學籍檔案管理精選(九篇)

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第1篇：學籍檔案管理范文

學籍檔案對學生來講極為重要，是學生在本階段學習的重要記錄憑證也是其進行下一階段學習或者工作的重要保障，因此做好中學學籍檔案管理工作就顯得具有較強的現(xiàn)實意義。筆者在本文中首先研究了中學學籍檔案管理中存在的問題，然后提出對學籍檔案管理進行優(yōu)化的措施，同時還研究了在利用檔案過程中應該注意的相關問問題，以期更好的管理中學學籍檔案。

關鍵詞：

中學；學籍檔案；問題；解決措施

進入新新世紀后，國家對教育教學愈加重視，同時作為學生重要的學習記錄，學籍檔案管理工作異常中重要。學生在中學期間的活動情況主要由學籍檔案進行記錄，是學生升學、工作等重要的依據(jù)，科學的管理學籍檔案，是每一位檔案管理人員的首要任務。對學生來講，學籍檔案極為重要，一旦在管理中出現(xiàn)問題，會嚴重影響學生今后的學習和工作。基于學籍檔案管理的重要性，對中學檔案管理中存在的問題進行研究并提出有針對性的解決措施就顯得具有較強的現(xiàn)實意義，筆者在本文中對此進行探討和研究。以期進一步促進中學學籍檔案管理工作。

一、學籍檔案管理中存在的問題

1、學校管理者的重視力度不足

一般情況下學校配備的學籍檔案管理人員較少，從學生進入中學到學生最終畢業(yè)，要經(jīng)歷很多工作，工作任務量較大，同時由于學生眾多，無形中加大了總工作量，雖然在此背景下，但是學生其他工作部門還會借用檔案管理員協(xié)助開展相關工作，導致管理人員過于繁忙，同時學校配備的相關設備陳舊，一些學校的學籍檔案管理人員沒有自己獨立的工作空間，時長出現(xiàn)學籍檔案丟失的情況，繁重的工作，較大的工作量導致檔案管理員具有較大的流動性。

2、管理學籍檔案的模式陳舊

中學學生學籍檔案具有繁多的內容，要想保障服務的準確性，僅僅憑借個人的記憶進行檢索顯得極為不易，不僅效率低下而且容易出錯。所以，筆者建議應該在中學學籍檔案管理中使用計算機，不僅提升檔案管理的工作效率，更能保障其正確性。

3、學籍檔案管理人員銜接不暢

由于學校學籍檔案管理人員艱苦的工作環(huán)境，因此造成人員流動較大，對學校持續(xù)性的建設、管理和利用學籍檔案造成嚴重的影響。所以，當前最緊迫的就是針對存在的問題，提出有效的解決措施，切實提升學籍檔案的管理質量和效率。

二、提升中學學籍檔案管理質量和效率的措施

1、學校重視

鑒于中學學籍檔案工作的特殊性，作為學校管理人員對該項工作應該加以重視，在硬件、軟件建設上全力支持，給相關管理人員獨立的辦公空間，配備專職學籍檔案管理人員，并加大智力投入，持續(xù)培養(yǎng)，保障學籍檔案管理人員具有較高的工作技能。

2、強化意識，明確職責

學校相關部門應該對學籍檔案管理工作人員的工作環(huán)境進一步優(yōu)化，作為學籍檔案管理人員應該自覺學習相關知識和技能，不斷提升工作意識、服務意識，明晰自身工作重要性，嚴格按照相關規(guī)定科學的管理學籍檔案。

3、重視培養(yǎng)，構建強隊

要想提升中學學籍檔案的管理質量，擁有一支高水平的管理隊伍極為重要。管理人員不僅政治素養(yǎng)高，還應該具有較強的職業(yè)技能，因此這就要求當前在中學從事學籍檔案工作的人員應該不斷深化學習意識，在各方面提升能力，保障具有較高的綜合素質和水平。作為學校，應該對這項工作有清醒的認識，舉辦相關培訓會，提升其專業(yè)技能的深度和廣度；建立管理工作激勵制度，在管理工作中表現(xiàn)突出的給予物質、精神上的獎勵；樹立工作典型，強化學習意識并落實相關待遇，為學校學籍檔案管理工作奠定良好的基礎。

4、穩(wěn)定隊伍，持續(xù)發(fā)展

學校學籍檔案管理工作的穩(wěn)定性、連續(xù)性和管理隊伍的穩(wěn)定性、連續(xù)性有很大的關系。此工作需要相關人員具有厚重的工作經(jīng)驗，在實際工作中不斷完善。要是頻繁調動管理人員的工作崗位，會嚴重影響檔案管理工作的持續(xù)性。所以，學校相關管理部門要對檔案管理隊伍的穩(wěn)定性有清醒的認識，健全管理制度，促進連續(xù)性的學籍檔案管理工作。

三、結束語

總而言之，檔案管理工作和學生今后的學習和工作息息相關，是學生這一階段學習的必要記錄，更是學生開展下一階段學生的重要保障，事關每一位學生的切身利益，因此我們必須對學生負責，秉承較高的服務意識和責任觀念，把學籍檔案管理工作科學的進行，這也是對一個學校教學質量、綜合實力進行衡量的重要指標之一。所以，這就要求中學學校對本校內的學生學籍檔案管理工作強化重視，不斷完善學生學籍檔案管理辦法，依托學校的實際情況，制定科學的管理體系，嚴格記錄學生在中學的表現(xiàn)。有效的開展此項工作也是為各項工作的開展奠定良好的基礎。

作者：張慧芳 單位：山西榆次八中

參考文獻

[1]徐會穎.試論如何搞好學校學籍檔案管理工作[J].科學中國人.2016(08)

[2]孫怡紅.強化學籍檔案管理工作的思考[J].河南教育(基教版).2013(12)

第2篇：學籍檔案管理范文

（一）領導對檔案管理不夠重視

現(xiàn)如今，很多高校的學籍檔案管理工作普遍存在場地面積不足、辦公設備陳舊、缺少專業(yè)管理人員和缺乏專項業(yè)務經(jīng)費的情況，之所以會出現(xiàn)上訴情況，跟領導對檔案管理工作不夠重視有著直接關系。高校學籍檔案所反映出的價值是具有一定隱性和潛在性的，往往容易被校領導所忽視。想要加強對學籍檔案的管理是需要進行資金投入的，卻無法收到“立竿見影”的效果，這使得高校領導望而怯步，更多的選擇把資金投入到校園的硬件建設當中去。校領導對“硬實力”過于重視，卻忽視了“軟實力”才是高校發(fā)展建設當中的重中之重。

