學(xué)籍檔案精選(九篇)

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第1篇：學(xué)籍檔案范文

高校畢業(yè)生是現(xiàn)代技術(shù)、高科技發(fā)展的主要人才來源。他們走上社會后，其在大學(xué)期間的學(xué)習(xí)、生活、人際交往成為人生中最美好、難忘的回憶。校友與母校的關(guān)系不是一般的關(guān)系，而是一種親情關(guān)系。母校與校友之間有著永遠(yuǎn)縈繞相依的感情，廣大校友終生情系母校，關(guān)懷著母校的建設(shè)與發(fā)展；母校也永遠(yuǎn)惦念著廣大校友，關(guān)懷校友事業(yè)成就。這種寶貴的情誼維系著師生、同學(xué)之間千絲萬縷的感情，構(gòu)成了一種不解的情緣。這使廣大校友對母校有一種回報的心愿，他們經(jīng)常關(guān)注學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展，并愿意為母校做一些力所能及的工作。這種普遍存在的親情，應(yīng)該開發(fā)，以滿足廣大校友的心愿和母校的需要。

因此，校友資源成為高等學(xué)校人力資源的一個重要組成部分，是潛藏在母校之外的獨有的巨大寶庫。在高等教育管理體制轉(zhuǎn)型的新時期，在學(xué)校自主發(fā)展，提高效益的辦學(xué)道路上，開發(fā)校友資源，挖掘校友潛力，充分利用好校友這一學(xué)校的特殊資源，使校友資源在學(xué)校的發(fā)展中發(fā)揮更大的作用，是適應(yīng)新的辦學(xué)體制，增強學(xué)校辦學(xué)實力、促進(jìn)學(xué)校發(fā)展的一條重要渠道。

校友會是學(xué)校與校友、校友與校友之間加強聯(lián)絡(luò)，增進(jìn)友誼的重要橋梁；是學(xué)校與海內(nèi)外校友取得聯(lián)系、獲得信息、加強合作的重要渠道。利用好校友資源，關(guān)鍵在于做好校友會工作。校友會的工作是面對全體校友的工作。每個學(xué)校都出過名人、名家。翻讀歷史，都會找出幾個杰出人物。這是各高校最為津津樂道之事。一般說來，這些杰出人物不僅在校時有出色表現(xiàn)和成績，畢業(yè)后也是社會的精英和佼佼者。對在校生來說，他們是校友中的典范和榜樣；對社會來說，是學(xué)校的一種無形資產(chǎn)，是對學(xué)校的一種無聲的宣傳。學(xué)校通過各種策略與其進(jìn)行交流溝通，維持良好的校友關(guān)系，可以增大校友對母校的貢獻(xiàn)，提高校友對學(xué)校的價值。而這些知名校友，并不是孤立的，作為校友群體里的一分子，他們的行為要受到其他校友的影響。普通校友作為個人對學(xué)校的貢獻(xiàn)可能是微不足道的，但作為群體，他們?nèi)匀徽加幸欢ǖ姆至?，放棄他們，就意味著放棄了他們對學(xué)校潛在的貢獻(xiàn)，放棄了將其轉(zhuǎn)化為主要校友的機會。母校是校友心中永遠(yuǎn)的精神家園，校友會應(yīng)不論“窮校友”“富校友”一視同仁，成為服務(wù)所有校友的組織，校友才能迸發(fā)出回報母校的巨大物質(zhì)及精神力量。

高校校友會的工作要有連續(xù)性，經(jīng)常性，要通過各種各樣的活動聯(lián)系校友，強化校友的校友意識，一直不斷地提醒校友――你是這個學(xué)校出來的，母校記得你！聯(lián)絡(luò)校友，溝通信息是校友會的基礎(chǔ)性工作。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，校友會工作也應(yīng)逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化。為此，必須建立起完善的校友信息資源組織，以促進(jìn)對校友信息的了解掌握。校友工作的信息化建設(shè)既是校友工作的一個組成部分，又是拓展校友工作本身的新途徑之一。

二、活用學(xué)籍檔案，豐富和完善校友資源信息庫

身處資訊日益發(fā)達(dá)的現(xiàn)代信息社會，如何更多更及時地搜集有用信息，如何更有效更快捷地利用好這些信息，決定著各項工作的成效。建立校友網(wǎng)絡(luò)，拓展校友資源，有賴于校友信息資源的收集。建立校友信息庫，針對校友信息的特殊性，提供相關(guān)有價值的信息，可以從中挖掘校友價值，使之為學(xué)校建設(shè)與發(fā)展服務(wù)。

校友信息庫是一個日積月累的過程，主要是大規(guī)模地查詢和分析，要求有大量的歷史數(shù)據(jù)和匯總數(shù)據(jù)。豐富和完善校友資源信息庫，是開發(fā)和利用校友資源的基礎(chǔ)。而高校學(xué)生學(xué)籍檔案就是校友資源信息的資料庫。

作為人才培養(yǎng)基地的高等院校，每年都要向國家輸送大量專業(yè)人才，與此同時，也會產(chǎn)生一批與人才培養(yǎng)和管理有關(guān)的學(xué)籍檔案，主要包括學(xué)生登記表、學(xué)籍卡、成績卡和獎懲材料等學(xué)籍管理材料，是學(xué)生在校期間所形成的學(xué)習(xí)、生活的人生的真實記錄，亦是校友信息資料不可缺少的組成部分。

三、學(xué)籍檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，拓展校友資源

2001年開始，全國普通高校全部實行學(xué)歷電子注冊制度，國家教育部為此專門研制了“全國大學(xué)生學(xué)籍、學(xué)歷管理系統(tǒng)”軟件，該系統(tǒng)從新生的錄取簡明登記表信息到畢業(yè)證書打印、發(fā)放、轉(zhuǎn)入校友數(shù)據(jù)庫，貫穿學(xué)生在校期間整個的管理過程，形成了一個畢業(yè)生完整的電子檔案，學(xué)籍管理逐步邁向了信息化、網(wǎng)絡(luò)化。

其中“學(xué)籍管理”庫是該系統(tǒng)中信息管理的核心，是學(xué)生的基本檔案信息所在，包括64個字段，如：姓名、性別、出生日期、民族、家庭地址、專業(yè)、學(xué)制、入學(xué)日期、特長、身份證號、健康狀況、獎懲記錄、社團(tuán)記錄等等。這一段的檔案信息記錄了一個學(xué)生在校期間的所有信息，將學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)情況，健康狀況，道德表現(xiàn)，個人愛好以及發(fā)展方向等都記錄在內(nèi)。而“綜合檔案信息”涉及學(xué)生衣、食、住，獎、懲、貸，德、智、體、能等多方面信息，其信息包含學(xué)生入學(xué)前中學(xué)段信息、高考信息、在大學(xué)期間學(xué)習(xí)成績信息、畢結(jié)業(yè)結(jié)論、學(xué)生目前的家庭經(jīng)濟狀況，學(xué)生在校期間的獎勵與處分、各類學(xué)生的個人簡歷等。通過與該系統(tǒng)其他功能配合，構(gòu)成了完整的學(xué)生綜合性電子檔案。該系統(tǒng)的使用規(guī)范了全國學(xué)生管理信息，充分發(fā)揮了信息資源化管理的優(yōu)勢。

學(xué)生學(xué)籍管理部門應(yīng)與學(xué)校學(xué)生工作管理部門、研究生部門、教務(wù)部門共同創(chuàng)造條件，運用信息技術(shù)將學(xué)籍檔案智能化，有效及時地將校友各類信息分類、分析、處理。如：計算機可以存儲大量的圖像、聲音等各類數(shù)據(jù)，學(xué)籍檔案中可以保存學(xué)生的音容笑貌、血型、身份證號等，管理人員可以快速處理、查詢、調(diào)用校友的各種有關(guān)信息。把學(xué)籍檔案信息化納入高校辦公自動化的總體布局，結(jié)合利用高校校園網(wǎng)，開辟窗口，向?qū)W校及全社會提供有關(guān)的信息服務(wù)，利用計算機建立校友網(wǎng)絡(luò)，加強聯(lián)絡(luò)與溝通，充分發(fā)揮資源共享優(yōu)勢，擴大學(xué)籍檔案交流范圍，增強學(xué)籍檔案服務(wù)特色與內(nèi)涵，提供縱深的服務(wù)，把單一的不連貫的靜資料變成豐富、完整的活資源。使學(xué)籍檔案信息網(wǎng)絡(luò)成為一個將計算機、通信網(wǎng)、信息資源網(wǎng)、信息生產(chǎn)者、信息消費者融為一體的全方位網(wǎng)際、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

去年適逢我們?nèi)A南師范大學(xué)建校七十周年，由于綜合檔案室較完整地保存了歷屆學(xué)生的學(xué)籍檔案，并將學(xué)籍的案卷級、文件級條目全部錄入計算機，現(xiàn)在借助計算機查閱學(xué)籍檔案只需鍵入學(xué)生姓名，即能在幾秒鐘內(nèi)檢索出這個學(xué)生所有的檔案材料，快捷便利，檔案利用的查準(zhǔn)率和查全率均達(dá)到100％，充分發(fā)揮了學(xué)籍檔案的資源優(yōu)勢，把檔案資源的開發(fā)上升到龐大的資源中心層次，為校友聯(lián)絡(luò)工作和校慶典禮籌備工作作出了巨大的貢獻(xiàn)。

