學(xué)籍檔案管理與開發(fā)利用
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摘要：隨著我國進(jìn)入信息時(shí)代，“互聯(lián)網(wǎng)+”的計(jì)劃逐漸普及，讓高職院校的學(xué)籍檔案管理越發(fā)的趨于數(shù)字化和信息化。目前，“互聯(lián)網(wǎng)+”下的學(xué)籍檔案管理還存在著一系列的問題和漏洞，影響著高職院校學(xué)籍管理工作的開展。文章通過對相關(guān)文獻(xiàn)的分析和研究，對當(dāng)下“互聯(lián)網(wǎng)+”下高職院校學(xué)籍檔案管理和開發(fā)利用做出了簡要的分析，并提出了幾點(diǎn)意見以供參考。
關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；高職院校學(xué)籍檔案；管理和開發(fā)利用
1“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高職院校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀
學(xué)生的學(xué)籍檔案是學(xué)生在校期間，所有行為以及成績、表現(xiàn)的記錄，從入學(xué)之初一直到畢業(yè)，學(xué)籍檔案中記載著學(xué)生的思想品德，學(xué)籍變動(dòng)、獎(jiǎng)懲情況、成績記載等，是高職院校工作中不可或缺的重要組成部分。因?yàn)閷W(xué)籍檔案的特殊性，它本身就具有法律憑證的作用，所以，學(xué)籍檔案的完整和安全性對于學(xué)生本身、學(xué)校乃至社會和學(xué)生未來的發(fā)展都有非常重要的作用，因此，也成了各高職院校的重點(diǎn)工作內(nèi)容[1]。
1.1當(dāng)下高職院校中的學(xué)籍檔案多為紙質(zhì)，且檔案發(fā)展歷史不長
隨著我國信息科技的不斷發(fā)展，電子學(xué)籍檔案對傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案造成了劇烈的沖擊。以往的學(xué)籍檔案占地面積較大，而且因?yàn)榧堎|(zhì)不利于保存，更不利于資源信息的共享和傳輸，在當(dāng)下電子檔案的流行下，逐漸面臨挑戰(zhàn)和危機(jī)。電子檔案因?yàn)槠湔嫉孛娣e小，利于信息共享，同時(shí)也能夠把集成、遠(yuǎn)程調(diào)整和辨別簡單化和快捷化，受到了當(dāng)下各高職院校的歡迎。同時(shí)，因?yàn)椤盎ヂ?lián)網(wǎng)+”的發(fā)展和普及，科技技術(shù)能夠?qū)W(xué)籍檔案的數(shù)據(jù)庫、檔案的實(shí)體、系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)以及用戶的信息完全地集中在智能的數(shù)字信息平臺之下，有助于實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的挖掘以及整合和利用。
1.2當(dāng)下高職院校學(xué)籍檔案信息的收集渠道分散，不利于整體信息的整合
對于當(dāng)下的高職院校來說，學(xué)生的學(xué)籍和學(xué)歷因?yàn)樯龑W(xué)前所在的學(xué)校不同、地區(qū)不同，就導(dǎo)致很難進(jìn)行信息的整合和生成，多數(shù)的學(xué)籍檔案信息生成都是通過當(dāng)?shù)氐慕逃块T以及相關(guān)的部門找尋材料匯總生成的[2]。這樣的信息收集方式，就讓學(xué)籍檔案的管理工作非常的繁瑣，因?yàn)榍赖姆稚?，很有可能會?dǎo)致學(xué)生信息發(fā)生疏漏的問題，造成嚴(yán)重的影響。而互聯(lián)網(wǎng)下的電子學(xué)籍管理方式，能夠使用廣泛的網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)，將不同渠道的信息匯總到龐大的網(wǎng)絡(luò)平臺之上，并且儲存空間極為龐大，在數(shù)據(jù)的處理上也極為簡單和方便，以互聯(lián)網(wǎng)平臺為寄托，能夠?qū)⑺枰臄?shù)據(jù)輕松采集，并且進(jìn)行整合和存儲，從而達(dá)到學(xué)籍檔案資源收集的便捷化和智能化，極大地提高了高職院校整理學(xué)籍檔案的工作效率。
1.3學(xué)籍檔案的開發(fā)力度不足