（二）管理人員隊伍建設不完整

由于高校對學籍檔案管理工作認識的不足，以至于其被錯誤的放在高校建設的從屬地位，各院校也沒有聘請專業(yè)的檔案管理人員來進行學籍檔案的管理工作，很多檔案管理工作都是校內的行政業(yè)務人員來兼管的，然而由于校內行政工作繁重，這使得檔案管理工作人員的流動性非常大，而在職人員也缺乏檔案管理的專業(yè)水平和理論素養(yǎng)，以至于出現(xiàn)了檔案管理隊伍整體業(yè)務水平低、工作積極性差、檔案管理觀念陳舊等情況，常常無法按照檔案信息管理工作的要求來進行學生學籍檔案管理的收集、整理、和分類歸檔工作，使得學生學籍檔案的流失量增大，學生檔案材料殘缺不齊。不僅影響了高校學籍檔案的利用效率，更嚴重阻礙了高校學籍檔案事業(yè)的發(fā)展。

（三）檔案管理工作缺乏規(guī)范性

因為高校對檔案管理工作的錯誤認識及重視度不夠，使得高校學籍檔案管理工作缺乏一套詳細的、統(tǒng)一的、可以用來約束檔案管理工作的規(guī)章制度，這是致使高校學籍檔案管理在收集核對、歸檔整理、信息使用傳遞過程中出現(xiàn)問題的重要原因。不僅如此，由于缺少規(guī)范的管理制度，使得管理人員職責劃分不清，對已出現(xiàn)問題的責任相互推諉、工作協(xié)作性差，以至于高校學籍檔案在客觀上缺乏嚴謹性。

二、加強學籍檔案管理的對策

（一）加強檔案宣傳，引起領導重視

學籍檔案的管理工作是高校管理工作中重要的組成部分，學籍檔案質量的好壞直接影響到學校的管理水平。加強領導對學籍檔案管理工作的重視，是提高學校檔案管理工作的關鍵所在，因此高校各級黨政管理以及教學管理部門，都必須充分的認識到學籍檔案管理工作的重要性，增強檔案管理意識。檔案管理部門和管理人員，要從過去“默默無聞”的被動工作狀態(tài)中走出來，通過校園網(wǎng)絡媒體、專題講座、宣傳手冊、報告?？榷喾N途徑來宣傳和普及學籍檔案的基礎知識，加強校領導、教師、學生以及校工作人員對學籍檔案社會效益及綜合效益重要性的認識，以確保學生能夠提供真實準確的檔案信息、檔案管理人員能夠認真細致的對檔案進行收集管理，校領導能夠嚴謹負責的加強信息檔案管理建設。

（二）加強檔案管理隊伍的素質建設

想要提高學籍檔案管理工作的管理水平，一支嚴謹、團結、穩(wěn)定的管理隊伍是必不可少的。學校應該經(jīng)常組織開展檔案管理的業(yè)務培訓和學術交流活動，積極地為檔案管理人員創(chuàng)造出能夠提高專業(yè)能力和業(yè)務水平的平臺，使檔案管理人員的業(yè)務水平、工作效率以及對現(xiàn)代化管理設備的操作水平得到全面的提升。與此同時，更要重視檔案管理人員的職業(yè)道德建設，增強管理人員的責任感和事業(yè)心，真正樹立起現(xiàn)代化檔案管理工作人員全新的職業(yè)形象。另外，檔案管理隊伍的穩(wěn)定性，對于檔案管理工作也是非常重要的，高校應設立恰當?shù)目己酥贫群酮剟顧C制，充分調動起檔案管理工作人員工作的積極性，全面促進檔案各管理工作與學校各項工作協(xié)調發(fā)展，更好的為學生就業(yè)提供便利條件。

（三）建立完善的規(guī)范檔案管理制度

科學、嚴謹、完善的學籍檔案管理制度，是協(xié)調、有序、順利開展學籍檔案管理工作的重要保障。檔案管理部門應對檔案的收集整理、檢查歸檔、保管傳遞以及管理職責等各項工作活動，制定出一套嚴謹?shù)?、完整的?guī)章制度，使學籍檔案管理工作做到有據(jù)可依、有章可循。與此同時，主管部門應對現(xiàn)有的各部門各自為政的工作狀態(tài)進行切實的改變，促進各部門團結協(xié)作的工作態(tài)度；各級領導要做到把執(zhí)行管理制度作為加強檔案管理部門制度建設的工作重點來抓，讓學籍檔案工作制度與其他制度一樣，真正得到貫徹和落實。

第3篇：學籍檔案管理范文

關鍵詞：職業(yè)院校；學籍檔案；管理

中圖分類號：G712 文獻標識碼：B 文章編號：1002-7661（2016）06-005-01

學籍如同學生的“身份證”，學籍檔案儲存著學生的個人信息。學籍管理的過程實際上就是建立、使用、開發(fā)學籍檔案的過程。怎樣做好職業(yè)院校的學籍檔案管理工作，使其走出困境，滿足教學、科研、就業(yè)及學生發(fā)展的要求，成為職業(yè)院校管理工作面對一個新問題。

一、學籍檔案管理的特點

學籍檔案是學生通過在校期間的學習實踐等活動中形成的，對個人、學校和社會具有證明、保存、使用價值的歷史記錄，是掌握學生情況、規(guī)范學生管理、培養(yǎng)合格人才的依據(jù)，也是檔案的重要組成部分。學籍檔案包括學生學習期間的成績、品行、獎懲、組織能力、活動能力、操作能力、身體狀況、畢業(yè)鑒定及專業(yè)特長、興趣愛好等各方面的內容，是學生在校期間各種表現(xiàn)全面評價。學籍檔案與其他類型的檔案相比，具有原始性、周期性、分散性、保密性等特點。學籍檔案自身的特殊性，要求學籍檔案管理人員要認真、負責，以高度的責任心做好平時的收集、整理、轉遞等工作。

二、學籍檔案管理存在的主要問題

1、文件收集整理、立卷、歸檔不規(guī)范

檔案管理方法隨意性大，材料雜亂。主要表現(xiàn)在：一是時間編排混亂、編目不清。有的學生按入學年度編排，有的學生按學習專業(yè)編排，有的學生按畢業(yè)年度編排。組卷沒有規(guī)定，沒有按學院、系、專業(yè)的層級關系組卷。二是歸檔、組卷、裝訂不夠規(guī)范。三是學院缺乏對各系部檔案管理工作的檢查考核和評比。加之一些學生對檔案的重要性認識不夠，出現(xiàn)學籍檔案、畢業(yè)證書多年積壓、無人領取，甚至轉遞丟失的現(xiàn)象。造成以上問題的主要原因：一是領導重視不夠，檔案管理出現(xiàn)空白；二是檔案管理制度不健全，檔案管理人員責任心不強，無制約措施；三是指導培訓不到位，檔案管理盲目、無頭緒。