第2篇：學(xué)籍檔案范文

為畢業(yè)生就業(yè)搞好服務(wù)，學(xué)籍檔案大顯身手學(xué)生的思想政治條件，鑒定材料，入團(tuán)，入黨的材料，各種榮譽材料包含在學(xué)生的學(xué)籍檔案中，用人單位通過查看信息就有了對學(xué)生的整體印象和評價。職業(yè)院校作為高技能人才培養(yǎng)教育機構(gòu)，是直接為企業(yè)，工廠人員培訓(xùn)服務(wù)的，用人單位和畢業(yè)生之間可以建立更好的聯(lián)系，作為聯(lián)系的橋梁，學(xué)籍檔案當(dāng)然是最好的材料。此外，畢業(yè)生離校后，學(xué)籍檔案將將相伴學(xué)生一生。無論是畢業(yè)生就業(yè)，評職稱，職務(wù)晉升，工資增加，資格評選，參軍等都可能訴諸使用的最原始的在校記錄。

二、職業(yè)院校學(xué)籍檔案管理的對策

（一）明確責(zé)任、規(guī)范檔案管理

學(xué)校教學(xué)工作管理的重要組成部分之一就是學(xué)籍管理。學(xué)籍檔案質(zhì)量的高低直接反映了學(xué)校的管理水平，且在新形勢下，對知識的尊重，看重文憑，學(xué)籍檔案的查閱已經(jīng)成為用人必須的手段。因此，要有嚴(yán)格的管理措施。一是要提高學(xué)籍檔案的重要性的認(rèn)識，只因為有了一個良好的檔案意識，才可能對相關(guān)信息和數(shù)據(jù)的具體管理工作，做出相應(yīng)的判斷，并及時收集，整理，存儲。二是領(lǐng)導(dǎo)重視是學(xué)籍檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵。為理順學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)一步明確招生，教務(wù)，學(xué)校工作人員是學(xué)籍檔案形式的部門，并制定完整的學(xué)籍檔案形成和移交的工作職責(zé)。三是學(xué)生一進(jìn)入學(xué)校就要采取多種形式，新生的表格、卡等一系列的招生材料，定期組織兼職整理檔案，編目，移交檔案部門和辦理過戶手續(xù)。

（二）建立學(xué)籍檔案電子文件歸檔制度

由于學(xué)籍檔案具有周期長、數(shù)量多的特點，紙質(zhì)文件勢必占據(jù)很大的空間，給保管和使用都帶來了不便；而收集的電子文件，可以有大量的信息和占空間小的優(yōu)勢，可以方便地查詢使用。因此，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立學(xué)籍并存的紙質(zhì)和電子檔案管理系統(tǒng)，充分保證學(xué)籍檔案全面的記錄管理和最大化的信息利用。學(xué)籍檔案是一個學(xué)生在學(xué)校的整體表現(xiàn)的真實記錄，其重要作用不僅可以輻射到個人、學(xué)校，還可以向社會輻射。因此，職業(yè)學(xué)校學(xué)籍檔案的管理，要不斷探索新的管理方法，在人才的培養(yǎng)方面發(fā)揮學(xué)籍檔案更大的作用。

（三）加強檔案管理隊伍的建設(shè)，提高學(xué)籍檔案管理的質(zhì)量

只有不斷提高學(xué)籍檔案管理人員的水平和素質(zhì)，學(xué)籍檔案管理更加科學(xué)化，現(xiàn)代化才能實現(xiàn)。職業(yè)院校必須采取有效措施，確保重視學(xué)籍檔案管理工作的培訓(xùn)和專業(yè)培訓(xùn)，以使他們的管理水平和業(yè)務(wù)水平以及個人的思想政治素質(zhì)，適應(yīng)新形勢下學(xué)籍檔案管理的需求。在政治方面，學(xué)籍檔案管理人員要努力學(xué)習(xí)黨的路線，方針，政策，體現(xiàn)愛崗敬業(yè)的精神風(fēng)貌。在業(yè)務(wù)方面，學(xué)籍檔案管理人員要熟悉檔案管理的政策和法規(guī)，要努力學(xué)習(xí)，檔案管理專業(yè)知識和技能，能夠熟練掌握計算機等現(xiàn)代化管理設(shè)備，做到精業(yè)從事學(xué)籍檔案管理工作。

（四）使用計算機搜索提高利用率

第3篇：學(xué)籍檔案范文

一、學(xué)籍檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）學(xué)籍檔案管理工作存在的問題

近年來，高校學(xué)籍檔案管理中存在一些問題，如一些學(xué)生和教師對學(xué)籍管理缺乏正確的理解，學(xué)生只把自己作為學(xué)籍管理中的一個被動對象；教師視學(xué)籍管理為教學(xué)管理部門的事，與己無關(guān)，且有些教學(xué)管理人員的責(zé)任心、事業(yè)心不強，對有關(guān)學(xué)籍管理的規(guī)章制度不了解，也不重視，這在一定程度上影響了學(xué)校的教學(xué)秩序和教學(xué)質(zhì)量。有些學(xué)生在臨近畢業(yè)才發(fā)現(xiàn)自己尚有缺考或不及格課程；而有的教師對學(xué)生違紀(jì)現(xiàn)象不聞不問或隱瞞實情，對嚴(yán)重違紀(jì)問題不處理，也不上報，甚至弄虛作假、更改考試成績等問題，長期得不到解決，致使學(xué)生管理等規(guī)章制度形同虛設(shè)，影響正常的教學(xué)秩序。

（二）產(chǎn)生問題的原因

1、入學(xué)教育缺失。很多高校在新生入學(xué)后通過軍訓(xùn)、發(fā)放學(xué)生手冊、召開主題班會等形式進(jìn)行入學(xué)教育，在對新生由高中進(jìn)入大學(xué)后的學(xué)習(xí)方法、規(guī)律和手段等方面，缺乏及時有效的入學(xué)教育，新生需入學(xué)半年到一年的時間才適應(yīng)大學(xué)生活。

2、學(xué)籍管理手段落后。高校學(xué)籍管理仍以分部門而治的多系統(tǒng)管理模式，沒有統(tǒng)一的信息管理平臺，每個部門都有自己的一套信息系統(tǒng)，增加了工作量，信息無法達(dá)到共享，重復(fù)勞動多、準(zhǔn)確性低、管理無序、反饋滯后等，已滿足不了教育現(xiàn)代化發(fā)展的需要。

3、學(xué)籍管理決策功能不足，支撐力度不夠。高校各級領(lǐng)導(dǎo)和職能部門對學(xué)生檔案數(shù)據(jù)要求更加全面、詳細(xì)、快捷、準(zhǔn)確，且需求日益頻繁。而開學(xué)初的學(xué)籍注冊工作的制度支撐不夠，致使學(xué)院和學(xué)生都不重視學(xué)籍注冊工作。

二、如何提高學(xué)籍管理現(xiàn)代化水平

（一）規(guī)范管理，樹立“以服務(wù)為主”的觀念

建立健全規(guī)范的管理制度是搞好學(xué)籍管理工作的基礎(chǔ)，并不斷對學(xué)籍管理制度加以修訂。學(xué)籍管理應(yīng)以各教學(xué)系為主，實行過程管理。教務(wù)處工作應(yīng)轉(zhuǎn)為統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督檢查等的目標(biāo)管理。隨著高校自身發(fā)展的需要以及學(xué)籍管理服務(wù)對象的不斷變化，學(xué)籍管理工作應(yīng)在新的管理模式下，圍繞學(xué)校的中心工作，如學(xué)校招生、畢業(yè)生就業(yè)、專業(yè)設(shè)置和申報、教育教學(xué)管理、學(xué)生政治思想教育等，樹立“以服務(wù)為主”的觀念，進(jìn)一步增強服務(wù)功能，開放學(xué)籍管理內(nèi)容和數(shù)據(jù)，提高學(xué)籍管理的效率。

（二）利用信息技術(shù)，建立網(wǎng)絡(luò)化的學(xué)籍管理

現(xiàn)代化管理手段是實現(xiàn)高效、公正、準(zhǔn)確、科學(xué)的學(xué)籍管理信息系統(tǒng)的基本條件。隨著招生專業(yè)和人數(shù)的不斷擴大，校際間的合作日益增多，人工管理無法保證工作順利進(jìn)行，應(yīng)使用計算機進(jìn)行學(xué)籍管理，依靠校園網(wǎng)建立學(xué)籍管理信息系統(tǒng)，將科學(xué)的信息管理技術(shù)引入學(xué)籍管理工作中。將學(xué)生在校期間的各項信息匯集在一起，建立學(xué)生學(xué)籍管理檔案庫，可隨時調(diào)用和統(tǒng)計分析，使各教學(xué)部門能互換信息，也便于各級領(lǐng)導(dǎo)和部門掌握情況。學(xué)生可通過網(wǎng)絡(luò)直接查詢學(xué)籍信息、考試成績、課表等，從而實現(xiàn)資源共享，實現(xiàn)學(xué)籍管理文件的自動化檢索，提高學(xué)籍管理水平，使學(xué)校學(xué)籍管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。

