行政事業(yè)單位增值稅發(fā)票風(fēng)險管理研究

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【摘要】近幾年，國家稅務(wù)部門對于增值稅發(fā)票管控呈現(xiàn)新形勢。發(fā)票作為購銷商品，提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動中開具、收取的收付款憑證，真實的發(fā)票信息是單位費用支出的基礎(chǔ)，行政事業(yè)單位核算業(yè)務(wù)類型多、涉及發(fā)票范圍廣，日常工作中會收取各種各樣的發(fā)票，而原有“人工核對、手工統(tǒng)計”的發(fā)票管理模式已很難適應(yīng)新形勢下的管理要求。為此，文章提出建設(shè)發(fā)票倉設(shè)想，利用OCR技術(shù)統(tǒng)一集成發(fā)票數(shù)據(jù)，直連增值稅發(fā)票綜合服務(wù)平臺，實時查驗發(fā)票真?zhèn)涡院鸵?guī)范性，利用大數(shù)據(jù)實時監(jiān)控電子發(fā)票重復(fù)報銷問題，設(shè)置敏感字段規(guī)范敏感發(fā)票入賬，從而轉(zhuǎn)變發(fā)票管理模式，實現(xiàn)發(fā)票管理精益高效，防范因管理不規(guī)范帶來的稅務(wù)風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險和潛在廉政風(fēng)險。

【關(guān)鍵詞】增值稅發(fā)票；發(fā)票倉；重復(fù)報銷；廉政風(fēng)險

近幾年，整體稅收環(huán)境發(fā)生顯著變化，稅務(wù)“放管服”不斷推進、國地稅征管體制改革以及金稅三期系統(tǒng)深化應(yīng)用，稅務(wù)部門在“以票控稅”的思想指導(dǎo)下，大大加強了對增值稅發(fā)票的管控，特別是電子發(fā)票的推廣使用，都對單位發(fā)票管理工作提出了更高、更嚴(yán)的管理要求。行政事業(yè)單位發(fā)票管理工作涉及面廣，以接收使用增值稅普通發(fā)票為主，但同時也涉及增值稅專用發(fā)票和通用機打票。在“以票控稅”管理日趨嚴(yán)格、金稅三期系統(tǒng)監(jiān)控更加嚴(yán)密的新形勢下，如何防范假票、錯票入賬導(dǎo)致的稅務(wù)風(fēng)險，敏感發(fā)票引發(fā)的潛在廉政風(fēng)險和電子發(fā)票重復(fù)報銷引起的財務(wù)風(fēng)險成為當(dāng)前行政事業(yè)單位發(fā)票管理工作的重點和難點。

一、管理背景

（一）外部環(huán)境2015年國家稅務(wù)總局關(guān)于全面推行增值稅發(fā)票系統(tǒng)升級版的工作要求后（稅總發(fā)［2015］42號），在全國范圍內(nèi)快速推廣使用升級后的“金稅三期”系統(tǒng)。借助這套系統(tǒng)，稅務(wù)機關(guān)稅收管理信息化水平向前邁出了一大步，稅務(wù)稽查方式也從原有的線索舉報、現(xiàn)場稽查轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)分析、綜合檢查，稽查效率和效果大幅提升。2016年，稅收大環(huán)境發(fā)生顯著變化，稅收新政不斷，直接影響著單位稅務(wù)工作，而發(fā)票管理作為稅務(wù)工作的重要環(huán)節(jié)也深受影響。“營改增”全面落地實施后，單位收取的增值稅發(fā)票量大幅增加，發(fā)票真實性、合規(guī)性審核工作量陡然加大，“互聯(lián)網(wǎng)+稅務(wù)”穩(wěn)步推進，電子發(fā)票使用頻率越來越高。2017年，國家稅務(wù)總局了更為嚴(yán)格的發(fā)票管理制度，要求增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票必須如實、精準(zhǔn)、清晰開具，如果單位取得了不符合規(guī)定的發(fā)票，則不得作為稅收憑證，這將大大增加單位因發(fā)票違規(guī)所產(chǎn)生的涉稅風(fēng)險。