2、學籍檔案管理制度不夠完善

目前，職業(yè)院校學籍檔案管理存在制度規(guī)范不一，質量參差不齊、人員構成復雜、管理手段落后等問題。各院校還沿用各自的老辦法、老習慣、老傳統(tǒng)，造成歸檔整理、保管保密和信息利用等方面都不規(guī)范。如歸檔材料沒有統(tǒng)一的規(guī)格；收集過程中紙張大小不統(tǒng)一；檔案材料沒有進行規(guī)范整理，有的甚至沒有進行科學的分類和裝訂；現(xiàn)代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。

3、缺少熟練掌握現(xiàn)代信息技術的工作人員

隨著現(xiàn)代信息技術的不斷發(fā)展進步，各院校檔案管理也在逐步進入現(xiàn)代化、網(wǎng)絡化管理，不再是簡單的材料堆積與羅列，不再是機械地保管。從這一點說，學籍管理人員應該是學校決策管理的參謀和智囊。但當前職業(yè)院校學籍檔案基本由兼職人員管理，檔案管理處于原始的手工檢索階段。多數(shù)檔案管理人員未經(jīng)過專業(yè)培訓，沒有學過先進的計算機網(wǎng)絡管理知識，在一定程度上影響了學籍檔案管理水平提高。

三、加強學籍檔案管理的幾點措施

1、強化檔案意識，規(guī)范學籍檔案管理

學籍檔案文件材料未能及時清理歸檔的主要原因是檔案工作領導及檔案管理人員思想重視不夠。因此，應將強化檔案意識作為搞好檔案工作的前提。因為就檔案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎的工作，它有賴于各部門的配合與支持。各院校應通過檔案法律、法規(guī)的學習與宣傳，增強各級領導和廣大教職員工的檔案意識，使之充分認識到檔案是黨和國家的寶貴財富，是社會各項事業(yè)得以延續(xù)和發(fā)展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源。每位教職工都必須按照《檔案法》的要求，維護檔案的完整與安全，從而使散存于各部門或個人手中的一些有重要保存價值的文件材料及時歸檔。同時，要針對學籍檔案管理方式、方法不盡相同的問題，及時調研，確定科學的檔案管理方法，便于學籍檔案的及時歸檔、集中保管、查詢利用，以形成檔案工作的良性循環(huán)。

2、加強制度建設，提高學籍檔案管理的水平

職業(yè)院校要建立健全完整科學的檔案管理工作規(guī)章制度，使工作有序，有據(jù)可依，保證檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化。學院應建立完善學籍檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別、轉遞等制度。及時收集、補充、更新和完善學籍檔案材料， 對那些地點分散、成分復雜、時間跨度較大的學籍檔案，進行認真細致的鑒別，做到學籍檔案的收集和歸檔工作不丟失、不積壓。要制定嚴格的工作程序，細化工作流程，努力提高學籍檔案材料的歸檔率、準確率，做到存放分類準確，案卷排列有序、條目清楚、查找便捷。

第4篇：學籍檔案管理范文

對于學生的高校學籍檔案而言，是一份極為重要的資料，同時也是記錄在校每一位學生學習情況、社會實踐以及體現(xiàn)他們德、智、體美等多方面的重要資料和原始數(shù)據(jù)?？墒蔷湍壳岸裕谖覈咝W生學籍檔案管理過程中，依然存在很多問題有待解決，本文就根據(jù)實際情況，從歸檔、整理、收集以及轉遞等四方面入手，對當今學生學籍檔案管理工作進行闡述。

【關鍵詞】

高校學生；檔案；管理；策儀

就學生學籍檔案而言，其中包括了學生的總成績、學籍卡片、學生名冊、學生變更資料、獎勵材料以及畢業(yè)生材料等等，它是衡量學生在校期間總體表現(xiàn)和日常學習情況的一個重要數(shù)據(jù)。當學生的學籍檔案被收集整理好之后，需要經(jīng)過歸檔到最終的保存?？墒牵谶@一系列繁雜的過程中，由于學籍檔案種類較多，且形式多變，所以在整體的轉遞、保管和利用過程中時常出現(xiàn)各種各樣的問題，所以，我國高校必須加倍重視學籍檔案管理工作，確保學籍檔案管理工作的整體質量。

一、學籍檔案所具有的作用

（一）學籍檔案具有憑證作用

正如之前所說，高校學生學籍檔案可以真實有效的反映出一個學生在校期間學習的基本情況、社會實踐以及體現(xiàn)他們德、智、體美等多方面，學籍檔案自身同樣具備真實性、可靠性以及準確性等特點，它可以客觀的反映出高校學生整體思想素質以及品德表現(xiàn)。除此之外，站在物跡特點的角度上講，學籍檔案還將學生的成長情況等資料記錄在內，是學生將來就業(yè)、升學或者留學的根本憑證。

（二）學籍檔案具有參考作用

除了上述內容之外，學籍檔案還詳細記錄了學生的轉學情況、退學情況、升學情況以及品行的優(yōu)劣等等，為學校以及將來的用人單位提供了學生更加詳細的個人資料，方便學?；蚪窈蟮挠萌藛挝桓尤?、細致的了解每一位在校學生的整體情況，為學生綜合素質等各方面提供參考。學籍檔案同時也是社會選拔、培養(yǎng)、教育、上任人才的一個重要依據(jù)。

（三）學籍檔案具有評估作用

一個學校的辦學理念是否能適應社會需求，是否能夠幫助社會培養(yǎng)出更多優(yōu)秀的人才，早已成為一種衡量高校辦學水平的重要指標。而學籍檔案則有學生就業(yè)方面、招生方面的內容，可以切實有效的反映出該學校生源的多少、各門專業(yè)受歡迎程度以及畢業(yè)生的就業(yè)傾向等等。對于學籍考核以及管理而言，則可以真實有效的反映出一個學校的教育質量以及教學水平，是評估教學、專業(yè)的一項重要內容，同時通過這些評估也可以直接看出一所學校的好壞。

