干部人事檔案數(shù)字化管理探究

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摘要：本文分析了干部人事檔案數(shù)字化的重要意義，梳理了干部人事檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題，建議加快數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)并進(jìn)行規(guī)范化管理和使用，從而推動干部人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提高管理水平。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；數(shù)字化；管理

干部人事檔案的數(shù)字化建設(shè)是響應(yīng)我國檔案信息化建設(shè)要求的重要舉措，也是提升人事管理能力的關(guān)鍵手段。

一、干部人事檔案數(shù)字化的概念和意義

（一）干部人事檔案數(shù)字化概念

人事檔案數(shù)字化是通過檔案數(shù)字化技術(shù)，對人事檔案進(jìn)行信息化管理，讓人事檔案管理工作模式進(jìn)行改變和優(yōu)化，構(gòu)建更加安全、高質(zhì)、高效的人事檔案信息庫，從而使檔案利用者能夠更高效、快捷地獲取檔案信息，提高人事檔案管理的質(zhì)量和效率。

（二）干部人事檔案數(shù)字化的重要意義

利用數(shù)字化技術(shù)，不但能減少人事檔案的保存、維護(hù)和管理的工作量，還可以簡化查找翻閱檔案的流程，確保人事檔案的利用人或單位在最短的時間內(nèi)掌握所需要查找的信息，大大提高檔案利用效率，節(jié)省工作時間。人事檔案數(shù)字化后，通過檔案管理系統(tǒng)查詢?nèi)藛T相關(guān)信息時，輸入關(guān)鍵詞即可搜索出相關(guān)檔案，同時調(diào)取、復(fù)制檔案內(nèi)容，基本無需翻找紙質(zhì)檔案，能夠突破紙質(zhì)檔案壽命限制，極大地延長檔案使用時間。運用現(xiàn)代化的手段儲存人事檔案信息，通過采用多套備份制度，對檔案進(jìn)行本機(jī)備份、服務(wù)器備份、異地備份、移動硬盤備份等措施，使數(shù)字化檔案能夠避免損壞和丟失。人事檔案數(shù)字化管理，可對檔案進(jìn)行加密處理，根據(jù)職務(wù)和職責(zé)劃分權(quán)限，不同人員權(quán)限不同，這樣就杜絕了在查詢檔案時對檔案進(jìn)行修改等現(xiàn)象的發(fā)生。同時，系統(tǒng)日志自動記錄每一次查閱檔案資料的操作全過程，個人檔案信息內(nèi)容的修改和操作的具體日期、操作人等信息都在系統(tǒng)日志上留有詳細(xì)的記錄，從源頭上杜絕了人事檔案材料在整理、歸檔、轉(zhuǎn)遞、利用等環(huán)節(jié)出現(xiàn)人為的偽造、涂改檔案現(xiàn)象，保證了人事檔案的安全性和準(zhǔn)確性。

二、干部人事檔案管理現(xiàn)狀及數(shù)字化轉(zhuǎn)型問題

（一）未完全實現(xiàn)集中管理，部分單位缺乏重視

以鄭州為例，目前干部人事檔案管理現(xiàn)狀為：縣處級市管干部的人事檔案統(tǒng)一存放在組織部檔案室；機(jī)關(guān)公務(wù)員檔案統(tǒng)一存放在公務(wù)員檔案室；事業(yè)單位科級及副高級以上人員的檔案存放在人力資源和社會保障局事業(yè)單位人事檔案室；事業(yè)單位普通工作人員的檔案存放在主管單位的人事檔案室。這種以分級分類為原則，按照干部管理權(quán)限劃分的人事檔案保管方式，對機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部、公務(wù)員的檔案進(jìn)行了統(tǒng)一保管，普遍配備了專職檔案管理人員，檔案管理的質(zhì)量較高。然而，大多數(shù)的事業(yè)單位普通工作人員人事檔案存放在主管單位的人事檔案室，沒有實現(xiàn)由人社部門集中管理。部分主管單位的領(lǐng)導(dǎo)忽視了人事檔案管理工作的重要性，受固有思維的影響，認(rèn)為人事檔案不丟失、不泄密、不損壞即可，不需要投入太多的人力財力物力，配備的管理人員通常是人事部門的兼職人員，人事檔案室的存放條件也不夠?qū)I(yè)，客觀上制約了事業(yè)單位人事檔案管理水平的提升。

