jìn)行嚴(yán)格考核。

三、航空科研聲像檔案管理措施

航空科研聲像檔案是科研檔案的重要組成部分，在管理制度中需明確要求必須歸檔，并對(duì)項(xiàng)目主管部門、科研技術(shù)人員及檔案人員的相應(yīng)職責(zé)和歸檔要求進(jìn)行明確，還需要科研主管部門和科研項(xiàng)目主管和科研人員的通力合作，將歸檔計(jì)劃納入科研生產(chǎn)計(jì)劃中，并嚴(yán)格考核，以實(shí)現(xiàn)航空科研聲像檔案的及時(shí)、完整歸檔和集中統(tǒng)一管理。

（一）加強(qiáng)對(duì)航空科研聲像檔案社會(huì)利用價(jià)值的宣傳

航空科研聲像檔案是昔日科研活動(dòng)的重現(xiàn)，具有重要的科研利用和查考價(jià)值，其不同于紙質(zhì)檔案的形意結(jié)合的優(yōu)點(diǎn)，是科技檔案的重要補(bǔ)充。只有讓科研人員認(rèn)識(shí)了航空科研聲像檔案的重要作用，才能提高科研人員的收集歸檔意識(shí)，使更多航空科研聲像資料得以完整系統(tǒng)的收集。

（二）將航空科研聲像檔案歸檔計(jì)劃納入科研計(jì)劃

檔案部門聯(lián)合科研項(xiàng)目主管部門（或項(xiàng)目辦）一起下發(fā)歸檔計(jì)劃通知給各科研項(xiàng)目參與部門（含科研管理部門和技術(shù)科室等），列出具體的歸檔范圍、著錄和歸檔要求等。另外，在科研活動(dòng)前，主管科研項(xiàng)目的項(xiàng)目主管和檔案主管要向科研人員宣傳航空科研聲像檔案收集、歸檔的有關(guān)要求和注意事項(xiàng)，并在科研活動(dòng)結(jié)束后提醒科研人員及時(shí)移交歸檔。

（三）以科研管理部門為初步歸檔部門

因科研管理部門最了解科研項(xiàng)目的進(jìn)展情況，并且與科研人員的接觸最頻繁，因此科研管理部門最適合督促航空科研聲像檔案的收集和歸檔，控制歸檔進(jìn)度。檔案部門要充分利用科研管理部門的特點(diǎn)，發(fā)揮科研管理部門項(xiàng)目主管或兼職檔案人員的作用，使航空科研聲像檔案大部分的收集、初歸檔工作完成于科研管理部門，最后由檔案人員再對(duì)所有的聲像檔案進(jìn)行分類、整理和歸檔。

（四）規(guī)范航空科研聲像檔案的收集歸檔工作

1.完善制度，落實(shí)歸檔職責(zé)完善聲像檔案管理制度，明確航空科研聲像檔案管理歸檔范圍、歸檔責(zé)任主體，理順歸檔流程等。以科研課題聲像檔案為例，其歸檔范圍涵蓋了科研準(zhǔn)備階段、開題論證階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段以及推廣應(yīng)用階段等六個(gè)階段，需要在歸檔范圍中明確各階段形成的聲像檔案的歸檔范圍、歸檔要求及責(zé)任部門等。2.明確收集整理要求，統(tǒng)一著錄標(biāo)準(zhǔn)檔案部門應(yīng)加強(qiáng)同各管理機(jī)關(guān)和業(yè)務(wù)科室間的橫向聯(lián)系，確保歸檔的航空科研聲像檔案的系統(tǒng)完整、整理著錄規(guī)范統(tǒng)一。同科研產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)庫一樣，應(yīng)制定聲像檔案數(shù)據(jù)庫元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，并對(duì)著錄項(xiàng)及著錄要求等進(jìn)行明確。3.嚴(yán)把歸檔質(zhì)量審查關(guān)航空科研聲像檔案所承載內(nèi)容信息的科技含量水平和應(yīng)用效益等，是決定其利用價(jià)值的關(guān)鍵所在。因此，在航空科研聲像檔案歸檔檢查驗(yàn)收時(shí)要把好質(zhì)量關(guān)，不符合歸檔要求的需要重新整理著錄合格后才能進(jìn)行移交歸檔。4.收集渠道應(yīng)靈活多變航空科研聲像檔案的收集渠道應(yīng)靈活多變，針對(duì)重點(diǎn)部門、重大時(shí)間節(jié)點(diǎn)等進(jìn)行重點(diǎn)收集；針對(duì)重點(diǎn)人物（或者攝錄人員）可以直接進(jìn)行收集；加強(qiáng)同歸檔部門的溝通協(xié)調(diào)及時(shí)掌握情況；歸檔方式可以采用網(wǎng)上在線歸檔或脫機(jī)刻錄后移交歸檔。

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作者:唐祖芳 單位:中國航發(fā)四川燃?xì)鉁u輪研究院