（四）學籍檔案具有人才信息庫的作用

對于學校而言，其最終目的還是為了向社會輸送更多優(yōu)秀人才，而眾多的學籍檔案則可以組成一個強大的學生資料數(shù)據(jù)信息庫，這種數(shù)據(jù)庫可以有效的為將來用人單位提供學生的各種數(shù)據(jù)以及基本信息，方便用人單位選拔適合本單位的人才，與此同時，學籍檔案可以有效地發(fā)揮出人才信息庫的作用。

二、當今我國學籍檔案現(xiàn)存的缺陷

（一）正是因為學籍檔案的特點，決定了管理方面的困難

對于學籍檔案工作而言，其自身具備很多特點，例如：首先，學生接受的教育形式相對復雜，其中有學歷教育，但同樣也存在非學歷教育。而單從學歷教育上講，又分成了脫產學習以及業(yè)余學習等等。非學歷教育則指的是成人教育、證書教育以及單科教育等。其次，學籍檔案的收集、轉遞以及歸檔等過程復雜，所花時間也相對較長。正是因為學籍檔案的種類較多，且歸檔難度較大，所在管理上難免出現(xiàn)困難。

（二）學籍檔案管理渠道較多

現(xiàn)如今，我國很多高校在學籍檔案管理這一塊都有多種渠道，例如教務處只負責學籍的變更以及成績變更；學生處只負責學生的獎懲情況；學生在日常學習生活中所參與的活動以及重大事件都是由輔導員負責，正是由于這樣的原因，致使學籍檔案在收集和整理過程中造成了極大不便。

（三）高校領導以及管理人員對學籍檔案管理工作不夠重視

就從我國來看，現(xiàn)在還有少數(shù)部分的校領導以及檔案管理者對學籍檔案工作不夠重視，因為對于學籍檔案而言，其發(fā)揮的作用通常都是隱性的、潛在的，很少涉及到經(jīng)濟利益，因此并沒有得到校領導或管理人員的重視。

三、提高學籍檔案策儀

（一）讓學籍檔案受到足夠重視

對于學籍檔案管理人員而言，尤其是教學管理部門以及黨政部門等，要切實提高學籍檔案工作的認知度，加強學籍檔案管理工作，使高校學籍檔案發(fā)揮出自身應有的作用。

（二）不斷對學籍檔案進行規(guī)范化管理

要想切實做好學籍檔案管理工作，那么就應當加強學籍檔案的管理制度，使其逐漸走向規(guī)范化。要對在校每一位學生的學習成績以及學籍進行“文檔一體化”管理。根據(jù)規(guī)律統(tǒng)一編訂學生的學號，嚴格遵循學號唯一性原則，杜絕重號情況發(fā)生。在此基礎上，根據(jù)高等教育統(tǒng)一招生錄取名單，對剛如學的新生進行一一核對，確保資料與個人準確無誤。除此之外，還應當使學籍異動管理逐漸規(guī)范化，對每一位學生實行嚴格的考勤制度，確保不會有“在籍不在學”的情況發(fā)生。最后，要根據(jù)教育部頒發(fā)的電子注冊文件中的各項要求，對滿足畢業(yè)要求的畢業(yè)生進行畢業(yè)證書電子注冊號。

（三）當學籍檔案被錄入進計算機之后，要做好應有的安全防范工作

現(xiàn)如今，隨著信息化時代的到來，計算機已經(jīng)成為了我們日常辦公中必不可少的一項重要設備。當學籍檔案管理工作逐漸實現(xiàn)自動化過程中，我們一定要嚴加重視學籍檔案保密工作。當學籍檔案入網(wǎng)之后，一定要對利用者進行權限設置，因為學籍檔案一檔被錄入進電腦之后，將不存在筆跡、字跡特征等特點，如果被篡改將很難查證。所以學籍檔案管理者要對檔案使用者進行權利限制，從根本上確保學籍檔案的安全性。

參考文獻：

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[2]陳海鴻.普通高校學生學籍檔案管理策議[J].學理論，2013，206-208

[3]趙奎安.高校學生學籍檔案的利用研究[J].青春歲月，2013，243-246

第5篇：學籍檔案管理范文

［關鍵詞］ 高職院校； 學籍檔案管理

近年來，隨著我國職業(yè)教育的大力發(fā)展，高職院校擔負著培養(yǎng)社會主義經(jīng)濟建設急需的技能型、應用型、實操型的高級專門人才的任務。要實現(xiàn)這一任務，必須加強和完善學生學籍管理工作，因為學生學籍管理工作在穩(wěn)定教學秩序、提高教學效果、優(yōu)化育人環(huán)境、保證辦學目標的實現(xiàn)等方面有著十分重要的意義。本文認為，為加強高職院校學籍檔案管理，可采取以下有效措施：

1. 提高重視程度， 健全規(guī)章制度

在競爭日益激烈的今天，各個企業(yè)、各個部門的競爭， 更是各類專業(yè)人才之間的競爭， 而在激烈的人才競爭中， 高職院校學籍檔案發(fā)揮著重要的價值與作用， 直接關系到畢業(yè)生的就業(yè)與前途。高職院校領導、各職能部門以及學生本人， 都應提高對學籍檔案的重視和認識， 自覺收集、更新、完善學籍檔案。高職院校構成比較復雜，學籍檔案種類多、形式多樣，涉及的系、部、實訓中心特別多，學生成分復雜， 時間跨度大，給收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞和管理利用等環(huán)節(jié)帶來一定的難度，因此校領導要切實加強對學籍檔案的建立和管理的督導工作， 在人、財、物配備上給予支持， 挑選有責任心的專職或兼職人員擔任學籍管理工作， 改善辦公、管理環(huán)境， 加強關于學籍檔案工作的宣傳， 為高職院校學籍檔案管理規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化提供有力的保證?？茖W化、正規(guī)化管理學籍檔案的前提是建立和健全各項規(guī)章制度。依據(jù)《普通高等學校檔案管理辦法》以及遵循各高職院校學籍檔案形成的規(guī)律， 制定、完善學籍檔案從產生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規(guī)章制度， 規(guī)定專職和兼職檔案人員的工作職責和任務。如制定 “學籍管理規(guī)定”、“學籍收集整理制度”、 “學籍管理人員崗位職責”等， 使學籍檔案管理做到有章可循， 有據(jù)可依， 照章辦事。