（二）內(nèi)部環(huán)境近年來，針對市場經(jīng)濟活動中虛假發(fā)票泛濫的情況，稅務(wù)機關(guān)不斷加強發(fā)票監(jiān)管工作，制定更加嚴(yán)格的發(fā)票管理規(guī)范，根據(jù)《國家稅務(wù)總局關(guān)于增值稅發(fā)票管理若干事項的公告》（國家稅務(wù)總局公告2017年第45號），要求規(guī)范票面信息，包括不限定于推行商品和服務(wù)稅收分類編碼簡稱、單位購買方提供納稅人識別號等，不符合規(guī)范要求的發(fā)票將不得進行抵扣。規(guī)定單位取得的發(fā)票如未按要求填寫票面信息，則不得進行稅額抵扣。這就要求財務(wù)人員更加認(rèn)真、細致審核發(fā)票票面信息，核對開票事項與業(yè)務(wù)實際是否一致，納稅人信息是否準(zhǔn)確、完整，從而防范涉稅風(fēng)險，維護稅收權(quán)益。同時，信息技術(shù)的發(fā)展和“營改增”的落地，增值稅發(fā)票使用量急劇增長，原有紙質(zhì)發(fā)票領(lǐng)用、開具的不便利性日益凸顯。對此，國家稅務(wù)總局于2015年第84號公告，在全國推行使用增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)，推廣使用增值稅電子普通發(fā)票，2019年，國家也提出逐步推廣增值稅電子專用發(fā)票，電子發(fā)票時代即將到來。根據(jù)《國家稅務(wù)總局關(guān)于推行通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票有關(guān)問題的公告》（國家稅務(wù)總局公告2015年第84號）第三條規(guī)定，增值稅電子普通發(fā)票的開票方和受票方需要紙質(zhì)發(fā)票的，可以自行打印增值稅電子普通發(fā)票的版式文件，其法律效力、基本用途、基本使用規(guī)定等與稅務(wù)機關(guān)監(jiān)制的增值稅普通發(fā)票相同。電子發(fā)票一般是由消費者自行打印，在紙質(zhì)、大小及打印效果上都會存在差異，由于繪圖技術(shù)的發(fā)展，財務(wù)人員難以通過肉眼分辨發(fā)票的真假，電子發(fā)票可重復(fù)打印的特性也使財務(wù)人員難以防范是否重復(fù)報銷給單位帶來的財務(wù)風(fēng)險。財務(wù)人員只能通過手工記錄已報銷發(fā)票的信息進行備查，大大增加了財務(wù)人員的工作量。行政事業(yè)單位日常核算業(yè)務(wù)量較大,下屬單位包括行政事業(yè)類單位和投資設(shè)立的國有企業(yè)，涉及發(fā)票種類多，在當(dāng)前“八項規(guī)定”嚴(yán)控的大環(huán)境下，如接收到煙、酒、茶葉等敏感發(fā)票需引起財務(wù)人員的高度重視，認(rèn)真審核其中是否存在廉政風(fēng)險，但僅僅通過人工肉眼判別與核對，不僅費時耗力，而且難免會因疏忽而遺漏敏感發(fā)票，給后續(xù)工作留下隱患。隨著電子發(fā)票的推廣，財務(wù)部門在日常報銷過程中也會接收到許多電子發(fā)票，如何分辨電子的真?zhèn)?、是否已?jīng)重復(fù)報銷，是財務(wù)部門發(fā)票管理中的重點工作。

（三）當(dāng)前發(fā)票管理存在的潛在問題與風(fēng)險發(fā)票作為單位財務(wù)收支的法定憑證，也是最為常見、使用最為頻繁的會計原始憑證，發(fā)票管理是否合規(guī)直接影響單位會計核算質(zhì)量。目前在發(fā)票管理上存在的潛在問題主要有：一是使用假票、錯票混入單位開支，以及重復(fù)打印電子發(fā)票重復(fù)報銷個人費用，引發(fā)財務(wù)風(fēng)險和稅務(wù)風(fēng)險。二是通過假票、套打票騙取單位資金，私設(shè)“小金庫”而引發(fā)腐敗風(fēng)險。三是敏感發(fā)票（煙、酒、茶葉等）報銷入賬，引發(fā)潛在廉政風(fēng)險。財務(wù)部門作為單位的發(fā)票管理部門，負(fù)有審核發(fā)票規(guī)范、合理職責(zé)，因財務(wù)人員審核把關(guān)不到位而導(dǎo)致假票、錯票、電子發(fā)票重復(fù)入賬都會給單位造成重大風(fēng)險，因此如何高效、規(guī)范開展發(fā)票管理成為當(dāng)前行政事業(yè)單位提升財務(wù)管理水平的第一道關(guān)。

