淺談會計檔案規(guī)范化管理
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摘要：推進(jìn)會計檔案規(guī)范化管理，能夠為企事業(yè)單位運(yùn)營和管理提供可靠的信息支持和保障。本文在分析了會計檔案特點、規(guī)范化管理內(nèi)容和現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，提出了會計檔案規(guī)范化管理的對策，對提升會計檔案規(guī)范化管理水平、促進(jìn)企事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展等，具有積極的現(xiàn)實意義。
關(guān)鍵詞：會計檔案；管理；規(guī)范化
會計檔案是企事業(yè)等單位在會計核算過程中形成或接收，記錄、反映企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項及會計核算情況，具有保存價值的文字、圖表等形式的會計資料，是國家檔案的重要組成部分。會計檔案包括各類會計憑證、賬簿、財務(wù)報表等，也包括利用計算機(jī)信息技術(shù)形成、傳輸及存儲的電子會計檔案。推進(jìn)會計檔案規(guī)范化管理，能夠為企事業(yè)單位運(yùn)營和管理提供可靠的信息支持和保障。
1會計檔案的特點
1.1內(nèi)容專業(yè)性強(qiáng)
與文書檔案、基建檔案等相比，會計檔案的專業(yè)性特點明顯，即一個會計年度結(jié)束后形成的會計憑證、賬簿及報表等會計核算專業(yè)行為中形成的專業(yè)資料。會計檔案反映了企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)活動過程，通過記賬、算賬、報賬和用賬等形式，用各種數(shù)字反映企事業(yè)單位在日常管理和運(yùn)行過程中的各種經(jīng)濟(jì)活動內(nèi)容，并為企事業(yè)單位的發(fā)展提供完整、準(zhǔn)確和可靠的經(jīng)濟(jì)信息。
1.2資料來源廣泛
會計檔案業(yè)務(wù)界面多，來自企事業(yè)單位各個組成部門的日常經(jīng)濟(jì)活動過程中形成的、反映經(jīng)濟(jì)活動過程，涉及會計核算的方方面面。尤其是對于一些大型企事業(yè)單位，凡是具有獨立會計核算的單位或部門，由于其具有較為獨立的經(jīng)濟(jì)核算權(quán)，實行獨立財務(wù)收支及經(jīng)濟(jì)核算，在經(jīng)濟(jì)活動中都會產(chǎn)生大量的會計檔案資料。
1.3內(nèi)容成份穩(wěn)定
會計檔案的內(nèi)容及種類較多，包含各種會計核算過程中形成或接收，記錄企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的各種文字、圖表，以及電子會計檔案。但構(gòu)成會計檔案的基本成份主要包括會計報表、會計賬簿、會計憑證等三個主要方面。成份穩(wěn)定性是會計檔案區(qū)別于文書檔案、基建檔案、人事檔案等其他檔案的顯著特點之一。
1.4管理要求嚴(yán)密
企事業(yè)單位會計檔案管理有著嚴(yán)密的法律法規(guī)和制度性規(guī)定和約束。例如《檔案法》《保密法》《會計檔案管理辦法》等。作為會計核算的產(chǎn)物，會計檔案與會計核算過程中的各項具體事宜密切相關(guān)，無論是會計檔案內(nèi)容，還是會計檔案程序，都有著嚴(yán)密性特點。例如，應(yīng)該是先產(chǎn)生會計憑證，再依據(jù)會計憑證填寫相應(yīng)的會計賬簿，最后才根據(jù)會計賬簿編制出相應(yīng)的會計報表等。從財務(wù)收支方面反映企事業(yè)單位整個經(jīng)濟(jì)活動，前后具有較強(qiáng)的連貫性，一環(huán)扣一環(huán)，且會計檔案中的各種報表數(shù)字應(yīng)與賬簿相符，不能脫節(jié)。
2會計檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容
2.1建檔規(guī)范化
建檔規(guī)范化是指會計檔案管理部門在會計檔案資料歸檔之前，依據(jù)會計檔案資料的形成規(guī)律，嚴(yán)格按照會計材料的形成、積累及質(zhì)量要求進(jìn)行規(guī)范地分類、建檔。為實現(xiàn)會計檔案建檔規(guī)范化，需要嚴(yán)格按照《檔案法》《會計法》《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，做好建檔前的各項準(zhǔn)備工作。單位利用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信信息技術(shù)手段管理會計檔案，同樣需要規(guī)范化。
2.2歸檔規(guī)范化
歸檔是會計資料向會計檔案轉(zhuǎn)變的過程。在此過程中，要對會計資料進(jìn)行實體審查、鑒定及挑選，確認(rèn)會計資料內(nèi)容的真實性、完整性，以及是否滿足會計檔案的現(xiàn)實要求。如根據(jù)《會計檔案管理辦法》，會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表及其他資料均應(yīng)納入歸檔范疇，其中，財務(wù)會計報表應(yīng)包括月、季、半年和年度財務(wù)會計報表四類。又如，應(yīng)同時滿足六項要求和條件，“可僅以電子形式保存會計檔案”。
2.3利用規(guī)范化
作為會計檔案管理部門，除了要做好建檔和歸檔環(huán)節(jié)工作外，還需要加強(qiáng)會計檔案承載著的重要信息資源的開發(fā)、利用，面向社會，為企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動提供服務(wù)。這就要求嚴(yán)格按照會計檔案利用特點和實際需要，通過編纂簡介、匯編、手冊等形式，結(jié)合大數(shù)據(jù)、云計算，以及計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用等，不斷提升會計檔案利用的規(guī)范化水平。