（三）積極探索、推行學(xué)分制

學(xué)分制是高等教育大眾化形勢下改革學(xué)籍管理制度的必然選擇，它允許學(xué)生根據(jù)個人情況對所學(xué)知識和學(xué)習(xí)進(jìn)程上的自主選擇，是一種全新的教學(xué)管理制度和人才培養(yǎng)模式。學(xué)籍管理應(yīng)當(dāng)以適應(yīng)學(xué)生個體的差異化、多樣化為原則，根據(jù)學(xué)校實際情況，積極探索推行學(xué)分制。學(xué)分制應(yīng)依據(jù)“拓寬基礎(chǔ)、淡化專業(yè)、加強素質(zhì)教育和注重創(chuàng)新能力培養(yǎng)”的原則，制定切實可行的人才培養(yǎng)計劃。學(xué)生只要修滿了學(xué)校規(guī)定的各項學(xué)分，就可以提前畢業(yè)。學(xué)分制的實行能極大調(diào)動學(xué)生的學(xué)習(xí)熱情，減少學(xué)生壓力，改善考風(fēng)考紀(jì)，有利于學(xué)生根據(jù)自身特點構(gòu)建自己的知識體系。

（四）加強考試管理，提高人才培養(yǎng)質(zhì)量

課程考核是學(xué)籍管理中的重要內(nèi)容，它可以檢驗教師的教學(xué)成果，還可以檢驗學(xué)生對知識的理解程度和運用能力。它是評定學(xué)生能否按照教學(xué)計劃學(xué)習(xí)的客觀依據(jù)，也是對學(xué)生進(jìn)行學(xué)籍處理的重要依據(jù)。加強考試管理，制定考試工作職責(zé)及處理辦法，對考試各個環(huán)節(jié)作嚴(yán)格規(guī)定，還應(yīng)建立校、院兩級巡考制度，為嚴(yán)肅考風(fēng)、考紀(jì)提供保證。

（五）強化服務(wù)意識，提高學(xué)籍管理人員的自身素質(zhì)

現(xiàn)代高等教育對學(xué)籍管理人員的素質(zhì)要求越來越高，應(yīng)加強學(xué)籍管理人員自身素質(zhì)建設(shè)，包括職業(yè)道德和業(yè)務(wù)水平的提高，還應(yīng)定期對學(xué)籍管理干部進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新的教育政策、法規(guī)和文件，了解掌握現(xiàn)代管理技術(shù)、方法和新形勢下的學(xué)籍管理特點，加強理論和計算機應(yīng)用等知識的學(xué)習(xí)，拓寬知識面，增強實際運用和操作能力，逐步提高高校學(xué)籍管理隊伍的整體素質(zhì)水平。

第4篇：學(xué)籍檔案范文

[關(guān)鍵詞] 學(xué)籍檔案 研究生 檔案管理

筆者根據(jù)高校院系的實際情況,就研究生學(xué)籍檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析,探討對應(yīng)措施,以形成更具規(guī)范與便利的檔案管理模式。

一、學(xué)籍檔案管理是院系研究生管理的重要內(nèi)容

研究生學(xué)籍檔案管理是對學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個培養(yǎng)教育過程的質(zhì)量考核管理，它包括學(xué)生的入學(xué)與注冊、成績、紀(jì)律與考勤、獎勵與處分、轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)與復(fù)學(xué)、退學(xué)、畢業(yè)與就業(yè)等材料。它記錄了研究生在校期間品行、能力、學(xué)業(yè)等方面的表現(xiàn)，是人事檔案的一個重要組成部分，對其繼續(xù)深造或走入工作崗位關(guān)系極大。因此，學(xué)籍檔案管理是高校學(xué)生在校管理內(nèi)容的核心內(nèi)容之一,與學(xué)生利益包括其離校后的利益密切相關(guān)，受到學(xué)生的密切關(guān)注。做好學(xué)籍管理工作，提高學(xué)籍管理現(xiàn)代化水平，是研究生管理工作的重要內(nèi)容。

隨著高校招生數(shù)的擴大、辦學(xué)形式的多樣化、因公（私）出國（境）的學(xué)生數(shù)增加、就業(yè)渠道多樣化形勢的發(fā)展，越來越多的用人單位或部門重視利用學(xué)籍檔案來了解畢業(yè)生的情況。一方面，畢業(yè)生個人在找工作或出國深造時需向聘用單位或國外高校提供其自身的學(xué)籍材料；另一方面，用人單位或其他部門為了辨別所招人員的個人信息真?zhèn)味枰_認(rèn)檔案。因此，學(xué)籍檔案利用率不斷上升的趨勢給學(xué)籍檔案管理工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。

二、加強和改進(jìn)研究生學(xué)籍檔案管理工作的思考

目前，在院系層面上一些院系從各自不同的生源情況以及培養(yǎng)方案出發(fā)進(jìn)行不同的管理，但有的沒有形成規(guī)范的學(xué)籍檔案管理制度。由于研究生學(xué)籍檔案與其他的檔案有所不同，研究生入學(xué)至畢業(yè)有三到四年甚至更長時間，學(xué)籍檔案形成時間跨度大，包括在學(xué)期間培養(yǎng)過程的重要材料，沒有規(guī)范的管理制度，會出現(xiàn)歸檔不全的問題；又由于研究生教學(xué)分散在各院系，院系在立卷整理過程中，容易出現(xiàn)檔案質(zhì)量參差不齊的情況。

在一些高校中，院系研究生學(xué)籍檔案管理，主要有以下問題：

1.研究生入學(xué)前檔案資料分散

每年報考研究生的學(xué)生，被通知調(diào)檔審查一般是5月份與7月份，拿到畢業(yè)證書兩次寄檔過程，容易疏忽造成學(xué)生檔案丟失或在交接過程中的脫節(jié)。又由于考生所在單位有的沒有及時將檔案寄往學(xué)生將就讀學(xué)校，或者將檔案寄到了非直接負(fù)責(zé)的檔案管理部門。這樣就使得一些學(xué)生在不同階段的檔案，存放在不同的學(xué)校，造成學(xué)生檔案不完整，不能統(tǒng)一進(jìn)行規(guī)范管理。

2.學(xué)籍檔案管理制度不完善

許多高校對研究生學(xué)籍管理制度還不夠完善，檔案意識不強，要求不嚴(yán)。存在檔案材料不齊全，價值不高的問題。研究生缺乏學(xué)籍注冊意識的現(xiàn)象較為普遍。造成學(xué)籍注冊、學(xué)籍異動記載不全等現(xiàn)象；有的對學(xué)生受到處分和取消處分，從休學(xué)到復(fù)學(xué)等等都缺乏登記，使學(xué)籍管理難以發(fā)揮制約、監(jiān)督和服務(wù)的作用，甚至無法給研究生培養(yǎng)、教學(xué)提供科學(xué)的、可靠的信息。

3.學(xué)籍檔案管理模式和手段落后

目前，多數(shù)高校學(xué)籍檔案管理的信息化程度較高，已實現(xiàn)系統(tǒng)化。但也有一些學(xué)校院系研究生學(xué)籍管理，從檔案材料收集、整理、鑒別、編排、裝訂到保管和利用基本上依靠傳統(tǒng)的手工操作，保管技術(shù)簡陋單一，與科學(xué)化、信息化的要求差距甚大，難以適應(yīng)研究生教育和培養(yǎng)的需要。有的院系雖自主研發(fā)或購買了校內(nèi)學(xué)生日常教務(wù)及管理系統(tǒng)，但僅能滿足日常管理的需要。特別是數(shù)據(jù)庫類型不能兼容，難以保證學(xué)籍信息的實效性和準(zhǔn)確性，給學(xué)生查詢和核對造成極大不便。

三、加強與改進(jìn)學(xué)籍檔案管理工作的舉措

研究生學(xué)籍檔案，是研究生在學(xué)校期間學(xué)習(xí)情況的綜合反映，是個人起步的人事檔案資料，我們應(yīng)該從人事干部檔案管理的高度來認(rèn)識和看待研究生的學(xué)籍檔案管理。加強和改進(jìn)研究生學(xué)籍檔案管理工作，規(guī)范與完善研究生學(xué)籍檔案管理制度，應(yīng)受到每一位學(xué)籍管理工作人員的重視。針對目前高校存在的問題，提出從新生入學(xué)報到、網(wǎng)上信息的錄入、課堂教學(xué)管理、檔案資料的歸檔和加強研究生學(xué)籍管理工作的領(lǐng)導(dǎo)的舉措。

1.及時了解和掌握研究生新生信息

要求新生根據(jù)錄取通知書內(nèi)的相關(guān)信息提前寄給院系，內(nèi)容：提供個人相關(guān)的基本信息、照片、學(xué)費、保險等。報到后及時錄入個人信息卡。院系在一個月內(nèi)做完對每位新生個人信息的審核確認(rèn)，在二個月內(nèi)學(xué)生完成體檢和個人學(xué)習(xí)計劃制訂。這些資料是研究生的原始資料，必須列入個人檔案。

2.實行檔案網(wǎng)絡(luò)化管理

隨著檔案信息逐漸走向數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，要加強培養(yǎng)熟悉檔案業(yè)務(wù)和計算機管理的專業(yè)人才，改革檔案工作程序，加速網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。為方便教師及時了解學(xué)生以及學(xué)生了解自己的成績情況、網(wǎng)上選課、課程安排等，必須加強研究生個人信息、個人培養(yǎng)計劃的網(wǎng)上錄入管理及學(xué)生考試成績教師網(wǎng)上錄入的信息化管理工作。同時，要不斷增加經(jīng)費投入，改善檔案管理設(shè)施和條件，使檔案工作向規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展。