二、管理新思路——構(gòu)建發(fā)票倉

針對新形勢下發(fā)票管理存在的諸多風(fēng)險，原有較為粗放的人工審核、手工統(tǒng)計發(fā)票管理模式已不適應(yīng)新的管理要求，這促使我們思考如何從審核流程和信息技術(shù)等方面對發(fā)票管理模式進行改造和優(yōu)化，從而提高發(fā)票管理效率和效益，降低單位稅收風(fēng)險和廉政風(fēng)險。目前稅務(wù)系統(tǒng)提供的發(fā)票查驗與勾選認(rèn)證分屬兩個平臺，而且平臺操作體驗感較差，如需驗證大量發(fā)票時將會耗費大量人力和物力，為此，本文從管理流程和信息技術(shù)出發(fā)，提出建設(shè)發(fā)票倉設(shè)想，將發(fā)票管理由線下手工方式演變?yōu)榫€上云服務(wù)，實現(xiàn)對增值稅紙質(zhì)發(fā)票和電子發(fā)票的真實性、準(zhǔn)確性高效識別，有效規(guī)避假票錯票入賬和電子發(fā)票重復(fù)報銷等涉稅風(fēng)險，同時也著力減輕財務(wù)人員重復(fù)性工作，提升發(fā)票管控效率。一是集中處理發(fā)票數(shù)據(jù)，建立統(tǒng)一的發(fā)票倉庫。通過掃描發(fā)票上的二維碼或者通過OCR技術(shù)對發(fā)票進行全景掃描，將發(fā)票要素信息儲存在發(fā)票倉庫中。倉庫中的發(fā)票數(shù)據(jù)可以隨時調(diào)用，用于查驗發(fā)票真?zhèn)闻c認(rèn)證抵扣，實現(xiàn)發(fā)票查驗與認(rèn)證環(huán)節(jié)無縫銜接，縮短管理鏈路徑，提高工作效率。在增值稅發(fā)票智能管理平臺上，使用掃碼槍查驗一張發(fā)票只需2秒鐘時間，就能識別真?zhèn)尾⒎祷匕l(fā)票信息，發(fā)票量較多時，可通過掃描儀進行批量快速掃描，簡化財務(wù)人員識別發(fā)票的操作流程，節(jié)約查詢時間。查驗發(fā)票真?zhèn)蔚耐瑫r，可以檢查是否存在重復(fù)報銷，校驗單位名稱和納稅人識別號是否有誤，并將發(fā)票信息保存到發(fā)票平臺，自動統(tǒng)計發(fā)票匯總信息，多維度查詢發(fā)票。也可對發(fā)票進行備注、標(biāo)簽管理，所有發(fā)票信息可以導(dǎo)出EXCEL表和發(fā)票圖片版式文件。二是發(fā)票倉直連稅務(wù)查驗平臺API端口，將采集的發(fā)票信息批量進行查驗與認(rèn)證，驗證增值稅發(fā)票在稅務(wù)系統(tǒng)中的狀態(tài)是否正常，確認(rèn)發(fā)票信息是否一致，發(fā)票有無作廢，同時也判斷發(fā)票名稱和稅號是否有誤。對于稅務(wù)查驗平臺反饋的信息能實時顯示，我們可在短時間內(nèi)完成發(fā)票審核與查驗工作，系統(tǒng)審核的高精準(zhǔn)度與高效率，也讓財務(wù)人員擺脫了肉眼審核發(fā)票的低效與低識別率。目前稅務(wù)部門的發(fā)票認(rèn)證和發(fā)票真?zhèn)尾轵灧譃?個網(wǎng)站，無法在業(yè)務(wù)流程上把查驗到發(fā)票認(rèn)證進行有效結(jié)合。