對于學(xué)生學(xué)籍檔案的開發(fā)和利用，高職院校依舊處在初級的水平和階段。因?yàn)閮?nèi)外因素的限制，就導(dǎo)致學(xué)籍的開發(fā)受到了一定的影響。例如，學(xué)校對于專門負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案管理的教師來說，專業(yè)的技能和素養(yǎng)不足，沒有利用現(xiàn)代科技手段的能力，學(xué)籍信息資源匱乏。同時(shí)，對于學(xué)籍檔案的管理，現(xiàn)在也僅僅處在簡單的管理和收集的簡單業(yè)務(wù)上，沒有對信息進(jìn)行深加工，更沒有達(dá)到利用學(xué)籍檔案信息，幫助學(xué)校發(fā)展和教學(xué)管理的作用。與此同時(shí)，因?yàn)閷W(xué)籍檔案信息存在一定的隱私性，這就導(dǎo)致在進(jìn)行必要的檔案信息查詢的時(shí)候，因?yàn)闄?quán)限和手續(xù)的限制，導(dǎo)致信息查詢不利，影響了開發(fā)的進(jìn)度和教學(xué)管理的腳步。而“互聯(lián)網(wǎng)+”的大背景下，能夠?qū)⑿畔?shù)據(jù)的操作和管理簡潔化，工作的流程也化繁為簡，提高了管理人員的工作效率，同時(shí)更能節(jié)省人力和物力的資本，加快信息數(shù)據(jù)的整合分析，提高信息資源的開發(fā)和利用程度，以此推動(dòng)學(xué)籍檔案服務(wù)的智能化和數(shù)字化。
2“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下學(xué)籍檔案管理開發(fā)和利用面臨的挑戰(zhàn)
因?yàn)楦呗氃盒５膶W(xué)籍檔案中包含著學(xué)生所有的信息，與學(xué)生未來的利益和發(fā)展息息相關(guān)，再加上學(xué)籍檔案本身有著極強(qiáng)的應(yīng)用價(jià)值和參考性，就要求學(xué)籍檔案要充分發(fā)揮其功效，來更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會價(jià)值，更好地服務(wù)社會。因此，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，努力地開發(fā)和利用學(xué)籍信息就變得極為迫切，但是，也隨之面臨著一些挑戰(zhàn)和問題。
2.1傳統(tǒng)的學(xué)籍管理方式和理念根深蒂固
對于學(xué)籍檔案管理來說，一直以來，檔案的管理工作在眾人的思想中只是簡單地收集信息、收藏檔案、管理檔案、使用檔案，同時(shí)進(jìn)行編輯和統(tǒng)計(jì)，一些基礎(chǔ)類的服務(wù)工作，幾乎很少會有人將互聯(lián)網(wǎng)科技與現(xiàn)代的檔案管理工作融合到一起。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及和發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)入了學(xué)籍檔案管理工作領(lǐng)域，它工作的開放性、多元性以及信息化的特征都對以往傳統(tǒng)的管理模式產(chǎn)生了巨大的沖擊，在提高學(xué)籍檔案管理工作效率的同時(shí)，也增加一定的信息量，讓傳統(tǒng)的管理人員一時(shí)間難以適應(yīng)現(xiàn)在的變化，很難進(jìn)行快速的轉(zhuǎn)變。
2.2缺乏完善的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和科學(xué)的管理手段
要想讓學(xué)籍檔案信息在互聯(lián)網(wǎng)的背景下得到充分的開發(fā)和利用，就必須要有一套合格的軟件和硬件的配備，但是，從當(dāng)前的發(fā)展來看，大多數(shù)的高職院校對于學(xué)籍信息檔案的管理沒有投入過多的重視，導(dǎo)致資金投入極為有限，與其他同為互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展下的教學(xué)工作相比力度缺乏。要知道，網(wǎng)絡(luò)科技的數(shù)據(jù)統(tǒng)一格式和標(biāo)準(zhǔn)是能夠順利進(jìn)行檔案信息整合和開發(fā)的重要前提。不僅是各高職院校沒有重視，當(dāng)下大部分的檔案管理部門都沒有統(tǒng)一的要求和標(biāo)準(zhǔn)。完善健全檔案信息制度的相關(guān)體系標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一制定格式，以及科學(xué)化檔案信息的管理方式和工作的流程，規(guī)范數(shù)據(jù)的格式，以及網(wǎng)絡(luò)使用規(guī)則，達(dá)到信息化和數(shù)字化的運(yùn)轉(zhuǎn)，是當(dāng)下需要攻克的首要任務(wù)。
3“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下提高高職院校學(xué)籍檔案開發(fā)和利用的措施