2. 搞好學籍檔案的開發(fā)利用，做好檔案信息的社會化服務

隨著計算機技術和網(wǎng)絡技術的發(fā)展，學籍檔案管理也逐漸實現(xiàn)信息化。以往以保密和單純保管為主的管理方式已逐漸不能適應社會的需要。高職院校學籍檔案管理工作必須跟上時代步伐，改革不適應現(xiàn)代化管理要求的方法，將計算機技術引入學籍檔案管理工作中。高職院校可以建立先進的教學管理系統(tǒng)，集排課、選課、學籍等教學管理工作于一體，通過計算機網(wǎng)絡信息系統(tǒng)，建立一個學籍管理平臺，將新生錄取名冊、學生學籍、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)證書編號等，由教務部門的總網(wǎng)站下轄各系的分網(wǎng)點，隨時檢索所需的學籍檔案材料，從而實現(xiàn)資源共享，提高工作效率，使學生學籍檔案管理走向科學化、規(guī)范化。

3. 加強檔案管理隊伍建設，提高學籍檔案管理人員的素質

加強檔案管理隊伍建設，提高檔案管理人員素質，是學籍檔案管理科學化、現(xiàn)代化的關鍵所在。高職院校必須采取切實措施，重視學籍檔案管理人員的崗位培訓和專題培訓，不斷提高他們的管理水平和業(yè)務素質。首先，在思想政治方面，檔案人員要努力學習黨的路線、方針、政策，樹立正確的人生觀和世界觀，熱愛檔案事業(yè)，愛崗敬業(yè)，認真學習檔案法律法規(guī)，維護學籍檔案的真實面貌；其次，在業(yè)務方面，學籍檔案管理人員不僅要熟悉掌握學籍檔案管理方面的政策和規(guī)定，還要努力學習檔案管理方面的專業(yè)知識和技能，熟練使用計算機等現(xiàn)代化管理設備，與時俱進，優(yōu)化知識結構，在理論上和實踐上成為學籍檔案管理方面的行家里手；另外，還要保持學籍檔案人員隊伍的相對穩(wěn)定，關心和激勵學籍檔案管理人員，使其安心本職工作，增強事業(yè)心和責任感。學校要努力創(chuàng)造條件，充分調動學籍檔案管理人員的工作積極性、主動性和創(chuàng)造性，促進高職院校學籍檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學化和現(xiàn)代化。

總之，高職院校學籍檔案管理工作是一項涉及學生個人、高校、社會機構等多方面利益的服務工作，學生就業(yè)、提干、晉級、考評、學歷認證等都離不開學籍檔案，只有充分運用科學的管理方法、現(xiàn)代的管理技術、合理的管理手段，健全和完善學籍檔案的管理，加強學籍檔案信息資源的開發(fā)和利用，才能使高職院校學籍檔案的管理工作適應學校教學發(fā)展和社會發(fā)展的需要。

主要參考文獻

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［2］ 黃錦旺． 談談高校學籍檔案管理存在的問題及對策［j］． 廣西大學學報：哲學社會科學版，2008（z2）．

［3］ 陶改蘭． 淺談技工學校學籍檔案管理［j］． 數(shù)字與縮微影像，2008（1）．

第6篇：學籍檔案管理范文

Abstract： Open education is to open existing teaching resources and realize the sharing of learning resources and learners' free reference and learning， which not only means open to the object of education， the more important is the open of concept of education， educational resources and educational process. The open education enrollment management has information， scale， systematic and complicated characteristics. Scientific， standardized and efficient open education students files management is beneficial to enhance the the service functions and management quality of Xianyang Radio and Television University and enhance the school-running connotation.

關鍵詞： 開放教育；學籍管理；檔案管理；對策

Key words： open education；enrollment management；records management；countermeasures

中圖分類號：G640 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2013）05-0219-02

0 引言

開放教育學生學籍檔案的主要內容包括：學生基本信息、學期注冊情況、課程注冊情況、考試注冊與考試成績記錄、學習過程中的獎懲情況、學籍異動情況等。學籍檔案采用計算機和文字管理方式分別存于省級電大和中央電大學籍管理部門，作為學校和各級教育行政部門查詢、檢查、審核學生畢業(yè)資格的依據(jù)。

開放教育實行完全學分制，學籍8年有效；學習形式靈活、多樣。所以與傳統(tǒng)的學籍檔案管理相比較，開放教育學籍管理既具有明顯的信息化、規(guī)模性、系統(tǒng)性的特點，又具備復雜性、動態(tài)性、周期性和分散性的特點。

1 開放教育學籍檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 管理人員對檔案管理認識模糊，不夠重視 開放教育學員受工作、家庭等多方面因素的影響，個別學員對學籍檔案的采集不夠認真和重視，檔案資料的采集填寫不完整、不規(guī)范、不準確，有的甚至由他人代填。部分學校對學籍管理缺乏正確認識，經(jīng)濟上要求，管理上放任，投資上不重視，部分管理人員思想上不夠重視，認識上模糊不清，學員學籍檔案審查不嚴，要求不規(guī)范，檔案收集和管理相對混亂。

1.2 技術手段落后、管理模式陳舊 開放教育從招生到畢業(yè)電子已基本實現(xiàn)了網(wǎng)絡化和遠程操作，隨著招生規(guī)模的擴大，學員檔案數(shù)量不斷增加，加之存放時間不固定，管理上流動性、動態(tài)性的特點，很多過程靠管理人員手工操作，沒有上升到“電子”的高度，信息資源得不到充分的開發(fā)和利用。

1.3 檔案知識缺乏，管理隊伍薄弱 學籍檔案管理工作是一項復雜的系統(tǒng)工程，即要求管理人員掌握一定的管理知識、軟件系統(tǒng)的操作能力，還要求要有極強的計劃性、準確性和原則性，甚至于對工作的協(xié)調、超前和創(chuàng)新。但是目前部分學校忽視學籍管理隊伍的建設，輪崗、換崗、人員變動頻繁，缺乏對管理人員的業(yè)務培訓。管理人員綜合素質偏低，年齡偏大、業(yè)務不熟，電腦操作能力差，不當?shù)牟僮鬟€會導致資料的丟失和損壞。

1.4 投入不足、設備簡單，更新跟不上，軟件不配套

開放教育學籍檔案以電子檔案為主，但電子檔案管理有其自己的特點，它是無形的東西，裝載在特定的介質上，必須通過計算機或其他特殊工具才能看得到它，沒有傳統(tǒng)檔案的直觀性。這就要求設備跟上，軟件配套，管理人員會操作，能讀懂，能看到。但目前各學校在這方面還存在很大的問題。設備陳舊，多年不更新，數(shù)碼信息采集、二代身份證讀寫器、監(jiān)控儀器等更無從談起。