（二）干部人事檔案管理水平不一

部分規(guī)模較小的事業(yè)單位，存在人事部門編制人員有限且變動頻繁等問題，加上單位不重視人事檔案管理人員的繼續(xù)教育和技能培訓(xùn)，導(dǎo)致人事檔案管理人員專業(yè)程度不高，人事檔案的收集、整理、歸檔力度不夠，歸檔材料鑒定不嚴(yán)謹(jǐn)，有的材料不全面、不準(zhǔn)確、不及時，甚至遺漏檔案材料的情況，影響了檔案的質(zhì)量和后續(xù)利用。由于保管人事檔案不多且單位經(jīng)費有限，很多單位都沒有建立人事檔案管理信息系統(tǒng)的動力，檔案管理的工作方式還是以手工管理紙質(zhì)檔案為主，容易出現(xiàn)信息更新不及時、記錄錯誤等問題，制約了人事檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型步伐。

（三）人事檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)度不一

近年來，機(jī)關(guān)公務(wù)員、事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員和具有高級職稱人員的人事檔案均已經(jīng)或正在進(jìn)行數(shù)字化處理，但事業(yè)單位普通工作人員檔案的數(shù)字化工作卻遲遲沒有實質(zhì)性進(jìn)展。人事檔案數(shù)字化建設(shè)是一個龐大的系統(tǒng)工程，既要進(jìn)行人事檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，又要進(jìn)行原有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理工作。各市直機(jī)關(guān)及所屬事業(yè)單位在人員、設(shè)備等軟硬件條件均缺乏的情況下，很難按標(biāo)準(zhǔn)獨立實施檔案分類標(biāo)引規(guī)則、著錄規(guī)則、歸檔文件整理規(guī)則和紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范等，而購買社會服務(wù)面臨人事檔案安全性、保密性遭破壞的風(fēng)險，且事業(yè)單位缺乏相應(yīng)購買服務(wù)財力。因此，多數(shù)事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化建設(shè)大多處于計劃階段，人事檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)度無法實現(xiàn)步調(diào)一致。

三、干部人事檔案數(shù)字化管理的建議

（一）加強(qiáng)重視程度

2018年11月，《干部人事檔案工作條例》對人事檔案工作的要求是“切實把干部人事檔案作為新時代黨的重要執(zhí)政資源”，而老版本僅僅將干部人事檔案稱為“國家檔案的重要組成部分”。把人事檔案工作的定位提高到黨的重要執(zhí)政資源的高度，使干部、群眾、人事檔案工作者真正認(rèn)識到了人事檔案工作的重要性。在這種背景下，人事檔案管理工作需要緊跟數(shù)字化、信息化時代潮流，從而讓黨能夠更好地利用這個重要執(zhí)政資源。因此，相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)人事檔案信息資源的規(guī)劃、建設(shè)、開發(fā)和管理，提升檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案數(shù)字化管理體系。

（二）健全制度體系

人事檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理有所不同，應(yīng)根據(jù)單位實際情況，建立與時俱進(jìn)的干部人事檔案數(shù)字化管理制度體系，對人事檔案的收集、整理、立卷、歸檔、接收、審核、傳遞、保管、查閱、外借、歸還等業(yè)務(wù)的流程規(guī)范進(jìn)行明確和細(xì)化。新修訂的《檔案法》已經(jīng)新增了“檔案信息化建設(shè)”章節(jié)，《干部人事檔案工作條例》也對干部人事數(shù)字檔案進(jìn)行了明確界定，因此要嚴(yán)格遵循《檔案法》和《條例》來制定干部人事檔案數(shù)字化管理制度，明確管理職責(zé)，完善機(jī)制體制。

（三）加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)