3.完善研究生個人檔案資料的歸檔

研究生個人檔案中，包含有研究生入學(xué)前資料、黨團(tuán)材料、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生體檢表、報到證白聯(lián)、學(xué)位申請書、研究生信息表、學(xué)年小結(jié)表、研究生階段成績單、獎勵材料、處罰材料等。這些資料需要系統(tǒng)整理，分類組卷，仔細(xì)抄寫，力求規(guī)范，存檔備查。

研究生學(xué)籍檔案屬于機要類材料，歸檔后查閱、轉(zhuǎn)寄都必須嚴(yán)格按照管理辦法執(zhí)行。研究生成績、畢業(yè)答辯材料等重要資料歸檔應(yīng)一式兩份，一份交由學(xué)校檔案館長久保存，另一份入研究生個人檔案，以保證研究生學(xué)習(xí)階段資料的完整。一旦學(xué)生的學(xué)籍異動申請生效，學(xué)籍管理部門應(yīng)在作好相關(guān)數(shù)據(jù)的信息化記錄的同時，以書面的形式及時告知相關(guān)學(xué)院，建立起學(xué)籍管理部門、相關(guān)學(xué)院、個人檔案三方存留的管理機制。

4.增強檔案意識，加強對研究生學(xué)籍檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)

研究生學(xué)籍檔案工作涉及學(xué)院各部門，光靠檔案人員負(fù)責(zé)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，必須依靠院系領(lǐng)導(dǎo)的重視和全體教師的共同認(rèn)識和努力。因此，加強領(lǐng)導(dǎo)，增強全員檔案意識是搞好研究生學(xué)籍檔案工作的重要保證。檔案工作要列入學(xué)院的年度計劃，由明確的崗位目標(biāo)責(zé)任制，規(guī)范考核辦法。檔案人員在提高自身素質(zhì)和服務(wù)質(zhì)量上下功夫，以提高檔案工作的整體水平。

四、結(jié)語

研究生的學(xué)籍檔案管理是一個較為系統(tǒng)和復(fù)雜的過程管理，必須增強檔案意識，加強領(lǐng)導(dǎo)，樹立以學(xué)生為中心的理念，以科學(xué)的信息化手段改進(jìn)學(xué)籍管理方式，進(jìn)一步完善研究生的學(xué)籍檔案管理工作，實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化。

參考文獻(xiàn)：

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第5篇：學(xué)籍檔案范文

關(guān)鍵詞 學(xué)籍檔案管理 電子化

高職院校的學(xué)籍檔案管理是根據(jù)國家教育行政主管部門頒布的有關(guān)法規(guī)，并結(jié)合各自學(xué)校實際所制定的具體的規(guī)章制度和實施細(xì)則。它對學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個過程有著至關(guān)重要的作用，能夠充分全面的反映一個學(xué)生在校期間求學(xué)質(zhì)量。它入學(xué)注冊、成績考核、紀(jì)律出勤、轉(zhuǎn)專業(yè)與留級，轉(zhuǎn)學(xué)，休學(xué)、復(fù)學(xué)與退學(xué)以及畢業(yè)資格的審核和相應(yīng)證書發(fā)放等都做了詳實明確的記錄和記載。因此學(xué)籍檔案管理直接關(guān)系著一個學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和社會聲望，直接關(guān)系著一個學(xué)生的人生規(guī)劃。如何搞好學(xué)籍檔案管理工作，使其切實為教育所用，為教學(xué)服務(wù)是我們?nèi)缃袷滓接懙膯栴}。

一、學(xué)籍檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）入學(xué)教育缺失

一些學(xué)生缺乏對學(xué)籍管理的正確理解，只被動的被學(xué)籍管理的記錄記載所約束，在臨近畢業(yè)才發(fā)現(xiàn)自己尚有缺考或不及格課程。而很多高校在新生入學(xué)后通過軍訓(xùn)、發(fā)放學(xué)生手冊、召開主題班會等形式集中教育來介紹和引導(dǎo)學(xué)生對于學(xué)籍檔案的理解和重視。

（二）相關(guān)人員的職業(yè)道德有待提升

高校許多教師視學(xué)籍檔案管理為教學(xué)管理部門的工作職責(zé)，認(rèn)為與己無關(guān)，而同時相關(guān)部門的管理人員的責(zé)任心、事業(yè)心不強，不具備相應(yīng)崗位應(yīng)有的職業(yè)道德，而有的教師則對學(xué)生違紀(jì)現(xiàn)象視若不見，不能及時處理、上報，這些都在一定程度上影響了學(xué)校的教學(xué)秩序和教學(xué)質(zhì)量。

（三）學(xué)籍管理手段不成熟

原始的手工錄制的高校學(xué)籍檔案管理已逐步被網(wǎng)絡(luò)化的電子檔案所替代。但尚未成熟的信息管理平臺和能力有待提升的信息錄入隊伍無疑使信息檔案的工作量增加，準(zhǔn)確性低。

二、如何實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理水平現(xiàn)代化

（一）規(guī)范管理，樹立服務(wù)意識

建立健全規(guī)范的管理制度是搞好學(xué)籍管理工作的基礎(chǔ)，提升相關(guān)工作人員的服務(wù)意識則是提升學(xué)籍檔案管理水平的重要手段。學(xué)籍管理應(yīng)以各教學(xué)院系為主，實行分層管理。教務(wù)處工作應(yīng)轉(zhuǎn)為統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督檢查等的目標(biāo)管理。隨著社會對高等院校畢業(yè)生需求的不斷發(fā)展變化以及學(xué)校自身發(fā)展需要，學(xué)籍管理應(yīng)作為圍繞學(xué)校的中心工作的輔助手段，提升服務(wù)效果，及時調(diào)整管理信息內(nèi)容，如學(xué)校招生、畢業(yè)生就業(yè)、專業(yè)設(shè)置和申報、教育教學(xué)管理、學(xué)生政治思想教育等，樹立“以服務(wù)為主”的觀念，進(jìn)一步增強服務(wù)功能，開放學(xué)籍管理內(nèi)容和數(shù)據(jù)，提高學(xué)籍管理的效率。

（二）利用信息技術(shù)，建立網(wǎng)絡(luò)化電子檔案管理

隨著高等院校生源數(shù)量的社會性變化，隨著科學(xué)技術(shù)的時代性變化，隨著教育理念的現(xiàn)代化發(fā)展，更高效、更準(zhǔn)確的學(xué)籍管理信息系統(tǒng)呼之欲出。大量的信息數(shù)據(jù)已無法也不能夠通過人工管理來完成，應(yīng)用計算機進(jìn)行學(xué)籍管理，依靠校園網(wǎng)建立學(xué)籍管理信息平臺，將科學(xué)的信息管理技術(shù)引入學(xué)籍管理工作中并建立健全相應(yīng)制度、條例，使各教學(xué)部門能充分利用信息，使各級領(lǐng)導(dǎo)和部門及時掌握相關(guān)情況并使學(xué)生可通過網(wǎng)絡(luò)直接查詢學(xué)籍信息、考試成績、課表等，從而實現(xiàn)資源共享，實現(xiàn)學(xué)籍管理文件的自動化檢索，提高學(xué)籍管理水平，使學(xué)校學(xué)籍管理走向技術(shù)化。

（三）提升人員素質(zhì)，提高學(xué)籍檔案管理水平

現(xiàn)代高等教育對學(xué)籍管理人員的素質(zhì)要求越來越高，應(yīng)加強學(xué)籍管理人員自身素質(zhì)建設(shè)，包括職業(yè)道德和業(yè)務(wù)水平的提高，還應(yīng)定期對學(xué)籍管理干部進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新的教育政策、法規(guī)和文件，了解掌握現(xiàn)代管理技術(shù)、方法和新形勢下的學(xué)籍管理特點，加強理論和計算機應(yīng)用等知識的學(xué)習(xí)，拓寬知識面，增強實際運用和操作能力，逐步提高高校學(xué)籍管理隊伍的整體素質(zhì)水平。

高等院校學(xué)籍檔案管理工作是一項既關(guān)乎學(xué)校發(fā)展聲望又關(guān)乎學(xué)生人生發(fā)展的重要工作，只有不斷創(chuàng)新、不斷完善、不斷提高，才能使檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會，跟上當(dāng)今和未來世界發(fā)展的步伐，才能適應(yīng)社會主義市場環(huán)境對檔案工作的需要。從事這項工作應(yīng)具備廣博的科學(xué)文化知識，嫻熟的電子信息技術(shù)技能，細(xì)致的檔案工作態(tài)度以及高尚的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。只有具備這些，才能推動高等院校的學(xué)籍檔案工作順應(yīng)時代的步伐，不斷前行。

參考文獻(xiàn)：

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[6]嚴(yán)瑾.試論電子文件管理的“前端控制”與“全程管理”原則[J].檔案時空，2006（04）.