1.5 檔案管理制度不健全，網(wǎng)絡安全無保障 檔案具有真實性、原始性和安全性的特點，開放教育有他自身的規(guī)律和特點，所以就要有與之相適應的學籍管理規(guī)章制度，不能套用全日制學籍管理規(guī)定。有的學校雖然制度完善，但執(zhí)行不嚴，工作隨意性較大。如果網(wǎng)絡安全得不到保證，就會嚴重影響學籍檔案的管理。

2 加強開放教育學籍檔案管理的對策

2.1 提高對檔案管理重要性的認識 學籍檔案管理是開放教育一項重要的基礎性工作，它的管理水平和質量直接影響到開放教育的質量。所以要充分認識檔案管理的重要性。高標準、嚴要求地做好學籍檔案管理的每一項工作、每一個細節(jié)，切實保證學籍檔案真實的反映學生學習的全過程。加強對學籍管理隊伍的培訓和教育，熟悉和掌握計算機技術，提高分析問題的能力。結合學籍工作實際，探索出學籍檔案管理的基本規(guī)律；樹立“一切為了學生，為了學生的一切”的服務意識，全面提高學籍檔案管理水平和能力。

2.2 強化檔案制度的建設，全面推進科學、高效和規(guī)范的管理檔案 建立健全開放教育學籍管理制度，科學高效的搞好學籍管理是提高開放教育質量的前提和保障。學校要在上級部門有關制度的基礎上，制定出符合自身實際的管理制度，使管理人員有章可循，有據(jù)可依，開放教育的檔案管理更加科學化、規(guī)范化和高效化。

2.3 創(chuàng)新信息化管理手段，發(fā)揮開放教育系統(tǒng)優(yōu)勢，提高檔案管理的質量和效率 學籍管理是一項即嚴肅有嚴謹?shù)墓ぷ?，相關部門要依據(jù)開放教育的網(wǎng)絡化、系統(tǒng)性的特點，將學籍管理納入到科學化、現(xiàn)代化、信息化的軌道上。及時、全面、準確的利用計算機網(wǎng)絡對學員的學籍進行管理，使管理和比管理者能隨時隨地了解學籍狀態(tài)，實現(xiàn)學籍信息的規(guī)范化和管理的程序化，促進學籍檔案管理工作的質量和效率的不斷提高。

2.4 樹立安全意識，采取有力的措施，嚴防檔案損失，確保檔案的安全 計算機并不是無懈可擊的，隨著網(wǎng)絡的發(fā)展，檔案信息的上網(wǎng)管理及其安全性、可靠性等問題會日益突出。檔案信息涉及大量的個人隱私，網(wǎng)絡的不安全、軟件存在漏洞，防火墻被突破，黑客攻擊、讀取和更改學生信息等等，既會給檔案管理帶來巨大的損失，也會對學校聲譽帶來一定的影響。所以加強安全防范意識，采取必要的措施，防止信息泄露就成為我們管理人員必須重視的問題。

學籍管理是開放教育一個重要的組成部分，學籍管理工作者要改變觀念、提高認識，加強學習，不斷的研究和探索學籍管理的新思路、新辦法和新動向，建立健全適應開放教育特點的規(guī)章制度，推動學籍管理不斷完善，規(guī)范化、科學化的提高學籍管理的質量，真正的做好學籍檔案管理工作，提升開放教育學籍管理的內涵，促進開放教育又快有好的發(fā)展。

參考文獻：

[1]田紅梅，韓愈強.論現(xiàn)代遠程開放教育學籍管理的特點及戰(zhàn)略意義[J].廈門廣播電視大學學報，2008，（1）.

第7篇：學籍檔案管理范文

1 內容管理

隨著高校擴招以及校企合作的擴大，傳統(tǒng)的人工檔案管理突顯出太多的弊端。使用計算機、網(wǎng)絡、服務器等現(xiàn)代信息技術對學籍內容進行管理，不僅能夠將學生的各項檔案信息轉化成數(shù)據(jù)，建立起資源檔案庫，還能方便校方統(tǒng)計和調用。

學籍檔案內容管理是一個內涵豐富的概念，其內容包括多種形式，對于學籍檔案而言，主要包括元數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)的關系。內容管理的具體實施是在管理目標的要求下，進行內容建模、元數(shù)據(jù)提取、設定元數(shù)據(jù)信息、設定管理內容之間的關系。以學生體檢表為例，其元數(shù)據(jù)主要包括學生姓名、學號、入學時間、專業(yè)、班級，數(shù)據(jù)主要有體檢項目、體檢結果等，建模后的體檢元數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)的關系如表1所示。另外，復雜的元數(shù)據(jù)可能具有層次結構，可以通過多個相互關聯(lián)的表實現(xiàn)。由此可見，表1進行檔案元數(shù)據(jù)的存放，圖1進行關系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的管理，通過資源服務器進行內容的存儲，并通過應用服務器向外提供服務。

通過學籍檔案管理系統(tǒng)還可以實現(xiàn)在線學籍管理系統(tǒng)的有機整合。具體做法是通過在現(xiàn)有的在線學籍管理系統(tǒng)中添加動態(tài)學籍檔案生成模塊(可以采用圖片、文檔等多種形式，其中PDF格式是目前比較常用的選擇)，然后利用從關系數(shù)據(jù)庫中提取的元數(shù)據(jù)直接生成電子檔案和元數(shù)據(jù)信息，再經(jīng)由內容管理系統(tǒng)的應用程序編程接口，在元數(shù)據(jù)服務器和資源服務器中進行存儲。這一系統(tǒng)的整合大大節(jié)約了人力、物力，提高了自動化處理效率。

2 載體管理

我國高校學籍檔案一般包括紙質材料、電子文檔及其他各類特殊載體材料，按照規(guī)定應保持各類材料質地優(yōu)良、無破損、聲像清晰和干凈整潔。在現(xiàn)實中，往往由于入學教育的缺失、學籍管理手段的落后以及學籍管理決策功能不足等原因，導致高校學籍檔案管理中存在不少問題，如輕視學籍管理、隨意更改學籍信息等，在一定程度上影響了學生管理和學校的教學秩序。傳統(tǒng)的紙質檔案目前仍在大規(guī)模應用，如錄取表、學籍卡、成績表、畢業(yè)生審批登記表等，這些檔案資料在經(jīng)多次查閱、復印后會出現(xiàn)不同程度的磨損，甚至損壞。電子文件是隨著計算機技術的發(fā)展而產生的新質文件，通過編碼和解碼進行數(shù)字形式的信息呈現(xiàn)，其生成、存儲、讀取的載體是計算機和各種硬盤、光盤、磁盤，并能通過網(wǎng)絡進行異地傳輸，具有高度共享性，不受時間和地點的限制。只要保存技術到位，不易產生損毀，并能無限復制?？梢?，雖然紙質檔案目前仍有存在的必要性，但電子檔案是今后檔案管理的主要發(fā)展方向。

