煤礦物流管理供應(yīng)模式創(chuàng)建

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1供應(yīng)管理模式建設(shè)的總體原則

煤礦企業(yè)供應(yīng)體系的建設(shè)要以“統(tǒng)一管理、分權(quán)制衡、節(jié)點控制，閉合運行”為原則，進一步明確煤礦內(nèi)各系統(tǒng)業(yè)務(wù)范圍和工作職責，理順操作流程，提高工作效率，保障業(yè)務(wù)工作規(guī)范、有序、高效開展，實現(xiàn)整體采購效益的最大化。

2現(xiàn)代物流管理模式

現(xiàn)代化的供應(yīng)管理應(yīng)實行“三分離”和“二集中、五統(tǒng)一”的現(xiàn)代物流管理模式:①按監(jiān)督權(quán)、管控權(quán)、操作權(quán)“三分離”原則，設(shè)立管控體系并搭建管理機構(gòu)，形成監(jiān)督部門全方位監(jiān)督、招標管理部門集中管控、供應(yīng)部門具體操作的工作格局。②推行“二集中、五統(tǒng)一”的采購管理模式?！岸小奔词袌鲂畔⒓泄芾?，采購資金集中管理;“五統(tǒng)一”即統(tǒng)一內(nèi)控運作機制，統(tǒng)一采購計劃管理，統(tǒng)一儲備物資調(diào)度，統(tǒng)一對外規(guī)模采購，統(tǒng)一內(nèi)部市場協(xié)調(diào)。

3構(gòu)建供應(yīng)管理體系

推行現(xiàn)代物流管理模式，應(yīng)首先建立健全物資供應(yīng)管理體系職能部門及管理、監(jiān)督機構(gòu)，明確職責劃分，使其互相協(xié)作，互相制約。

3.1物資供應(yīng)部門

物資供應(yīng)部門是物資采購計劃的管理部門，是物資(設(shè)備、材料和配件等)的采購主體，具體職責:①制訂物資供應(yīng)管理制度，建立與完善采購運作機制和流程;②負責所有物資需求計劃的編制和申報工作;③負責對擬入圍供應(yīng)商的考察及推薦，建立和管理供應(yīng)商信息庫，負責建立不良供應(yīng)商信息檔案;④負責物資采購貨幣資金支出預(yù)算的編制與上報;⑤負責材料、配件類技術(shù)協(xié)議的簽訂;⑥負責組織自購物資及統(tǒng)購物資的采購;⑦負責處理物資采購合同執(zhí)行過程中的相關(guān)事宜;⑧負責公司所屬各單位之間庫存物資的調(diào)劑工作;⑨負責按照合同規(guī)定對各供應(yīng)商進行業(yè)務(wù)結(jié)算。

3.2招標管理部門

物資招標管理部門是物資采購招議標組織和合同簽訂的管理機構(gòu)，具體職責:①負責編制物資采購招議標相關(guān)制度、規(guī)定;②組織物資采購招議標工作，包括編制招標文件、供應(yīng)商資質(zhì)審查等;③負責建立和管理專家評委庫;④負責招議標申請及評標結(jié)果的審核與報批;⑤按照審批后的招議標結(jié)果對外簽訂商務(wù)合同;⑥負責組織協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中存在的問題;⑦負責監(jiān)督各單位物資供應(yīng)部門對物資采購政策、制度和流程的落實;⑧負責物資采購、招議標、合同管理等相關(guān)信息反饋、存檔、備案。

3.3紀檢監(jiān)察部門

紀檢監(jiān)察部門職責:①開展物資供應(yīng)業(yè)務(wù)日常效能監(jiān)察，對業(yè)務(wù)流程執(zhí)行情況進行監(jiān)督和考核;②參與供應(yīng)商入圍資格初審、專家評委的隨機抽取、關(guān)鍵性設(shè)備的商務(wù)合同談判、合同主體變更審查、物資供應(yīng)業(yè)務(wù)和各類違規(guī)、違紀案件的調(diào)查處理;③負責物資供應(yīng)業(yè)務(wù)保密執(zhí)行情況的檢查、報價管理、合同履行糾紛的處理、各種非正常業(yè)務(wù)信息的受理;④負責招議標現(xiàn)場的監(jiān)督工作;⑤負責物資供應(yīng)業(yè)務(wù)責任追究處理結(jié)果的督促與落實。