作者簡介：

第6篇：學(xué)籍檔案范文

摘要：學(xué)籍檔案時學(xué)校檔案的重要組成部分，也是學(xué)校檔案中所占數(shù)量較多的一部分，它真實的記錄了每一位學(xué)生在學(xué)校的成長歷程。為此，加強學(xué)籍檔案管理，使其發(fā)揮相應(yīng)作用，是學(xué)籍管理者應(yīng)當(dāng)思考與注重的問題。筆者結(jié)合實際工作體會，分析現(xiàn)階段高校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題，并就如何加強高校學(xué)籍檔案管理進(jìn)行探索和思考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；高校學(xué)籍檔案；問題；思考

學(xué)籍檔案是指學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)離校形成的大量具有查考利用價值的檔案材料，主要包括學(xué)生學(xué)籍（學(xué)年評語表、考試成績登記表）、學(xué)生思想政治品德考核表、畢業(yè)登記表、健康表、體育合格表等。學(xué)籍檔案也是在學(xué)校學(xué)習(xí)、實踐中形成的具有保存價值的各種人事文件材料。它不僅是學(xué)生在校期間各方面的表現(xiàn)及重要社會實踐活動的真實記錄，而且還是反映現(xiàn)實德、智、體、美等綜合素質(zhì)以及學(xué)生家庭關(guān)系、社會關(guān)系以及經(jīng)濟狀況的重要原始材料，也是學(xué)?？疾?、培養(yǎng)、教育學(xué)生的第一手段，更是每個學(xué)生由學(xué)校走向社會的重要人事檔案形成的基礎(chǔ)。

近年來，隨著辦學(xué)規(guī)模的擴大、專業(yè)設(shè)置和學(xué)生人數(shù)的增加，原有的學(xué)籍管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)高校發(fā)展的需求。此外，隨著高校擴招和畢業(yè)生就業(yè)形勢的日趨嚴(yán)峻，高校學(xué)籍檔案作用日益顯著。為此，加強學(xué)籍檔案管理，使其發(fā)揮相應(yīng)作用，是學(xué)籍管理者應(yīng)當(dāng)思考與注重的問題。

一、高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

（一）檔案管理工作不完善，缺乏規(guī)范性。

高校學(xué)籍管理普遍沒有統(tǒng)一的、詳細(xì)的、符合實情、可以遵循的規(guī)章制度，而學(xué)籍檔案形成時間長、來源分散、設(shè)計部門多、工作量大、缺少規(guī)范管理，便致使管理職責(zé)范圍不清，部門間工作人員相互協(xié)作欠缺，客觀上造成學(xué)生檔案管理的不認(rèn)真、不嚴(yán)謹(jǐn)。

檔案材料內(nèi)容空泛，不能真實反映學(xué)生綜合素質(zhì)。其集中體現(xiàn)在畢業(yè)生鑒定和平時考核方面，內(nèi)容平淡空洞，評語格調(diào)一致，缺乏個性特點。因畢業(yè)生檔案材料的內(nèi)容只記載其在校學(xué)業(yè)、成績及政治表現(xiàn)，而學(xué)生的社會活動能力、組織創(chuàng)新能力等綜合素質(zhì)方面的材料卻沒有反映。

學(xué)籍原始檔案不完整，整理不規(guī)范。學(xué)生畢業(yè)前學(xué)籍檔案大多由學(xué)生所在班級的班主任負(fù)責(zé)填寫、保管，個別班主任的檔案記錄不規(guī)范，有的使用圓珠筆、鉛筆填寫，造成字跡模糊不清，不利于檔案長期保存；有的未按要求填寫，經(jīng)常出現(xiàn)缺欄少目或填錯信息等現(xiàn)象，使學(xué)籍檔案不能準(zhǔn)確、完整地反映真實情況；由于裝訂不規(guī)范，檔案資料卷內(nèi)沒有目錄、頁碼的較多，故查找不便。

（二）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視。

學(xué)籍檔案發(fā)揮的作用往往是潛在的、隱性的、滯后的，容易被學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)忽視。在高等院校，檔案管理工作普遍未得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，其檔案辦公設(shè)備陳舊、場地面積不足、缺乏專項業(yè)務(wù)經(jīng)費和專職的檔案管理人員。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提高。

高校學(xué)籍檔案管理人員整體素質(zhì)不高，主要表現(xiàn)在檔案管理隊伍結(jié)構(gòu)不優(yōu)化，人員年齡呈現(xiàn)中年化趨勢，知識層次及專業(yè)素質(zhì)均不夠高。檔案管理部門在學(xué)校往往屬于從屬地位各院系都沒有專職學(xué)生檔案管理人員，而兼職人員事情多、任務(wù)重、流動性大，既缺乏檔案專業(yè)知識和理論素養(yǎng)，也缺乏專業(yè)水準(zhǔn)。檔案管理隊伍觀念陳舊，業(yè)務(wù)水平低，工作積極性不高，經(jīng)常為能及時按照檔案管理工作需求收集、整理、分類、歸檔材料，導(dǎo)致學(xué)生檔案資料殘缺不齊。此現(xiàn)象嚴(yán)重制約學(xué)籍檔案管理工作的發(fā)展。

（四）檔案管理模式和工作方法落后。

目前，學(xué)籍檔案管理相對落后，主要表現(xiàn)在利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行開發(fā)利用的程度有限，大多數(shù)高校學(xué)籍檔案管理模式和工作方法仍是手工操作。其未能從根本上改變檔案管理利用率底、信息涵蓋不全等問題。然而，隨著招生規(guī)模的不斷擴大，學(xué)術(shù)檔案數(shù)量大增，呈現(xiàn)質(zhì)量要求趨高、流動速度加快、存放時間短、就業(yè)方式多元化、投寄單位多等問題，傳統(tǒng)的手工管理手段已經(jīng)遠(yuǎn)不能滿足使用者的要求，而且制約著學(xué)生檔案管理的發(fā)展。即便輔助以計算機管理，也僅限于學(xué)生基本信息及簡單檢索查詢事物，未能充分發(fā)揮計算機管理效能，達(dá)不到無紙化電子檔案、圖像、聲音、文字三位一體的立體化檔案效果，也談不上建立起檔案信息管理系統(tǒng)。

（五）學(xué)籍檔案的開發(fā)利用不夠，缺乏后續(xù)管理。

許多高校沒有制定學(xué)籍檔案管理工作實施細(xì)則，不利于學(xué)生檔案的整理和長期保管，故降低了其憑證作用和有效開發(fā)利用。學(xué)校相關(guān)部門宣傳力度不到位，加之高校學(xué)生檔案意識薄弱，致使學(xué)籍檔案管理出現(xiàn)諸多問題，學(xué)生“棄檔”現(xiàn)象突出。

檔案管理部門和檔案管理工作者對檔案管理工作缺乏足夠認(rèn)識和了解，缺乏后續(xù)管理。很多高校學(xué)籍檔案的管理僅僅停留在簡單的收集、整理、歸檔，未真正對檔案信息進(jìn)行深加工，也未能更好地為教學(xué)管理、領(lǐng)導(dǎo)決策、學(xué)生就業(yè)服務(wù)。由于受到學(xué)籍檔案管理保密性及工作效率的制約，檔案的利用局限在一個較小的范圍內(nèi)，其中查詢方法落后、查詢手續(xù)繁瑣、查詢面較窄等問題。嚴(yán)重影響了學(xué)籍檔案的利用效益。

二、如何加強高校學(xué)籍檔案管理

（一）建立完善規(guī)范的檔案管理制度，注重檔案質(zhì)量管理。

職能部門應(yīng)建立健全收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保密管理、傳遞送交和管理職責(zé)等各項規(guī)章制度，做到有章可循、有據(jù)可依、照章辦事；主管部門應(yīng)加強協(xié)調(diào)，切實改變各部門各自為政、各行其是的局面，從而使學(xué)籍檔案工作規(guī)章制度與其他管理制度一樣得到貫徹執(zhí)行。

以科學(xué)方法為手段，充分發(fā)揮科學(xué)管理和專業(yè)技術(shù)的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質(zhì)量保障體系，從而保證高質(zhì)量的檔案。使檔案管理工作得到完善，并具有規(guī)范性；樹立檔案意識，不斷提高檔案人員素質(zhì)，加強管理，完善規(guī)章制度，從而完善檔案管理工作。

（二）提高檔案意識，加強領(lǐng)導(dǎo)對其的重視力度。

學(xué)籍檔案的管理是高校管理的重要組成部分，學(xué)籍檔案的質(zhì)量直接反映了學(xué)校的管理水平，領(lǐng)導(dǎo)重視是學(xué)籍檔案規(guī)劃管理的關(guān)鍵。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的檔案質(zhì)量意識最為關(guān)鍵，領(lǐng)導(dǎo)必須提高意識，轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)清檔案管理的重要性。重視檔案數(shù)字化的大勢所趨，高度重視檔案網(wǎng)絡(luò)信息化、數(shù)字化建設(shè)，以較高的工作質(zhì)量來促進(jìn)檔案質(zhì)量。各級黨政管理部門和教學(xué)系管理部門都必須牢固樹立質(zhì)量意識，都得提高對學(xué)籍檔案重要性的認(rèn)識，并做好對下級工作人員的工作指導(dǎo)。

（三）加強檔案管理隊伍建設(shè)。

重視檔案干部隊伍建設(shè)，使隊伍結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化，建立一支科學(xué)、優(yōu)化、穩(wěn)定的檔案管理隊伍。為檔案管理人員創(chuàng)造提高業(yè)務(wù)水平和專業(yè)能力的平臺。形成由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)分管、校辦主任主管、專職檔案人員負(fù)責(zé)、兼職檔案人員配合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，為學(xué)校檔案工作的正常開展提供可靠的組織保障。

組織開展相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動，使檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、工作效率和運用現(xiàn)代化設(shè)備的技能全面提升。

