淺談合同管理信息化建設(shè)

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摘要:良好的合同管理是企業(yè)通過成功之路的必備條件。但隨著信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，傳統(tǒng)以紙質(zhì)合同為中心的管理方法逐漸與時(shí)展相脫節(jié)，合同管理工作對(duì)信息化技術(shù)的依賴在不斷增強(qiáng)，信息化合同管理已成為現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的不二選擇。鑒于此，文章將通過剖析信息化對(duì)企業(yè)合同管理的重要價(jià)值為出發(fā)點(diǎn)，進(jìn)一步探尋企業(yè)合同管理的信息化出路。

關(guān)鍵詞:合同管理;信息化;出路

當(dāng)前，信息化技術(shù)已經(jīng)被全面地應(yīng)用于社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域建設(shè)當(dāng)中。作為企業(yè)管理工作中的一分子，合同管理工作的進(jìn)一步發(fā)展自然需要依賴信息技術(shù)的作用發(fā)揮。雖然當(dāng)前大部分企業(yè)已基本實(shí)現(xiàn)合同管理的信息化運(yùn)用，但其中仍然存在很多需要改進(jìn)的方面，為了進(jìn)一步提升企業(yè)合同管理信息化建設(shè)水平，企業(yè)必須要站在科學(xué)發(fā)展觀的高度之上，制訂更為科學(xué)、全面的優(yōu)化方案。

一、探討合同管理信息化建設(shè)的必要性及價(jià)值

(一)合同管理信息化是企業(yè)合同管理工作發(fā)展到一定階段的必然選擇隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，有力地推動(dòng)了企業(yè)合同管理工作的建設(shè)發(fā)展，而在這個(gè)過程中，信息化技術(shù)起到了重要的價(jià)值。通過對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用，改變了企業(yè)合同管理以往對(duì)人力的過度依賴，顯著地提高了合同管理的質(zhì)量與效率，使企業(yè)合同管理得以上升到一個(gè)新的高度。由此可見，信息化的合同管理才是當(dāng)前企業(yè)合同管理建設(shè)的新方向，更是企業(yè)合同管理發(fā)展到一定階段的必然選擇。

(二)合同管理信息化是企業(yè)管理現(xiàn)代化發(fā)展的客觀需要信息化管理是現(xiàn)代化管理建設(shè)的重要標(biāo)志之一，也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的必然選擇，而合同管理作為企業(yè)管理工作中的一分子，只有當(dāng)其實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)之后，才能夠使企業(yè)的管理工作成為一個(gè)全面的整體。首先，信息化的合同管理更加科學(xué)規(guī)范，可以有效降低合同管理過程中的失誤，提高企業(yè)合同管理質(zhì)量，保證合同管理工作的有序進(jìn)行;其次，信息化合同管理可以使企業(yè)合同管理上升到技術(shù)高度，這也是現(xiàn)代企業(yè)管理發(fā)展朝著現(xiàn)代化方向邁進(jìn)的重要標(biāo)志之一。

(三)提高安全系數(shù)，保證企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益合同是企業(yè)發(fā)展中的重要文件，如果丟失或者被盜取，將會(huì)直接造成企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失，因此，確保合同安全是企業(yè)合同管理的重中之重。而信息化的合同管理則有利于進(jìn)一步提高企業(yè)合同的安全性，維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。在傳統(tǒng)合同管理模式下，合同都是由合同管理人員線下保管，這對(duì)合同管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和工作能力考驗(yàn)是比較高的，極易發(fā)生管理疏漏和合同保管不當(dāng)?shù)葐栴}，信息化的合同管理會(huì)將合同以數(shù)字化的形式儲(chǔ)存在電腦中，而且大多需要進(jìn)行登陸驗(yàn)證才能夠獲取到合同信息，因此極大地提高了合同的安全性和保密性。

二、企業(yè)合同管理信息化建設(shè)的建議探討

(一)建立良好的合同管理信息化發(fā)展氛圍首先，很多企業(yè)并未將信息化全面應(yīng)用于合同管理工作當(dāng)中，對(duì)信息化的應(yīng)用大多只停留在硬件配套設(shè)施上，殊不知合同管理人員的信息化水平、合同管理信息化系統(tǒng)安全維護(hù)等才是建設(shè)的重點(diǎn)。所以企業(yè)在合同管理信息化建設(shè)中要逐步提高合同管理人員的信息化運(yùn)用能力及信息化系統(tǒng)的高度;其次，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要積極引領(lǐng)企業(yè)全員參與到合同管理的信息化建設(shè)中去，為合同管理信息化建設(shè)培育良好的發(fā)展氛圍。

(二)以信息化武裝企業(yè)合同管理隊(duì)伍首先，企業(yè)要建立健全合同管理信息化培訓(xùn)機(jī)制，加快對(duì)合同管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)力度，通過完善的培訓(xùn)計(jì)劃與流程，腳踏實(shí)地地開展培訓(xùn)工作，提高合同管理人員的信息化應(yīng)用思維。其次，將合同管理信息化納入合同管理人員績效考核當(dāng)中，通過與其自身利益相掛鉤的方法，進(jìn)一步增強(qiáng)合同管理人員對(duì)信息化合同管理的認(rèn)識(shí)與重視。

(三)做好信息系統(tǒng)安全維護(hù)雖然信息化的合同管理可以進(jìn)一步提升企業(yè)合同的安全性，但不可否認(rèn)的是信息化合同管理同樣具有一定的風(fēng)險(xiǎn)隱患，很多企業(yè)在構(gòu)建合同管理信息平臺(tái)時(shí)由于忽視了安全維護(hù)工作，致使公司合同被盜，重要信息丟失等。所以企業(yè)必須要做好合同管理信息系統(tǒng)的安全維護(hù)工作，避免合同管理風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)，企業(yè)要安裝最新的殺毒軟件，避免網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，攔截網(wǎng)絡(luò)病毒，建立起強(qiáng)大的企業(yè)合同管理信息平臺(tái)，從而在安全的環(huán)境下開展合同管理工作。

三、結(jié)語

企業(yè)要學(xué)會(huì)用信息化手段不斷提高合同管理水平，保證合同規(guī)范及高效的簽訂和履行，有效防范法律風(fēng)險(xiǎn)、優(yōu)化管理、降低成本，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

參考文獻(xiàn):

［1］陳靜遠(yuǎn)．合同管理信息化問題及對(duì)策研究［J］．現(xiàn)代商業(yè)，2018(33):105－108．

作者：聶冬 單位：天津中油渤星工程科技有限公司