3.4財務(wù)部門

財務(wù)部門職責:①審核原始發(fā)票、到貨驗收單、商務(wù)合同、送貨通知單等相關(guān)單據(jù)的合理性并辦理入賬事宜;②審核及報送月度統(tǒng)、分管物資采購資金的預(yù)算;③負責辦理招議標“兩費一金”收取及招標保證金退還;④負責核對供應(yīng)商及客戶賬目并保證賬目相符;⑤按規(guī)定流程及時辦理資金支付手續(xù)。

4流程控制

4.1物資計劃管理

物資采購必須實行計劃管理。計劃按時間分為年度計劃、月度計劃、月度補充計劃、應(yīng)急追補計劃;按性質(zhì)分為需求計劃、采購計劃。編制計劃應(yīng)堅持“先利庫、后申請，自下而上、上下結(jié)合”原則。

4.2供應(yīng)廠商的推薦

對招議標項目必須進行充分的前期市場調(diào)研、廠家考察、用戶咨詢、相關(guān)資質(zhì)審核等準備工作，并按規(guī)定格式形成書面材料，作為推薦入圍供應(yīng)廠商的必要條件。擬入圍供應(yīng)廠商推薦采取“自下而上、上下結(jié)合”的方式進行，將擬入圍供應(yīng)廠商推薦材料由使用單位主管、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字并加蓋單位公章后，隨物資采購計劃統(tǒng)一上報。

4.3采購方案的確定

物資供應(yīng)部門根據(jù)審批的采購計劃及專業(yè)技術(shù)部門論證通過的技術(shù)方案，結(jié)合各單位推薦的供應(yīng)廠商及供應(yīng)廠商信息庫，編制招議標申請表，經(jīng)審批后交至招標管理部門進入招議標程序。

4.4招標文件的制訂與發(fā)放

招標文件由招標管理部門按照確定的統(tǒng)一格式編制。各相關(guān)專業(yè)技術(shù)部門負責技術(shù)方案的編制或?qū)徍恕Ｕ袠斯芾聿块T負責向潛在投標人發(fā)放招標文件。招標文件釋疑:商務(wù)部分由采購主體或招標管理部門負責;技術(shù)部分由相關(guān)技術(shù)部門負責。招標項目需勘察現(xiàn)場時，采購主體要組織投標人勘察現(xiàn)場。

4.5評委管理

由招標管理部門負責建立專家評委庫，并對其進行統(tǒng)一管理。成立評標委員會，評標委員會由7～13名單數(shù)評委組成，評委的產(chǎn)生依據(jù)標的物的性質(zhì)，由相關(guān)單位及專業(yè)技術(shù)部門推薦或從專家評委庫中抽取，必要時可聘請其他單位專家或社會專家擔任技術(shù)評委。技術(shù)評委人數(shù)應(yīng)不低于評委總數(shù)的2/3，其中使用單位1～2人，必要時可追加列席人員。