建立相應(yīng)的崗位責(zé)任制，與考核制度相互制約，形成“目標(biāo)管理”的公共環(huán)境。務(wù)必保持檔案管理隊伍的相對穩(wěn)定，充分調(diào)動檔案管理人員的積極性、能動性、創(chuàng)造性，從而促進(jìn)檔案工作與學(xué)校各項工作的協(xié)調(diào)發(fā)展，更好地為學(xué)生就業(yè)服務(wù)。

（四）健全檔案信息管理體系。

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理制度改革的不斷深入，傳統(tǒng)的手工管理方式已經(jīng)不能滿足信息時代的要求，傳統(tǒng)的管理模式和手工方法將被打破。提出科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的操作方式，并統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)。使檔案部門與有關(guān)部門密切配合，在一定程度上實現(xiàn)檔案工作和學(xué)校主要職能活動的同步管理，多途徑的嘗試信息分類的實踐，務(wù)實檔案工作實踐的檔案分類方案。

學(xué)籍檔案管理應(yīng)實施“兩步走”戰(zhàn)略：一是紙質(zhì)個人檔案，二是電子檔案。并建立檔案信息管理體系，以電子檔案庫為基礎(chǔ)，在新生入學(xué)時就建立一個有著個人詳細(xì)資料的電子檔案庫，隨著檔案材內(nèi)容的增加而增加。檔案管理人員要做好檔案信息資源的收集和保管，還要了解用人單位的要求，擴大服務(wù)內(nèi)容，利用信息技術(shù)全方位地向用人單位展示畢業(yè)生資源，樹立學(xué)習(xí)良好的形象，建立起一套科學(xué)、高效的學(xué)生檔案管理體系。其中，以信息技術(shù)廣泛應(yīng)用為主導(dǎo)，檔案信息資源建設(shè)為核心，信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，信息人才為依托，檔案信息法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)為保障。

（五）開發(fā)利用信息資源，引入現(xiàn)代化手段，做好后續(xù)管理。

檔案部門應(yīng)積極探索利用途徑，不斷豐富檢索工具，圍繞學(xué)校的中心工作和重點任務(wù)，分析檔案需求信息，突出主動服務(wù)的特色。

利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行開發(fā)利用檔案信息資源，對數(shù)據(jù)繁雜、表格規(guī)格多樣、內(nèi)容涵蓋量大等這些材料進(jìn)行電腦管理，務(wù)實檔案部門現(xiàn)代管理；依托現(xiàn)代技術(shù)，制備出多層次檔案研編成果，力求滿足利用者的需求，深化檔案研編的層次；在辦公自動化的條件下，教學(xué)部門定期對在校生成績進(jìn)行計算機著錄，待學(xué)生畢業(yè)后形成一份完整地紙質(zhì)材料交給檔案部門，檔案部門做好后續(xù)管理；提高檔案使用效率，使傳遞快捷成功。檔案部門要建立一套完善的管理系統(tǒng)，畢業(yè)生畢業(yè)材料必須全部輸入進(jìn)去，使其作用得以真正發(fā)揮。

（六）增強意識，努力提升自身綜合素質(zhì)。

首先，檔案管理人員應(yīng)樹立現(xiàn)代管理意識。第一，要樹立檔案意識。高校學(xué)籍檔案管理工作是一項服務(wù)性很強的工作，為學(xué)校的教學(xué)工作和學(xué)生服務(wù)。故檔案管理人員必須樹立檔案意識，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強學(xué)生的檔案意識。第二，要增強服務(wù)意識。積極主動地與有關(guān)部門和教研室聯(lián)系，踏實、認(rèn)真地做好本職工作，端正服務(wù)態(tài)度。要善于與人交流，建立良好的人際關(guān)系，并且具有靈活的社會交往能力和巧妙的協(xié)調(diào)能力、快速的溝通能力以及對環(huán)境的適應(yīng)能力等。第三，要樹立法律意識。學(xué)籍檔案管理也是一項政策性很強的工作，必須按照國家的有關(guān)法規(guī)定進(jìn)行管理。檔案管理人員要樹立較強的法律意識，努力學(xué)?！稒n案法》及國家有關(guān)學(xué)歷、學(xué)籍管理方面的法律知識和學(xué)校的規(guī)章制度。同時，檔案管理人員不但要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和良好的服務(wù)意識，而且要有高度的責(zé)任心和較強的綜合能力。

其次，檔案管理人員應(yīng)具備過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)。學(xué)籍檔案管理工作是一項業(yè)務(wù)性很強的工作，故管理人員必須熟悉業(yè)務(wù)，工作才能得心應(yīng)手，管理人員才能做到心中有數(shù)，才能及時有效地做好工作。同時，管理人員要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和開拓創(chuàng)新的精神。不能憑個人主觀意愿、憑工作經(jīng)驗辦事，更不能感情用事，還要有勇于開拓創(chuàng)新的精神，積極專研業(yè)務(wù)，在工作中發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，此外，管理人員要熟練使用計算機，提高工作效率，從而能夠十分便捷地統(tǒng)計、查詢、檢索學(xué)生學(xué)籍的各類信息，務(wù)實管理工作的科學(xué)性和時效性。

總之，學(xué)籍檔案是學(xué)校檔案管理工作的一個重要組成部分，而檔案質(zhì)量是檔案的生命線，故做好檔案質(zhì)量具有深遠(yuǎn)的作用。我們每個從事檔案工作的人員必須樹立檔案全面質(zhì)量管理的思想，并且具備過硬的自身素質(zhì)，從而使檔案質(zhì)量不斷提高，務(wù)實檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)：

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[2]戈小寧.新形勢下高校學(xué)籍檔案管理存在的問題與對策[J].運城學(xué)院學(xué)報,2008(3).

[3]史柳萍.高校學(xué)籍檔案管理中存在的問題及其應(yīng)對[J].蘭臺內(nèi)外,2007(4).

第7篇：學(xué)籍檔案范文

關(guān)鍵詞：高校；留學(xué)生；學(xué)籍管理

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：ADOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2011.11.023

文章編號：1672-0407(2011）11-057-02收稿日期：2011-11-6

隨著國際間教育交流規(guī)模的日益擴大和我國高等教育質(zhì)量的提高，來華留學(xué)的人數(shù)近年來快速增長，越來越多的外國留學(xué)生選擇在我國接受教育。隨著外國留學(xué)生人數(shù)的不斷增加，外國留學(xué)生學(xué)籍檔案的管理工作也變得日趨重要起來。留學(xué)生學(xué)籍檔案管理與國內(nèi)學(xué)生學(xué)籍檔案管理有相似之處，但是由于外國留學(xué)生教育的特殊性，留學(xué)生學(xué)籍檔案的管理與一般的高校教學(xué)檔案還存在一些差別。如何科學(xué)、規(guī)范地管理外國留學(xué)生學(xué)籍檔案，并加大開發(fā)利用的力度，是新時期高校檔案部門所面臨的一個重要問題。

一、外國留學(xué)生學(xué)籍材料的特點

外國留學(xué)生在整個留學(xué)期間形成的文件材料，既有外事管理文件的屬性，又具有教學(xué)管理文件的屬性，同時，還有其區(qū)別于外事類和教學(xué)類文件的自身特點，而這些文件的特點是由留學(xué)生自身來源的廣泛性和所學(xué)專業(yè)的多樣性所決定的。留學(xué)生學(xué)籍材料呈現(xiàn)出多樣性的特點：

1.由于外國留學(xué)生來源范圍的不斷擴大和來源地區(qū)的廣泛，留學(xué)生學(xué)籍材料呈現(xiàn)多樣性的特點。因為各個國家制度不同，外來留學(xué)生所提供的申請材料中的個人履歷材料的數(shù)量和內(nèi)容均不同。以我校2010年畢業(yè)的外國留學(xué)生為例：留學(xué)生遍及六大洲，49個國家。其中以亞洲留學(xué)生最多，占72％：非洲次之，占18％；歐洲、美洲較少，各占5％；大洋洲僅1人。

2.由于外國留學(xué)生學(xué)歷層次和學(xué)制不同，使外國留學(xué)生學(xué)籍材料內(nèi)容多種多樣。如，目前我校外國留學(xué)生按學(xué)歷層次分為博士、碩士、本科生、進(jìn)修生、漢語言生、中文短期生等層次，相對應(yīng)的學(xué)制也分為博士、碩士生學(xué)制三年：本科生學(xué)制四年（醫(yī)科五年），進(jìn)修生和漢語言生分春、秋班，學(xué)制半年至兩年，中文短期班是寒、暑假班，為期也只有一到六周的時間。博士、碩士、本科留學(xué)生會形成從申請到畢業(yè)的一整套留學(xué)生學(xué)籍材料；而進(jìn)修、語言和中文短期班的留學(xué)生形成的留學(xué)生學(xué)籍材料僅局限為留學(xué)名冊、留學(xué)階段證書。

3.由于外國留學(xué)生到我國留學(xué)時選擇專業(yè)分散在所在高校的文科、理工科、醫(yī)科等的各個院系，使留學(xué)生學(xué)籍材料形成呈現(xiàn)分散性的特點。

4.由于外國留學(xué)生的留學(xué)資金來源不同，使留學(xué)生學(xué)籍材料中的審批材料的數(shù)量和內(nèi)容也不同。留學(xué)資金來源有國際組織資助留學(xué)、中國政府資助留學(xué)、本國政府資助留學(xué)、學(xué)校間交換留學(xué)、自費留學(xué)等。