3會計檔案規(guī)范化管理現(xiàn)狀
3.1會計材料收集不完整
《檔案法》《會計法》《會計檔案管理辦法》的實施，明確了會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告和其他會計資料四大類會計資料歸檔范圍，以及利用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)形成的電子會計檔案。但其他經(jīng)濟(jì)活動所形成的具有保存價值的會計檔案資料收集不及時、不完整，如企事業(yè)單位工會、食堂等部門形成的會計資料、會計檔案移交清冊等，忽視了對這些會計資料的收集。
3.2會計資料管理不規(guī)范
《會計檔案管理辦法》第四、五條明確規(guī)定了企事業(yè)單位會計檔案的保管主體及立卷整理、裝訂的具體要求。例如，企事業(yè)單位財務(wù)會計部門可保管一個會計年度終了的檔案一年，在一年保管期滿后應(yīng)及時編造會計檔案案卷目錄，并將相關(guān)的會計檔案案卷目錄移交至企事業(yè)單位檔案管理部門。確需延遲移交的，需經(jīng)單位檔案管理部門同意。但從現(xiàn)實來看，仍然存在會計檔案整理不及時、不標(biāo)準(zhǔn)、編號不科學(xué)、管理不統(tǒng)一等問題。
3.3會計檔案管理制度執(zhí)行不到位
《會計檔案管理辦法》對企事業(yè)單位會計檔案收集、歸檔、移交、鑒定、銷毀等均作出了明確規(guī)定，但在實際執(zhí)行過程中往往并未嚴(yán)格遵照執(zhí)行。例如，會計檔案移交單位檔案管理部門后，未及時進(jìn)行借閱登記，或者登記不完整，造成個別會計檔案資料滅失。
4會計檔案規(guī)范化管理對策
4.1統(tǒng)一管理
企事業(yè)單位應(yīng)成立會計檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一組織領(lǐng)導(dǎo)會計檔案管理工作。由企事業(yè)單位檔案管理部門牽頭，聯(lián)合單位會計部門共同做好會計檔案管理工作。除了做好日常的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告、電子會計資料管理外，尤其要重視“其他會計資料”的收集和管理，如銀行對賬單、納稅申報表、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、會計檔案移交/保管/銷毀清冊等。編纂三份的會計檔案案卷目錄，兩份交由檔案管理部門統(tǒng)一保管，一份則交由會計檔案管理人員使用，便于后期的規(guī)范查找和利用。必要時應(yīng)設(shè)立專門的會計檔案管理人員，專司會計檔案管理工作。
4.2科學(xué)管理
在一個會計年度結(jié)束時，應(yīng)將收集起來的上個年度的會計檔案資料，按照《會計檔案管理辦法》的具體要求和規(guī)定，做好會計檔案的分類立卷、編目和歸檔，尤其是要做好會計檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性檢查和檢測，準(zhǔn)確劃分會計檔案保管期限。還應(yīng)做好會計檔案的鑒定、移交工作，鑒定時應(yīng)組織單位會計、審計、紀(jì)檢人員共同參與，移交時列明移交檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號及保管期限等，并由交接雙方簽名或蓋章。確因工作需要，需要推遲移交的，應(yīng)征得所在單位檔案管理部門同意。
4.3細(xì)化制度
根據(jù)《檔案法》《會計法》《保密法》《會計檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合企事業(yè)單位自身實際需要，制定《會計檔案收集、保管規(guī)定》《會計檔案鑒定工作規(guī)范》《會計檔案借閱、利用及銷毀細(xì)則》《會計檔案崗位及人員職責(zé)》等若干具體管理制度，并及時組織檔案人員、會計工作者，以及其他與會計檔案有業(yè)務(wù)聯(lián)系的人員學(xué)習(xí)，確保各項規(guī)章制度得到嚴(yán)格貫徹，為會計檔案規(guī)范化管理提供制度保障。
4.4提升素質(zhì)
會計檔案管理政策性、專業(yè)性強(qiáng)，要求高，做好會計檔案工作規(guī)范化管理離不開一支高素質(zhì)的專業(yè)化人才隊伍作為保障。為此，應(yīng)重點加強(qiáng)財會人員和檔案管理人員業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，切實提升會計工作及會計檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。一方面，應(yīng)定期組織相關(guān)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，特別是計算機(jī)、大數(shù)據(jù)、云計算等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)應(yīng)用的培訓(xùn)，滿足會計電算化及整個會計檔案管理規(guī)范化的需要。另一方面，應(yīng)加強(qiáng)會計檔案管理人員職業(yè)道德培育，使他們樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，增強(qiáng)責(zé)任意識、紀(jì)律意識和規(guī)矩意識，嚴(yán)守職業(yè)道德，模范遵守各項規(guī)定，努力做好本職工作，確保會計檔案管理規(guī)范化水平不斷提升。
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作者：朱雁汾 單位：山西省文水縣醫(yī)療保險管理服務(wù)中心