4.6招標的組織

物資的招議標工作由招標管理部門負責組織，于每月的上旬或下旬確定2個時間段集中進行。開標應(yīng)按招標文件確定的時間、地點進行，并在規(guī)定的時間內(nèi)通知評委和監(jiān)督人員參加。評標采取有記名票決制，評委會成員1人1票。合格中標候選人的有效票數(shù)應(yīng)在評委會成員總數(shù)的半數(shù)以上，達不到半數(shù)的，進行再次票決或重新組織招標。在招標過程中，各投標單位的投標結(jié)果統(tǒng)一由監(jiān)督部門獨立保管，并對其保密性負責。評委應(yīng)嚴格按照招標文件確定的評標辦法，根據(jù)投標人的投標文件及承諾，從經(jīng)濟性和技術(shù)性以及投標方資質(zhì)、信譽、“三證一標志”(防爆證、生產(chǎn)許可證、合格證，煤安標志)等方面進行綜合性評標，公開發(fā)表意見，對自己的投票負個人責任。監(jiān)督部門對招標過程的公平、公正性進行監(jiān)督以及對投標人的經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況等進行把關(guān);并負責對投標人的資質(zhì)、投標文件的合法性進行審核。評標結(jié)束后，由監(jiān)督人員當場統(tǒng)計投票結(jié)果，并由評委會主任和現(xiàn)場監(jiān)督人員簽字。

4.7合同簽訂

物資采購合同簽訂前，法律部門負責審核合同條款，確保所簽合同合法、有利和有效。招標管理部門以中標通知書的形式通知中標單位及采購主體，采購主體接到通知后，必須在嚴格審核相關(guān)技術(shù)、資質(zhì)材料的前提下，于5個工作日內(nèi)與中標單位簽訂技術(shù)協(xié)議;合同的商務(wù)條款、技術(shù)協(xié)議應(yīng)與招議標結(jié)果保持一致。

4.8合同的執(zhí)行

合同的執(zhí)行主體為物資供應(yīng)部門或采購主體，具體負責:①物資的終檢(中檢);②對外付款過程中的風(fēng)險控制(包括預(yù)付款與質(zhì)保金);③物資的接收、驗收、入庫等管理工作;④及時向招標管理部門和物資供應(yīng)部門書面匯報合同履行過程中因各種原因?qū)е碌暮贤兏?包括技術(shù)協(xié)議的變更)及其他與合同條款約定相偏離等事宜。

4.9合同的跟蹤與信息反饋

由簽約主體及有關(guān)單位負責對供應(yīng)廠商的產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)情況、技術(shù)培訓(xùn)、配件供應(yīng)等建立詳盡的檔案，并定期進行評審(每年不少于1次)，評審情況報招標管理部門和物資供應(yīng)部門。對使用產(chǎn)品的適應(yīng)性、可靠性進行追蹤監(jiān)督控制并建立相關(guān)檔案。對供應(yīng)廠商的履約情況進行跟蹤，并將合同履行中的重大事項(如質(zhì)量、價格、交貨期、付款方式、技術(shù)服務(wù)等方面的變動)向招標管理部門和物資供應(yīng)部門及時匯報，對信譽度差或嚴重違約的供貨廠商，要隨時書面上報。

5需重點關(guān)注的問題

(1)加強對供應(yīng)商的管理，實現(xiàn)雙贏。轉(zhuǎn)變內(nèi)部人員的供應(yīng)管理觀念，培植正常的合作關(guān)系文化。樹立供應(yīng)商關(guān)系管理理念，以整個公司長期效益為目的，與供應(yīng)商建立互惠互利的合作關(guān)系。只有雙方利益都有保障，才能最終保障自己的利益。

(2)努力實現(xiàn)零庫存管理。為適應(yīng)買方市場的形勢，需修訂儲備定額，優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)，市場易購物資實行零庫存管理。

(3)加強對物資供應(yīng)各個環(huán)節(jié)的全過程管理，建立有效的管理制度和監(jiān)督制衡機制，供管并重。

(4)做到適質(zhì)、適價、合適功能采購。消除片面強調(diào)多功能或低價格思想，既要防止功能過剩使物資功能閑置，又要防止追求價格越低越好造成物資功能滿足不了需要。

(5)物資供應(yīng)管理部門需主動與設(shè)計、施工、生產(chǎn)等部門銜接，摸清需求，提高服務(wù)質(zhì)量。

(6)所有物資供應(yīng)業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)相關(guān)信息的傳遞均推行書面化，確保一切業(yè)務(wù)行為留下痕跡，一切責任可以追溯。