二、外國留學(xué)生學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀

（一）外國留學(xué)生學(xué)籍管理部門不統(tǒng)一，造成留學(xué)生學(xué)籍材料階段性不完整

高校留學(xué)生一般由留學(xué)生管理部門和教學(xué)部門多重管理，而且管理職能上互有交叉，這就造成了留學(xué)生學(xué)籍材料形成的分散，因而給留學(xué)生材料的完整收集帶來了很大困難。同時，留學(xué)生學(xué)籍材料形成時間跨度大，需留學(xué)生畢業(yè)時突擊整理，集中歸檔，容易造成某一階段銜接不善，文件散失，因而收集不全。

（二）外國留學(xué)生學(xué)籍材料歸檔范圍局限，組卷方法不適宜當(dāng)前留學(xué)生學(xué)籍材料特點，影響檔案的管理和利用

1994年《高校檔案實體分類法》頒布以后，高校的留學(xué)生檔案一直按照《高校檔案實體分類法》中的歸檔范圍和方式歸檔。在實體分類法中，外事類檔案下設(shè)五個二級類目，外國留學(xué)生檔案被設(shè)置為其中的一個二級類目。因為當(dāng)時外國留學(xué)生數(shù)量不多，所以歸檔范圍相對教學(xué)類的學(xué)籍檔案的歸檔范圍少得多，組卷方法也相對簡單。

近幾年來，隨著留學(xué)生數(shù)量的增加，留學(xué)生產(chǎn)生的文件材料也越來越多，內(nèi)容也不斷得到豐富，原有的歸檔單位已顯得過于籠統(tǒng)和簡單，已無法體現(xiàn)和適應(yīng)當(dāng)前留學(xué)生學(xué)籍材料的特點。比如，有的留學(xué)生由于一些客觀原因，需要休學(xué)、離校、復(fù)學(xué)等，會跨年度產(chǎn)生各種手續(xù)類文件材料；有的留學(xué)生由于不能適應(yīng)課業(yè)的難度，會產(chǎn)生轉(zhuǎn)系、轉(zhuǎn)專業(yè)、降級等相關(guān)材料。這樣，部分留學(xué)生的學(xué)籍文件材料相對會有很大增加和不同，歸檔范圍也應(yīng)適當(dāng)加以完善和補充。

（三）外國留學(xué)生學(xué)籍檔案電子化程度低，影響外國留學(xué)生學(xué)籍檔案的開發(fā)利用

教育部在2007年頒發(fā)、試行了《普通高等學(xué)校外國留學(xué)生新生學(xué)籍和外國留學(xué)生學(xué)歷證書電子注冊試行辦法》，該《辦法》規(guī)定了對普通高等學(xué)校外國留學(xué)生接受學(xué)歷教育的新生學(xué)籍和外國留學(xué)生學(xué)歷證書統(tǒng)一實行電子注冊，建立外國留學(xué)生學(xué)歷從入學(xué)到畢業(yè)的完整信息，供外國留學(xué)生和有關(guān)機構(gòu)網(wǎng)上查詢。有的高校這一工作剛剛起步，還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)留學(xué)生檔案查詢需要，還有待于完善和實施。

三、改善外國留學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的對策

（一）全程管理，加強收集

收集工作是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，關(guān)系到外國留學(xué)生學(xué)籍檔案的管理和利用。針對高校負(fù)責(zé)管理留學(xué)生的部門多且交叉、留學(xué)生日常管理和教學(xué)管理分開的特點，檔案部門應(yīng)扎扎實實地加強協(xié)調(diào)工作，做好不同階段收集工作的合理銜接，做到檔案的收集與文件的全程同步管理。即檔案部門主動、積極深入到留學(xué)生所涉及的外事管理部門和教學(xué)單位進(jìn)行專業(yè)的檔案收集指導(dǎo)，做到經(jīng)常收集與集中收集相結(jié)合、定期收集與常年收集相結(jié)合、主動送交與上門收集相結(jié)合，以確保留學(xué)生學(xué)籍檔案的齊全完整。如，高校檔案管理部門應(yīng)從外國留學(xué)生入校后開始對留學(xué)生的文件材料收集、積累、歸檔工作進(jìn)行具體指導(dǎo)；然后全程負(fù)責(zé)并協(xié)調(diào)整個留學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間所設(shè)部門、院（系）的文件的采集；最后，留學(xué)生畢業(yè)時，再指導(dǎo)外事留學(xué)生部門對已收集積累的文件材料進(jìn)行整理立卷。這樣，才能保證留學(xué)生學(xué)籍檔案齊全完整。

（二）健全和完善外國留學(xué)生學(xué)籍檔案的歸檔范圍

針對來華留學(xué)生數(shù)量和類別的不斷增加，所形成材料日益豐富的特點和發(fā)展趨勢，高校檔案部門應(yīng)根據(jù)利用需求，不斷補充健全留學(xué)生學(xué)籍檔案的歸檔內(nèi)容。以我校為例，歸檔范圍明確列出學(xué)生在教學(xué)流程中形成的各個階段材料，并增加了錄取通知書、護(hù)照復(fù)印件等反映學(xué)生個人信息比較完整的一些材料。

（三）合理改進(jìn)組卷方法，便于留學(xué)生學(xué)籍檔案的保管、利用

目前，留學(xué)生學(xué)籍材料立卷仍沿用外事類管理性文件的橫向組卷方法，如以“外國留學(xué)畢業(yè)生登記表”為立卷單位，按年度橫向組卷，顯然這樣的組卷方法不利于查找利用，已無法滿足和適應(yīng)當(dāng)前日益變化的形勢。針對這種情況，可以借鑒教學(xué)類學(xué)籍檔案以人為單位的組卷方法， 把留學(xué)生學(xué)籍文件材料按留學(xué)生畢業(yè)年度，以留學(xué)生個人為立卷單位，縱向組卷。這樣的組卷方法可以系統(tǒng)、規(guī)范地立卷歸檔，同時方便留學(xué)生學(xué)籍檔案的保管和利用。

（四）拓展外國留學(xué)生學(xué)籍檔案的信息化管理，積極探索網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)

第8篇：學(xué)籍檔案范文

關(guān)鍵詞：開放大學(xué)；學(xué)籍檔案；創(chuàng)新

在當(dāng)前用戶需求日益多元化和教育手段日益更新的今天，開放大學(xué)只有在學(xué)籍檔案方面對管理和服務(wù)進(jìn)行創(chuàng)新，才能更好地優(yōu)化傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式，對服務(wù)進(jìn)行深化和拓展。

一、從管理方面探究開放大學(xué)學(xué)籍檔案管理的創(chuàng)新策略

1.對管理流程進(jìn)行創(chuàng)新。在準(zhǔn)備階段，制訂畢業(yè)審核方案，對畢業(yè)生成績的和審核的時間以及畢業(yè)審核報告的形勢和畢業(yè)審核通知的等均需做好準(zhǔn)備，并及時保存文件、方案、通知等。到了實施階段，主要是通過初審、復(fù)審以及終審，對數(shù)據(jù)進(jìn)行審核和校對，并制作和發(fā)放畢業(yè)證書。但是必須保證信息的準(zhǔn)確性，嚴(yán)禁存在任何錯誤。在上報環(huán)節(jié)，主要是整理好學(xué)生數(shù)據(jù)之后及時上報到有關(guān)主管部門。而在存儲環(huán)節(jié)，要根據(jù)建檔要求，將畢業(yè)生的成績單清晰地打印出來，并貼上照片，按照要求將其整理歸檔后送交檔案室進(jìn)行保存。

2.從管理制度上進(jìn)行創(chuàng)新。在學(xué)籍檔案管理中，注重管理流程創(chuàng)新的同時還應(yīng)在管理制度上進(jìn)行創(chuàng)新，盡可能地提升檔案管理人員工作的積極主動性，確保所建立的考核機制將工作目標(biāo)作為管理的核心，從而更好地評價工作完成的情況，并不斷完善現(xiàn)有管理機制，明確檔案管理的目標(biāo)和方針，確保檔案管理成效的評價更具多元化，從而更加靈活地考核管理的成效。

3.從管理技術(shù)上進(jìn)行創(chuàng)新。這里主要是加強計算機信息技術(shù)的應(yīng)用，盡可能地摒棄傳統(tǒng)的手工模式，利用計算機技術(shù)構(gòu)建學(xué)籍檔案信息系統(tǒng)，集檢索和編研以及統(tǒng)計為一體，提升學(xué)籍檔案工作效率與信息開發(fā)效益，傳播各種信息資源，這對提升學(xué)籍檔案的使用率具有十分重要的作用。所以我們必須將學(xué)籍檔案信息資源的共享作為目標(biāo)，加強建設(shè)的力度，著力提高學(xué)籍檔案資源的信息化建設(shè)水平。而在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)加強學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，盡可能地為學(xué)生提供交互式和開放式的學(xué)籍檔案管理平臺，使其更好地對有關(guān)信息進(jìn)行檢索，實現(xiàn)檔案資源的共享。

二、從服務(wù)方面探究開放大學(xué)學(xué)籍檔案服務(wù)的創(chuàng)新策略

開展管理工作十分重要，但是要想優(yōu)化管理，就需要將管理上升到服務(wù)的層次上來，因而在注重上述管理工作的同時，還應(yīng)提供多元化的服務(wù)，促進(jìn)服務(wù)的創(chuàng)新。