傳統(tǒng)的掃描認(rèn)證，掃描速度慢，經(jīng)常出現(xiàn)增值稅專用發(fā)票密文區(qū)識別錯誤，手工修改的工作效率低，另外出現(xiàn)卡紙的機率非常的大，造成抵扣聯(lián)褶皺、破損。增值稅發(fā)票確認(rèn)平臺勾選確認(rèn)，需要一張張手工查詢、勾選、確認(rèn)，工作效率較低，并且在勾選的過程中無法識別發(fā)票的抬頭是否正確，無法核對開票的具體明細。發(fā)票倉直連稅務(wù)查驗平臺API端口可以將查驗的增值稅專用發(fā)票在查驗平臺反饋信息直接提交至發(fā)票認(rèn)證勾選平臺進行勾選認(rèn)證，大大提高發(fā)票認(rèn)證工作效率。三是設(shè)置電子發(fā)票重復(fù)報銷提醒功能。由于電子發(fā)票可以多次打印，員工有意或無意將同一張電子發(fā)票打印出來重復(fù)報銷的情況勢必存在，這就對單位內(nèi)部風(fēng)險防控提出了新要求。為此，我們可在發(fā)票倉中設(shè)置電子發(fā)票重復(fù)報銷告警功能，當(dāng)同一份發(fā)票再次錄入時，發(fā)票倉會根據(jù)已有發(fā)票數(shù)據(jù)進行比對，如果存在重復(fù)發(fā)票自動警告，從而幫助財務(wù)人員有效識別電子發(fā)票重復(fù)報銷。四是增加敏感票提示功能。我們可在發(fā)票倉中設(shè)定敏感字樣，如煙、酒、特產(chǎn)、預(yù)付卡、茶葉等，發(fā)票倉會對錄入的發(fā)票信息與敏感字進行比對，如出現(xiàn)敏感發(fā)票則提示財務(wù)人員進行復(fù)核，對不符合規(guī)定的票據(jù)予以退回。設(shè)定具體事項支出限額提醒功能，在該項支出已經(jīng)達到累計限額時進行警告，有效避免潛在的廉政風(fēng)險。五是優(yōu)化財務(wù)報銷流程，提高財務(wù)報銷效率。在原有模式下，發(fā)票審核均為手工核對，財務(wù)人員在接收發(fā)票后，手工對發(fā)票進行查驗、認(rèn)證和比對，經(jīng)查驗后的不合規(guī)發(fā)票，則事后通知報銷人員進行報銷單據(jù)退單，報銷效率不高，同時人工審核發(fā)票費時耗力，容易因疏忽而造成管理漏洞，特別是日常核算業(yè)務(wù)量大，財務(wù)人員人手緊缺，如正逢季末、年底等關(guān)鍵節(jié)點，很容易引發(fā)審核疏忽而形成發(fā)票管理潛在風(fēng)險。運用“發(fā)票倉”技術(shù)可以對當(dāng)前報銷流程優(yōu)化再造，根本改變?nèi)斯徍吮锥?。通過“發(fā)票倉”O(jiān)CR全景掃描識別技術(shù)，將發(fā)票查驗核對端口前置，報銷人員提供報銷單據(jù)時，直接將發(fā)票放入發(fā)票掃描儀，掃描儀實時連接“發(fā)票倉”可在5秒內(nèi)完成假票、錯票實時查驗，電子發(fā)票有無重復(fù)打印的情況，是否為敏感發(fā)票等一系列操作，如有異常則發(fā)票倉自動預(yù)警，可直接退回報銷人員核對，無需再進行事后退票，前置發(fā)票報銷查驗環(huán)節(jié)，大大縮短發(fā)票審核時限，提升財務(wù)報銷流程效率，從源頭提升發(fā)票管理規(guī)范性，化解潛在風(fēng)險。