3.1提高高職院校學(xué)籍過程管理，改善管理方式
互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，要想讓學(xué)籍檔案管理從傳統(tǒng)走向現(xiàn)代，從單一走向復(fù)合的道路，就必須要充分利用其服務(wù)的職能，提高過程管理，完善管理的流程和手段。（1）作為學(xué)籍檔案的管理人員，要重視檔案的規(guī)范化和完整程度，對于高職院校的學(xué)籍檔案來說，檔案的管理人員應(yīng)該在學(xué)生入學(xué)之初就要與之進(jìn)行主動(dòng)的聯(lián)系和溝通，讓學(xué)生意識到自己學(xué)籍檔案的重要性，認(rèn)真對待檔案信息，保留其真實(shí)性。其次，高職院校也要做好為管理人員的培訓(xùn)工作，讓管理人員認(rèn)識到自己工作的重要性以及價(jià)值，只有這樣，在面對學(xué)生學(xué)籍檔案的時(shí)候，管理人員才能從思想上改變對自己工作的態(tài)度，不斷地加強(qiáng)檔案的管理和規(guī)范，以防止工作出現(xiàn)問題，為學(xué)生以后學(xué)籍檔案的完整性作出貢獻(xiàn)。（2）在學(xué)籍檔案管理過程中，對于出現(xiàn)的問題和漏洞，管理部門要隨時(shí)提出與時(shí)俱進(jìn)的解決方案和建議，讓檔案管理問題能夠得到快速的解決，不把問題拖到最后。這就要求檔案管理部門的人員在學(xué)籍檔案存放入庫的時(shí)候，就要做到嚴(yán)格仔細(xì)地檢查，對于紙質(zhì)的學(xué)籍資料存放環(huán)境有嚴(yán)格的要求，只有適宜的存放環(huán)境才能最大限度地保護(hù)學(xué)籍資料的完好。（3）在進(jìn)行檔案信息資料收集的時(shí)候，采用雙套收集的方式，不僅要完善紙質(zhì)資料的存檔，同時(shí)完善電子化檔案的信息，在將檔案移交給相關(guān)的部門的時(shí)候，將紙質(zhì)版和電子版一起移交，并做好相應(yīng)的備份，只有這樣才能最大限度地保持學(xué)籍檔案信息的完整性和真實(shí)性。同時(shí)，要學(xué)會對電子學(xué)籍檔案做權(quán)限處理和加密處理，能夠保證遠(yuǎn)程輸送檔案時(shí)，電子信息的安全性。
3.2開發(fā)學(xué)籍檔案，延伸學(xué)籍檔案的范圍
高職院校中的學(xué)籍檔案不僅具有一定的保存價(jià)值，同時(shí)也具有一定的社會活動(dòng)參考價(jià)值，對學(xué)校以及社會的相應(yīng)教學(xué)活動(dòng)，起著一定的指導(dǎo)作用。隨著社會的不斷發(fā)展和進(jìn)步，檔案信息也受到了越來越高的重視，它直接影響了當(dāng)下社會人才的選拔以及社會的發(fā)展，這就讓學(xué)籍檔案的利用率逐年提高。對此，高職院校一定要重視學(xué)籍檔案的管理以及充分的利用，不斷將信息加以整合和利用，分析在校學(xué)生的情況，為今后的教學(xué)工作提供方向。當(dāng)下高職院校面臨的主要問題就包括實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的科學(xué)化以及信息的高效利用。只有不斷地優(yōu)化檔案信息的管理，不斷地開發(fā)和利用，才能起到推動(dòng)學(xué)校管理促進(jìn)社會發(fā)展的作用。
4結(jié)語
在當(dāng)下“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的學(xué)籍檔案管理，提高學(xué)籍信息的有效利用，各個(gè)高職院校就需要不斷地解放思想，與時(shí)俱進(jìn)地探索合理化和數(shù)字化的管理方式，摒棄以往的傳統(tǒng)管理方式。在強(qiáng)化自身服務(wù)意識的同時(shí)，不斷地提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)平臺，做到一體化的管理，讓數(shù)字信息更加安全化，實(shí)現(xiàn)真正的安全共享，只有這樣才能不斷提高高職院校的管理水平，推動(dòng)高職院校學(xué)籍檔案開發(fā)和利用新局面的形成。
[參考文獻(xiàn)]
[1]馬宏正.基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的高職院校學(xué)籍檔案管理與開發(fā)利用[J].江蘇科技信息，2017（5）：29-30.
[2]劉康.高職院校檔案管理信息化深化實(shí)踐探討[J].無線互聯(lián)科技，2017（5）：109-110.
作者：于敏 單位：江蘇農(nóng)林職業(yè)技術(shù)學(xué)院