1.在服務(wù)意識方面進(jìn)行創(chuàng)新。始終堅持客戶第一的意識，在法律許可的范圍內(nèi)，應(yīng)給廣大師生和社會上的一些學(xué)籍檔案信息的等提供支持。由于學(xué)籍檔案中所記錄的內(nèi)容較為重要和特殊，因而其具有較強的嚴(yán)肅性和神秘感，所以在學(xué)籍檔案資源的開發(fā)和研究方面難以形成一定的氛圍，進(jìn)而對其加工和利用的難度較大。因此，管理人員必須樹立客戶第一的意識，盡可能地開放學(xué)籍檔案服務(wù)平臺，滿足不同群體客戶的需求，并想方設(shè)法調(diào)動學(xué)籍檔案管理人員的工作積極性，從而更好地促進(jìn)學(xué)籍檔案服務(wù)水平的提升。

2.在服務(wù)模式方面進(jìn)行創(chuàng)新。主要是對歸檔材料實施數(shù)字化的處理，尤其是易損和利用率較高的檔案材料，應(yīng)加強對其的數(shù)字化處理，并及時建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)存儲中心，將檔案數(shù)字材料存入數(shù)據(jù)庫中，從而促進(jìn)學(xué)籍檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新。而在此基礎(chǔ)上建立網(wǎng)絡(luò)平臺，完善其檢索功能，就能使客戶更好地利用這一資源。另外，高校要不斷完善學(xué)籍檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并對這些資源進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)備份，從而確保數(shù)據(jù)資料的安全性。

3.在服務(wù)手段上進(jìn)行創(chuàng)新。首先是制作網(wǎng)頁，并將學(xué)籍檔案信息及時錄入，以便于對學(xué)籍檔案信息進(jìn)行檢索，從而更好地促進(jìn)服務(wù)水平的提升。其次是建設(shè)電子文檔中心，對各種學(xué)籍信息進(jìn)行歸檔處理，方便客戶對電子文件的查詢和利用，實現(xiàn)電子文件信息資源的共享。再次是加強對資源的整合，打破傳統(tǒng)的獨立格局，將信息系統(tǒng)變得更加開放和更具共享性，實現(xiàn)對學(xué)籍檔案的一體化管理，盡可能地將系統(tǒng)的整體優(yōu)勢發(fā)揮出來，從而更好地實現(xiàn)資源的共享，促進(jìn)學(xué)籍檔案服務(wù)水平的提升，并加強對經(jīng)驗教訓(xùn)的總結(jié)，在服務(wù)手段上贏得客戶的認(rèn)可和青睞。

三、結(jié)語

綜上所述，開放大學(xué)的學(xué)籍檔案管理是一項十分重要的工作，為了更好地促進(jìn)管理水平的提升，還應(yīng)從傳統(tǒng)的管理理念上轉(zhuǎn)移到服務(wù)理念上來，并對管理模式、服務(wù)方式等進(jìn)行不斷創(chuàng)新和發(fā)展，才能更好地為客戶提供更加優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王玉萍.論開放大學(xué)學(xué)籍檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新[J].天津商務(wù)職業(yè)學(xué)院學(xué)報，2015（3）：49-51.

第9篇：學(xué)籍檔案范文

高校學(xué)籍檔案管理的重要性

學(xué)籍檔案是指在學(xué)生學(xué)籍管理活動過程中形成的、作為原始記錄并具有保存價值以備查考的不同形式的文字材料、圖表的總和。主要包括:新生錄取名冊、學(xué)生登記表、學(xué)籍卡片、原始成績報告單、在籍學(xué)生統(tǒng)計表、學(xué)籍變動材料、學(xué)生獎懲材料、畢業(yè)生名單、驗印申請書、畢業(yè)生成績匯總表、學(xué)歷證明存根等,是學(xué)生在校期間形成的具有保存價值的珍貴檔案,是高校檔案館重要的館藏資源,也是高校檔案管理的重要組成部分。隨著社會的發(fā)展和高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴大,學(xué)籍檔案的數(shù)量也在急劇增加,學(xué)籍檔案管理面臨著更大的挑戰(zhàn)。由于學(xué)籍檔案自身具有原始性、憑據(jù)性、權(quán)威性等特點,其利用率也在不斷提高,例如企業(yè)用人單位甄別學(xué)歷真?zhèn)?畢業(yè)生就業(yè)、出國留學(xué)、資格認(rèn)證等方面都需出具學(xué)籍檔案證明材料。另外,學(xué)籍檔案也是校友資源信息庫的主要資料,是建立校友信息庫的數(shù)據(jù)來源。學(xué)籍檔案也為校史研究、舉辦展覽、編輯出版年鑒、畫冊等提供素材。

隨著時間的推移,由于保存手段、室溫環(huán)境等多方面因素的影響,原始紙質(zhì)學(xué)籍檔案出現(xiàn)了紙張松脆、結(jié)塊、字跡淡化等現(xiàn)象,失去了使用的準(zhǔn)確性和可能性,同時,學(xué)籍檔案在翻閱或利用中還經(jīng)常會發(fā)生損壞或遺失現(xiàn)象,過度的查詢利用也加快了紙質(zhì)學(xué)籍檔案的破損速度。原始簡單、落后的學(xué)籍檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)日益發(fā)展的檔案管理要求,高校學(xué)籍檔案的管理與利用之間的矛盾日益突出。

高校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀

隨著信息數(shù)字化的發(fā)展,內(nèi)蒙自治區(qū)各高校在20世紀(jì)初才開始校園數(shù)字化,檔案部門開始啟動學(xué)籍檔案數(shù)字化工作,高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化工作還處于起步階段。目前,檔案管理僅限于2000年開始招錄學(xué)生的新生錄取名冊、在籍學(xué)生名單統(tǒng)計、畢業(yè)生名單及成績單的數(shù)字化管理,學(xué)籍檔案的其他相關(guān)信息等。例如學(xué)籍卡片、學(xué)生的獎懲情況、畢業(yè)生的去向等都還沒有進(jìn)行數(shù)字化管理,特別是2000年以前學(xué)生的學(xué)籍檔案情況還是原始的紙制學(xué)籍狀態(tài),所以學(xué)籍檔案的目前管理狀況與利用之間存在著脫節(jié)現(xiàn)象,沒有充分滿足學(xué)籍檔案的利用要求,在自動化管理與提供服務(wù)方面存在較大的局限性。

目前,高校學(xué)籍檔案化管理存在的問題及誤區(qū): 1. 2000年以前的學(xué)籍檔案管理還是原始的紙制管理方式,需要將這部分學(xué)生的新生錄取名冊、學(xué)生名單、畢業(yè)生成績單的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描,便于統(tǒng)一管理。 2. 電子版的學(xué)籍檔案不能等同于檔案數(shù)字化管理。很多學(xué)籍檔案,如學(xué)生的學(xué)籍變動材料、學(xué)生的獎懲材料、畢業(yè)生的就業(yè)去向及聯(lián)系方式等各高校都有電子版的材料卻沒有進(jìn)行數(shù)字化管理,這樣既不利于學(xué)籍檔案的完善,還會導(dǎo)致原始材料出現(xiàn)失真,或因電腦的損壞及一些突發(fā)事故導(dǎo)致檔案的遺失。所以,必須將現(xiàn)存的原始電子版檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化管理模式,才能使檔案永久保存。 3. 學(xué)籍檔案管理部門不能只注重學(xué)籍檔案的管理,還應(yīng)重視數(shù)字化檔案的利用和開發(fā),以適應(yīng)當(dāng)前不斷發(fā)展的學(xué)籍檔案利用。

高校學(xué)籍檔案數(shù)字化的發(fā)展構(gòu)想

隨著學(xué)籍檔案利用率的日益增加,不同用戶對學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)的需求也各不相同,這就要求構(gòu)建學(xué)籍檔案數(shù)字化平臺。學(xué)籍檔案數(shù)字化平臺應(yīng)以原始的紙質(zhì)學(xué)籍檔案為中心,搭建一個以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的學(xué)籍檔案數(shù)字化傳輸平臺、資源共享平臺、管理平臺、服務(wù)平臺以及綜合應(yīng)用平臺,實現(xiàn)數(shù)字化資源網(wǎng)絡(luò)化存取、分布式管理、開放式利用、一站式服務(wù)。學(xué)籍檔案數(shù)字化平臺應(yīng)具備三個主要模塊:學(xué)籍檔案數(shù)字化加工模塊,學(xué)籍檔案信息著錄模塊,學(xué)籍檔案查詢與展示模塊。

學(xué)籍檔案數(shù)字化加工模塊。學(xué)籍檔案目前主要是以紙質(zhì)的形式保存,該模塊主要實現(xiàn)對紙質(zhì)學(xué)籍檔案的數(shù)字化掃描以及對掃描完成的圖像進(jìn)行編輯處理,通過掃描的方式轉(zhuǎn)換為數(shù)字化資源進(jìn)入數(shù)字化平臺。

學(xué)籍檔案信息著錄模塊。掃描后的學(xué)籍圖片資源有的并不能直接用于查詢和利用,需要建立專門的學(xué)籍信息庫,使這些原始資源能夠進(jìn)行正確的識別。

學(xué)籍檔案查詢與展示模塊。該模塊能夠提供靈活多樣的查詢方式,滿足學(xué)籍檔案各個層面的不同查詢要求,可以按照多種條件查詢,并能將查詢的結(jié)果轉(zhuǎn)化為文件形式進(jìn)行打印。