三、發(fā)票倉設(shè)立的作用

發(fā)票倉的構(gòu)建思路，可以對單位的發(fā)票管理進行集約優(yōu)化，提高財務(wù)部門工作效率，并且通過電子信息技術(shù)來提升單位對稅務(wù)風(fēng)險和財務(wù)風(fēng)險的防控能力，實現(xiàn)對增值稅發(fā)票的精細化管理。實時掌控發(fā)票量、報銷金額、進項稅抵扣稅情況，通過數(shù)據(jù)采集并與實物發(fā)票比對，清晰了解哪些發(fā)票收到了，哪些發(fā)票沒有收到，便于進行發(fā)票催收工作，促進部門協(xié)同，實時記錄發(fā)票真?zhèn)尾轵灪驼麄€認(rèn)證過程，發(fā)票的狀態(tài)明細一覽無遺。通過對查驗結(jié)果的分析，實時統(tǒng)計哪些發(fā)票名稱和稅號開錯了，哪些發(fā)票作廢了，哪些發(fā)票重復(fù)查驗報銷了。具體來說：一是有效查驗和識別錯誤發(fā)票、虛假發(fā)票，特別當(dāng)發(fā)票審核量較大時，通過發(fā)票倉與稅務(wù)查驗平臺的互聯(lián)互通，可實時辨別發(fā)票真?zhèn)危喕l(fā)票查驗流程，節(jié)約查詢時間，提高財務(wù)部門發(fā)票管理工作效率，防控稅務(wù)風(fēng)險。二是增值稅專用發(fā)票認(rèn)證方式便捷，發(fā)票抵扣工作效率得以提升。通過發(fā)票倉對已驗證通過的發(fā)票一鍵式進行自動勾選抵扣并反饋認(rèn)證結(jié)果，便捷高效。三是通過設(shè)立電子發(fā)票重復(fù)報銷告警功能，能顯著降低因電子發(fā)票可重復(fù)打印報銷而引發(fā)的內(nèi)部風(fēng)險控制成本，在一定程度上減少財務(wù)風(fēng)險。四是設(shè)立敏感發(fā)票預(yù)警功能，輔助財務(wù)人員把關(guān)審核，對“八項規(guī)定”下三公經(jīng)費進行嚴(yán)格控制，有效提升廉政管控水平。五是利用預(yù)警功能，逾期不能抵扣的增值稅專用發(fā)票數(shù)量大大減少，實現(xiàn)增值稅進項稅額應(yīng)抵盡抵，減少單位不合理損失。

四、小結(jié)

行政事業(yè)單位業(yè)務(wù)類型多，涉及面廣泛，實際業(yè)務(wù)中收取的發(fā)票類型種類繁多，既有增值稅發(fā)票，也有通用機打票。在當(dāng)前新形勢下，如何實現(xiàn)發(fā)票精益管控，科學(xué)高效防范假票、錯票引發(fā)的稅務(wù)風(fēng)險，防控由電子發(fā)票重復(fù)報銷、敏感發(fā)票不合規(guī)入賬引發(fā)的財務(wù)和廉政風(fēng)險成為財務(wù)人員必須嚴(yán)肅面對的問題。因此，筆者認(rèn)為運用信息技術(shù)轉(zhuǎn)變行政事業(yè)單位發(fā)票管理模式十分重要，而發(fā)票倉的構(gòu)建思路就是通過成熟的OCR技術(shù)實現(xiàn)發(fā)票數(shù)據(jù)集成，轉(zhuǎn)變原有粗放的發(fā)票管理模式，幫助單位實現(xiàn)發(fā)票管理由“線下統(tǒng)計”向“線上管控”轉(zhuǎn)變。同時運用發(fā)票大數(shù)據(jù)進行管理功能拓展，直連增值稅發(fā)票綜合管理平臺，不僅能實時查驗發(fā)票真?zhèn)魏鸵?guī)范性，還能自主設(shè)計管控邏輯，自動檢測和預(yù)警敏感發(fā)票、電子發(fā)票重復(fù)入賬問題，防范潛在的稅務(wù)、財務(wù)、廉政等系列風(fēng)險，從發(fā)票管理前端規(guī)范費用列支，提前防范違法違規(guī)行為。此外，除了運用電子信息技術(shù)作為提升財務(wù)管理水平手段外，單位應(yīng)持續(xù)強化公務(wù)消費刷卡制度，加強虛假發(fā)票治理，內(nèi)部控制和外部監(jiān)督多管齊下，強化反腐倡廉教育，督促單位公務(wù)人員自覺遵紀(jì)守法，合法合規(guī)使用發(fā)票，促進行政事業(yè)單位健康良性發(fā)展。

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作者：楊倩 陳俊逸 單位： 浙江省衢州市氣象局