干部人事檔案工作者不僅要具有人事工作和紙質(zhì)檔案管理經(jīng)驗，還要具備較高的辦公自動化工具和信息系統(tǒng)操作水平。一是要加強(qiáng)政治能力建設(shè)。人事檔案管理人員必須具有堅定正確的政治方向，時刻與黨和國家的路線、方針、政策保持高度一致，熟悉檔案工作相關(guān)的法律法規(guī)。二是加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)。干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護(hù)干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，以客觀真實為根本特征。這就要求檔案管理人員必須具備正確的世界觀、人生觀、價值觀，有全心全意為人民服務(wù)的堅定意識，忠誠奉獻(xiàn)，恪守職業(yè)道德，嚴(yán)守工作紀(jì)律，堅持原則，公正客觀。三是加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力建設(shè)。干部人事檔案管理崗位要盡可能配備檔案信息專業(yè)或相關(guān)專業(yè)的人員，他們應(yīng)當(dāng)具備較強(qiáng)的計算機(jī)操作能力和學(xué)習(xí)能力，能不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，適應(yīng)不斷發(fā)展的干部人事檔案管理工作實際。此外，單位可通過績效管理手段，建立健全檔案管理工作考核激勵辦法，為人事檔案管理人員提供上升渠道，穩(wěn)定人事檔案管理隊伍。

（四）全面推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化進(jìn)程

一是要加大軟硬件基礎(chǔ)建設(shè)力度，積極采購計算機(jī)存儲器等設(shè)備、文本數(shù)字化處理設(shè)備，提高干部人事檔案數(shù)字化的效率。二是要參照全國人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)開發(fā)或采購干部人事檔案管理系統(tǒng)，統(tǒng)一主要模式架構(gòu)和功能模塊，以實現(xiàn)采集系統(tǒng)和查閱系統(tǒng)的無縫銜接，實現(xiàn)共建互聯(lián)共享。三是要嚴(yán)格落實干部人事檔案管理“雙軌制”模式，紙質(zhì)檔案實存管理與數(shù)字檔案系統(tǒng)管理同時運行。數(shù)字檔案系統(tǒng)管理應(yīng)制定數(shù)據(jù)制作規(guī)范，落實保密職責(zé)。干部人事數(shù)字檔案嚴(yán)格按照《干部檔案整理工作細(xì)則》的規(guī)定進(jìn)行分類。干部人事數(shù)字檔案的保管保密要求等同于紙質(zhì)檔案。四是要確保數(shù)字化檔案的信息質(zhì)量，檔案信息與紙質(zhì)檔案要保持一致：干部人事檔案中的文字、表格、圖片、圖章等有效信息，在數(shù)字化過程中不被更改，數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案逐頁逐項完全一致。五是數(shù)字化加工應(yīng)按照《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》規(guī)定的人員建庫、檔案掃描、數(shù)據(jù)驗收等工作程序和操作規(guī)范，進(jìn)行干部人事檔案信息采集和數(shù)字化加工，數(shù)字檔案圖像應(yīng)符合技術(shù)規(guī)范要求。

（五）保障數(shù)字化檔案信息安全管控

一是干部人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè)、運行、維護(hù)、安全管理和數(shù)字化加工應(yīng)具有健全的管理制度，并按規(guī)范執(zhí)行。二是制定權(quán)限審批規(guī)則，根據(jù)干部管理權(quán)限和最小知悉范圍原則，嚴(yán)格確定查閱和修改權(quán)限，并實時監(jiān)控權(quán)限使用和變更等情況。三是定期對信息系統(tǒng)進(jìn)行備份，并詳細(xì)記錄備份時間、載體、操作人員等。四是定期與保密、信息安全測評等部門合作開展安全檢測，相關(guān)問題及時整改到位。綜上所述，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要提高對干部人事檔案數(shù)字化工作的重視，健全數(shù)字化背景下干部人事檔案管理制度，加大相關(guān)人才的培養(yǎng)力度，加快推進(jìn)數(shù)字化信息系統(tǒng)的建設(shè)并規(guī)范化管理和使用，從而為單位選人用人提供依據(jù)，促進(jìn)單位更好地發(fā)揮職能。

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[1]陳明仙.干部人事檔案數(shù)字化管理與建設(shè)探索[J].就業(yè)與保障,2021(08).

[2]于天瑩.論數(shù)字化信息在人事檔案管理中應(yīng)用的重要性[J].辦公室業(yè)務(wù),2021(07).

作者:張子良 單位:鄭州市房產(chǎn)檔案館