在制作電子檔案管理時應當注意以下問題：(1)將紙質檔案文件轉換成電子文件時，必須與紙質等文件之間建立起準確、可靠的標識關系;(2)采取嚴格的加密認證等措施，切實保證電子文件不被非正常使用和改動;(3)做好備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，并對有檔案價值的電子文件制作紙質或縮微膠片拷貝件保留;(4)收集用文字處理技術形成的電子文件時應注明文件存儲格式和屬性;(5)收集圖形、視頻電子文件時，應注意其壓縮算法和相關軟件。

此外，還要注意電子檔案保存的有效性：(1)每年對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設備更新情況進行一次檢查登記;(2)按時進行抽樣機讀檢驗;(3)進行設備環(huán)境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性;(4)每隔四年，對磁性載體上的電子檔案進行一次轉存。

3 使用管理

在信息化社會中，信息服務越來越普遍，傳統(tǒng)的檔案服務方式應不斷改革和發(fā)展。高校檔案管理人員應將過去那種檔案查詢的服務模式轉變?yōu)闄n案信息的開發(fā)利用模式。學籍檔案的應用者可以按照系統(tǒng)用戶分為學籍檔案申請者和學籍檔案使用者，其中申請者主要是指學生本人，使用者指的是接受申請的單位。通過現(xiàn)代信息使用管理技術，可以分別進行使用，既方便申請者查閱和申請調取某些檔案信息，也能方便校方進行查閱、統(tǒng)計和管理。

檔案管理者的工作重心應轉移到引導用戶檢索上來。首先，將檔案信息設置索引編號，進行重新歸檔。其次，對用戶進行檢索培訓和引導。值得一提的是，目前二維碼的應用是非常廣泛的，在學籍管理系統(tǒng)中也可以進行開發(fā)利用，雖然在高校系統(tǒng)中二維碼還屬于一個新領域，但相信不久的將來將會有廣泛應用。例如畢業(yè)生的身份識別模塊，它是特別針對需要獲取學籍檔案的畢業(yè)生而設計的。由于學號是一一對應的，是學生的唯一標識，因此管理系統(tǒng)可以將學號作為索引檢索學籍檔案數(shù)據(jù)庫，學生所輸入的提示信息如果與數(shù)據(jù)庫中的信息完全一致，則能生成一個屬于該學生的唯一二維碼，這個二維碼保存了該畢業(yè)生的所有個人信息，還能連接到該生的入學名冊、成績單、畢業(yè)證、學位證等的驗證界面上。要進一步推廣二維碼的使用范圍，首先需要提高檔案管理者和利用者對二維碼的認可度，還要加強檔案門戶網(wǎng)站的建設。

基于目前的學籍檔案管理系統(tǒng)，以學生申請網(wǎng)上下載成績單為例，學生調取成績單的程序如下：(1)學生本人登陸學校網(wǎng)站，通過驗證個人信息(用戶名和密碼)，進入學籍檔案管理系統(tǒng)，填寫下載成績單的申請表; (2 )驗證通過后，網(wǎng)絡服務器向元數(shù)據(jù)庫服務器申請訪問令牌(包括檔案地址和時間有效期等信息);(3)元數(shù)據(jù)服務器將訪問令牌傳遞給網(wǎng)絡服務器;(4)網(wǎng)絡服務器按照申請者填寫的信息將內容訪問令牌分發(fā)給檔案使用者;(5)檔案使用者向資源服務器索取成績單;(6)資源服務器將成績單返回給檔案使用者。

同樣道理，校方管理者如需調取檔案信息也按照類似步驟進行，既方便又科學，尤其是現(xiàn)在新的教學模式和課外實踐課程的增多給學籍管理帶來了很大難度，利用現(xiàn)代信息技術進行管理則能化難為簡。

第8篇：學籍檔案管理范文

【關鍵詞】學生；學籍檔案；檔案管理

學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面發(fā)展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達到學識水平的信用憑證。學籍檔案主要包括：（1）學生學籍記錄表；（2）新生入學登記表及各年級學生花名冊；（3）學生在籍注冊表；（4）學生學習成績表；（5）學生轉學、轉專業(yè)、休學、復學、留級、退學、出國等學籍變動情況登記表；（6）對學生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學籍管理條例的各種文件；（8）實結、畢業(yè)生論文；（9）學位申報審批表、畢業(yè)證書、學位證書及結業(yè)證書；（10）畢業(yè)生學員鑒定登記表、畢業(yè)生調配表、檔案轉遞單、畢業(yè)生報到證存根及領取證書的印刷編號及畢業(yè)、結業(yè)情況等。

學籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視高校學籍檔案質量，切實抓好和不斷提高高校學籍檔案質量顯得十分必要。

一、學籍檔案管理中存在的問題

1．收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內容。在具體工作中，首先應做到內容詳實可信，不能夸大；其次應保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農歷、公歷混淆，與戶口產生沖突等。

2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設備和設施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。

3．檔案轉遞的特點環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學籍檔案在轉遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從學生本人--學校立卷各院系--就業(yè)指導辦（教務處）--機要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門等，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學籍檔案的順利轉遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學習。

4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結合在一起。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內容失實等

二、完善學籍檔案工作的管理建議

1．增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領導應重視檔案管理，把檔案建設納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，并在經(jīng)費、設備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。

2．建立健全收集與補充制度。明確工作職責范圍，崗位職責要制度化、規(guī)范化。要制定每項任務的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學籍管理制度統(tǒng)一標準，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉交與管理職責等各項規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學籍管理工作逐步走向規(guī)范化。

3．加強隊伍建設，提高專、兼職檔案員的素質。檔案管理工作是一門管理科學，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學習檔案專業(yè)知識、學習檔案法規(guī)標準，還要懂得計算機管理檔案的技術和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務的工作態(tài)度，還要具有嚴謹細致的工作作風，否則，會給學校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業(yè)道德。

4．大力開發(fā)利用學籍檔案信息資源，主動提供服務。學籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。有條件的高?？山W籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業(yè)證書編號、學位證書編號及檔案轉遞情況等，以方便師生們通過計算機網(wǎng)絡檢索，獲得自己需要的學籍檔案材料。如學歷、學位認證、出國留學等提供有效信息。

總之，學籍檔案與個人的利益息息相關，以后就業(yè)、提拔干部、晉級、考評、轉正和晉升工資等都離不開學籍檔案。建立健全一整套高校學生學籍檔案管理體系，管理好學籍檔案至關重要。

【參考文獻】

[1]底紅艷．對高校教學檔案管理的幾點認識[J]．晉圖學刊，2002，（3）．

第9篇：學籍檔案管理范文

【關鍵詞】電子學籍檔案管理；管理風險；優(yōu)點；缺陷；規(guī)避措施

一、學校學生電子學籍檔案管理的優(yōu)點

首先，傳統(tǒng)的學籍檔案管理模式是完全依靠人力，學籍檔案管理人員要負責學籍檔案的抄寫、分類、統(tǒng)計、存儲等，而這些環(huán)節(jié)的任何一個都需要耗費大量的人力物力，最終導致學籍檔案管理工作資金投入高但工作效率又十分低下。同時，人力的有限和管理人員的主觀性等因素，也容易導致學籍檔案管理工作出現(xiàn)紕漏，稍有不慎就會給工作造成巨大的損失。而采用電子學籍檔案管理模式就可以規(guī)避這些問題。電子學籍檔案管理模式是通過采用現(xiàn)代化信息技術快速而又高效地完成學籍檔案的收集、分類、存儲、統(tǒng)計以及查閱等環(huán)節(jié)，從而實現(xiàn)學籍檔案管理全程的自動化，這相對于傳統(tǒng)的學籍檔案管理模式具有不可比擬的優(yōu)越性。其次，電子學籍檔案管理是通過文檔的形式來對學生學籍檔案進行存儲。當前學校學籍檔案存儲方式主要是DVD光碟、硬盤、閃存U盤等科技產品，這些存儲器不僅存儲量大、存儲時間長，而且穩(wěn)定性高、受外界環(huán)境影響小，只要存儲器沒有受到損害，其文檔的存儲期遠遠超過紙質學籍檔案的存儲。因為紙質學籍檔案在存儲過程中容易受到蟲害、潮濕等自然環(huán)境的影響，同時也容易被人為地損害，而電子學籍檔案就能很好地規(guī)避這些問題。最后，電子學籍檔案管理模式可以通過加密、授權限制等各種科學手段來保證學籍檔案的安全性，而這些是紙質學籍檔案無法做到的。所以，電子學籍檔案在方便學校學生及管理人員檢索和查詢學籍檔案的同時也可以通過信息技術的利用來為學生的學籍檔案管理增加安全系數(shù)，防止學生學籍檔案信息被惡意篡改，給學生和學籍檔案管理工作造成損失。

二、當前學校電子學籍檔案管理模式存在的缺陷

隨著學校學生數(shù)量越來越龐大，就業(yè)競爭越來越激烈，以及社會文化的多元化，越來越多的學校對學生學籍檔案管理更加重視，在這個過程中電子學籍檔案管理發(fā)揮著非常重要的作用。但是根據(jù)具體情況來看，電子學籍檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張學籍檔案相比，具有更大的風險性。電子學籍檔案信息的安全性主要涉及檔案信息載體安全性和傳輸安全性。載體安全性主要指存儲介質對信息安全因素的影響。電子學籍檔案通常以磁盤、光盤為載體，這類載體成分比較復雜，性能不穩(wěn)定，可能出現(xiàn)檔案失真的問題。而且對環(huán)境溫度、濕度、防磁、防機械損傷等條件要求較高，易損壞變質，保存年限低。傳輸安全性也就是網(wǎng)絡安全性，網(wǎng)絡的發(fā)展使電子檔案在更大的范圍內得到共享，同時，無孔不入的網(wǎng)絡黑客和防不勝防的計算機病毒也給電子學籍檔案的管理帶來巨大的安全隱患。除此之外，電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權威性。如果有人出于自己的目的將磁盤中存的內容進行了刪改，是難以發(fā)現(xiàn)和確定。

如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致學生的數(shù)據(jù)錯誤或被盜，所以，在使用電子學籍檔案時一定要注意信息的準確性及安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。

三、學生電子學籍檔案管理風險的規(guī)避措施

首先，針對于學生電子學籍檔案存儲的不安全性，管理人員應該采取相應的措施來提高存儲設備的安全系數(shù)，防止文件的丟失和惡意盜取。而為了達到這一目的，管理人員可以通過實現(xiàn)學籍檔案存儲設備的專機專用來保護相關文件數(shù)據(jù)不被損害。同時，管理人員應該定期對電子學籍檔案的存儲設備進行更新升級以及對電腦系統(tǒng)存在的漏洞進行定期修復，以此來提高電子學籍檔案管理的安全性。而針對電子學籍檔案存儲數(shù)據(jù)的不完整性和存儲設備壽命的有限性等問題，管理人員可以通過規(guī)范自己的操作、增強自身的職業(yè)道德素質來杜絕因人為因素造成的損失。同時可以通過對重要學籍檔案進行備份來減少因數(shù)據(jù)丟失或損壞造成的種種損失。而為了盡可能地延長存儲設備的使用壽命，管理人員可以通過存儲設備的更新?lián)Q代以及對其使用后進行及時修復等措施來實現(xiàn)。

其次，管理人員可以利用計算機高端技術來有效地規(guī)避電子學籍檔案管理過程中存在的種種風險。學校學籍管理部門主要是管理學生的學籍檔案，所以，技術人員可以利用信息技術對學生的信息系統(tǒng)采取加密處理，而這種加密手段也要突破先前的單一加密方式，采用公開加密和嚴格加密的雙加密模式，公開加密用于學籍文件的發(fā)送，而嚴格加密才用于學籍內容的接收，這樣就可以保證電子學籍檔案內容的高度安全，維護學生的利益。除此之外，技術人員還可以對學生電子學籍檔案系統(tǒng)設定身份驗證，以此來控制學生電子學籍檔案的訪問權限。這也是規(guī)避風險的措施之一。

最后，管理人員應該加強學校學生學籍管理系統(tǒng)的構建，以此來降低電子學籍檔案管理過程中存在的風險。電子學籍檔案管理系統(tǒng)應該采用目前流行的客戶機服務器和Web服務器等方式來優(yōu)化系統(tǒng)的構建，以此保證系統(tǒng)的實用性、穩(wěn)定性和可兼容性，同時通過設立高效的通信機制彩曾強系統(tǒng)的安全險，只有這樣，才能從系統(tǒng)本身優(yōu)化電子學籍檔案的管理。除此之外，以防萬一，學校還應該實行學生電子學籍檔案與紙質學籍檔案并行的“雙軌制”，以便彌補電子學籍檔案管理的不足。